וואטסאפ למוסד חינוך, כמו בית ספר פרטי, מרכז חוגים, גן או מכון לימוד, מתאים בעיקר לשיחות אחד על אחד עם הורים: הרשמה לחוג, שאלות על מחיר ומועדים, ותיאום שיעור ניסיון. אוטומציה אוספת פרטי הרשמה ופותחת משימה למזכירות, ובוט AI עונה על שאלות כלליות. עדכון לכל ההורים ומידע רגיש על תלמידים לא עוברים בערוץ הזה. במדריך תמצאו תהליך הרשמה מלא, איך מטפלים בתשלומים ובתזכורות, מה המערכת לא עושה, ומה ממליצה הרשות להגנת הפרטיות לגבי מידע על תלמידים.
אילו פניות של הורים מתאימות לוואטסאפ עסקי?
בתקופת ההרשמה, לפני תחילת שנת הלימודים או לפני פתיחת חוג חדש, המזכירות מקבלת את אותן שאלות שוב ושוב. לאיזה גיל החוג מתאים? באיזה יום ושעה? כמה זה עולה? אפשר להגיע לשיעור ניסיון? רוב השאלות האלה מגיעות מהורה אחד על ילד אחד, ודורשות תשובה אישית אבל פשוטה.
זה בדיוק מה ש-TaskMe בנויה לו: שיחות אחד על אחד בוואטסאפ, באינסטגרם ובמסנג'ר, בתיבה אחת שכל הצוות רואה. חשוב להגיד גם מה היא לא בנויה לו. אין בה שליחה המונית או ברודקאסט, ולכן היא לא מחליפה את הקבוצה של הכיתה או את מערכת ההודעות של בית הספר. מה מותר ומה אסור בשליחה של הודעות שיווקיות לרשימה תמצאו במאמר דיוור בוואטסאפ לעסקים.
איך בונים תהליך הרשמה לחוג בוואטסאפ?
המטרה היא שההורה יבחר חוג, ישאיר פרטים מינימליים ויקבל קישור לטופס ההרשמה, בלי לחכות שהמזכירה תתפנה. כך בונים את זה ב-בונה האוטומציות:
- טריגר. "מכיל מילה" עם מילים כמו "הרשמה", "חוג" ו"נרשמים". המילה נתפסת כמילה שלמה, כך ש"הרשמה" יתפוס גם "להרשמה".
- בחירת חוג או שכבת גיל. "תפריט אפשרויות" עם עד 10 אפשרויות ממוספרות. בוואטסאפ אפשר להשתמש גם ב"הודעת רשימה", עם כותרת ותיאור קצר לכל חוג.
- פרטים מינימליים. שלבי "איסוף מידע" שואלים את שם ההורה, את השם הפרטי של הילד ואת הכיתה. לא יותר.
- שמירה ב-CRM. "שמור איש קשר" יוצר כרטיס עם הפרטים, והמזכירות רואה אותו בלוח הלקוחות.
- קישור להרשמה. שלב "קריאה לפעולה" שולח הודעה עם כפתור אחד שמוביל לטופס ההרשמה או לעמוד התשלום באתר שלכם.
- משימה למזכירות. "יצירת משימה" פותחת משימה לבדוק שיש מקום בקבוצה ולאשר להורה.
כל הפעלה של אוטומציה עולה קרידיט אחד, בלי קשר למספר השלבים. במערכת ניהול הלקוחות אפשר להגדיר עד 6 סטטוסים משלכם, למשל "התעניינות", "שיעור ניסיון", "נרשם" ו"רשימת המתנה". אם יש לכם רשימת הורים קיימת באקסל, אפשר לייבא אותה. איך עושים את זה בלי לאבד נתונים מוסבר במאמר מעבר מאקסל ל-CRM.
מה הבוט צריך לדעת, ועל מה הוא לא עונה?
רוב השאלות של הורים לפני הרשמה הן עובדתיות, ולכן בוט AI יכול לענות עליהן גם בשעות הערב. לפי המדריך להגדרת בוט ה-AI, מלמדים אותו מדפי האתר, ממסמכים כמו חוברת החוגים בקובץ PDF, ומכרטיסי ידע שכותבים ידנית. כדאי לכתוב כרטיס נפרד לכל נושא: לוח החוגים לפי גיל, מחירים והנחות אחים, מיקום וחניה, מדיניות ביטול ושיעור ניסיון.
דוגמה לקווים אדומים לבוט של מוסד חינוך:
- לא לדבר על ילד מסוים, על התנהגות או על התקדמות בלימודים. כל שאלה כזו עוברת לצוות.
- לא להבטיח מקום בקבוצה. אפשר רק לרשום בקשה.
- לא לבקש מידע רפואי, אלרגיות או מספר תעודת זהות.
- אם הורה כותב על מצב דחוף או על פגיעה בילד, להעביר מיד לנציג אנושי.
איך מתאמים שיעור ניסיון ושולחים תזכורת להורה?
שיעור ניסיון הוא הרגע שבו הורה מחליט. תבנית "בקשה לקביעת תור" שואלת מתי נוח להגיע, ורושמת את הבקשה ביומן Google. המערכת לא בודקת כמה מקומות נשארו בקבוצה, ולכן המזכירות מאשרת בהודעה ידנית. יום לפני השיעור אוטומציית יומן יכולה לשלוח להורה תזכורת בוואטסאפ. אפשר לבחור שעה, שעתיים, 3 שעות, יום או יומיים לפני. אם ההורה לא כתב לכם ב-24 השעות האחרונות, נשלחת במקום זה תבנית מאושרת שבחרתם, ו-Meta גובה עליה דמי הודעה.
