מרכז אוטומציה
אוטומציה
אוטומציה היא תסריט קבוע שרץ לבד: הודעת פתיחה ללקוח חדש, תפריט כפתורים, איסוף פרטים לכרטיס הלקוח, לגיליון Google או ללוח Monday, קביעת תור ביומן, מענה למייל, הודעה למי שמילא טופס באתר, אישור הזמנה מהחנות או תזכורת בוואטסאפ לפני פגישה. בונים אותה פעם אחת, בגרירה ובלי קוד, והיא עובדת בשבילכם מסביב לשעון.
מה זו אוטומציה, ומתי להשתמש בה
אוטומציה עובדת לפי הכלל "כש… אז…": כשקורה משהו (לקוח כותב מילה מסוימת, מגיע מייל חדש, מתקרבת פגישה ביומן, מישהו ממלא טופס באתר, נכנסת הזמנה בחנות), אז המערכת מבצעת את השלבים שקבעתם, אחד אחרי השני.
כמה דברים שאפשר לבנות:
- לקוח שכותב בפעם הראשונה מקבל הודעת פתיחה עם השם שלו.
- מי שכותב "תפריט" מקבל כפתורים, וכל כפתור ממשיך במסלול משלו.
- מי שמבקש הצעת מחיר נשאל כמה שאלות, והתשובות נשמרות בכרטיס הלקוח, כשורה בגיליון Google או כפריט בלוח Monday.
- יום לפני כל פגישה ביומן, הלקוח מקבל תזכורת בוואטסאפ.
- מי שממלא טופס באתר מקבל מיד הודעת וואטסאפ ומייל אישור.
- כל הזמנה חדשה בחנות מקבלת אישור בוואטסאפ, ומי שלא סיים לשלם מקבל תזכורת.
- כל מייל שמזכיר "הצעת מחיר" הופך למשימה לצוות, והשולח מקבל אישור שהבקשה התקבלה.
אוטומציה
תסריט שאתם כותבים מראש, מילה במילה.
- עונה בדיוק מה שכתבתם, בכל פעם.
- כפתורים, תפריטים, שאלות ותנאים לפי סדר.
- מבצעת פעולות: משימה לצוות, תור ביומן, שמירה לגיליון או ל-Monday.
- עובדת גם על מיילים, פגישות ביומן, טפסים באתר והזמנות בחנות.
בוט AI
עונה בחופשיות