רוצים לנסות את תהליך ההרשמה על המוסד שלכם? אפשר לפתוח 5 ימי ניסיון בחינם, בלי כרטיס אשראי, לבנות את האוטומציה ולבדוק אותה מול הטלפון שלכם לפני תחילת ההרשמה.
מה עם תשלומים ותזכורות תשלום?
TaskMe לא סולקת תשלומים ולא מחוברת למערכת הגבייה של המוסד. התשלום עצמו מתבצע בעמוד התשלום שלכם, וההודעה בוואטסאפ רק מובילה אליו. לא מבקשים מספר כרטיס אשראי בצ'אט. מדיניות ההודעות העסקיות של וואטסאפ אוסרת לבקש מספרי כרטיס מלאים, מספרי חשבון בנק או מספרי תעודת זהות.
כדי לעקוב אחרי מי עוד לא השלים הרשמה, פתחו תזכורת לצוות מתוך השיחה, עם נושא כמו "לבדוק תשלום, משפחת לוי" ותאריך. התזכורות הן לצוות בלבד, וההורה לא רואה אותן. כשהתזכורת קופצת, המזכירה פותחת את השיחה ושולחת הודעה אישית.
אפשר לשלוח עדכון לכל ההורים דרך וואטסאפ למוסד חינוך?
לא דרך TaskMe. אין במערכת שליחה המונית, וכל הודעה נשלחת בשיחה אחת. מה שכן אפשר לעשות הוא לוודא שכל הורה ששואל מקבל תשובה נכונה. כשחוג מתבטל בגלל חג או כשמשתנה מועד, עדכנו את כרטיס הידע של הבוט. כך הבוט יענה לכל הורה ששואל "יש חוג השבוע?" לפי המידע העדכני. איך בונים בוט שעונה על השאלות החוזרות מוסבר במאמר בוט לשאלות נפוצות. להודעה לכולם השתמשו בערוץ שהמוסד כבר עובד איתו.
מה מותר לאסוף בצ'אט על תלמידים?
הרשות להגנת הפרטיות פרסמה בנובמבר 2021 מדריך לפרטיות תלמידים במוסדות חינוך. לפי המדריך, מוסדות חינוך צריכים להימנע מלהעביר מידע רגיש על תלמידים באמצעים שאינם ייעודיים. בנוסף, השימוש במידע על תלמידים צריך להיעשות רק לפי הדין ולמטרה שלשמה נאסף. במילים פשוטות: בצ'אט של הרשמה אוספים רק מה שצריך להרשמה. זה לא ייעוץ משפטי, ובמקרה של ספק כדאי לבדוק מול יועץ.
| סוג מידע | בוואטסאפ? | הערה |
|---|---|---|
| שם ההורה וטלפון | כן | נדרש להרשמה ולחזרה |
| שם פרטי וכיתה של הילד | כן | מספיק לשיבוץ בקבוצה |
| מועדים, מחירים, מיקום | כן | מתאים לבוט ולאוטומציה |
| ציונים והערכות | לא | בערוץ הייעודי של המוסד |
| מידע רפואי, אלרגיות, צרכים מיוחדים | לא | בטופס ההרשמה המאובטח או בשיחה |
| תעודת זהות וכרטיס אשראי | לא | מדיניות וואטסאפ אוסרת לבקש אותם |
כדאי לדעת גם שבהרשאות של TaskMe, מי שיש לו גישה לערוץ וואטסאפ רואה את כל השיחות בו. לכן גם בכרטיס הלקוח עדיף לכתוב רק מה שצריך לשיבוץ ולגבייה.
כמה זה עולה?
חבילת סטנדרט עולה ₪249 לחודש וכוללת 2,000 קרידיטים, 2 משתמשים ועד 2,000 לידים. פרימיום עולה ₪499 לחודש וכוללת 5,000 קרידיטים, 4 משתמשים ועד 5,000 לידים (כל החבילות). הודעות שהמזכירות כותבת ידנית לא עולות קרידיט, ודמי ההודעות של Meta משולמים ישירות ל-Meta, בלי עמלה של TaskMe.
שאלות נפוצות
אפשר לשלוח הודעה לכל ההורים בבת אחת דרך TaskMe?
לא. ב-TaskMe אין שליחה המונית או ברודקאסט, והמערכת בנויה לשיחות אחד על אחד. להודעות לכל ההורים השתמשו בערוץ שהמוסד כבר עובד איתו.
אפשר לגבות תשלום על חוג דרך וואטסאפ?
TaskMe לא סולקת תשלומים. אפשר לשלוח להורה הודעה עם כפתור שמוביל לעמוד התשלום שלכם, ולפתוח לצוות תזכורת לבדוק שהתשלום בוצע.
אילו פרטים על הילד מותר לבקש בצ'אט?
רק מה שצריך להרשמה, כמו שם פרטי וכיתה. לפי מדריך הרשות להגנת הפרטיות, מידע רגיש על תלמידים לא צריך לעבור באמצעים שאינם ייעודיים.
הבוט יכול לענות על שאלות של הורים בערב?
כן, אחרי שמלמדים אותו מועדים, מחירים ומיקומים. בתקופת הניסיון אי אפשר להפעיל את הבוט האוטומטי, אבל אפשר לבדוק את התשובות שלו בשיחת ההדגמה.
איך שולחים תזכורת לשיעור ניסיון?
אוטומציית יומן שולחת תזכורת בוואטסאפ שעה, שעתיים, 3 שעות, יום או יומיים לפני השיעור. הורה שלא כתב לכם ב-24 השעות האחרונות מקבל תבנית מאושרת.
מקורות
- הרשות להגנת הפרטיות: מדריך פרטיות תלמידים במוסדות חינוך בעידן הדיגיטלי (2021)
- WhatsApp Business Messaging Policy
- Meta for Developers: תמחור WhatsApp Business Platform
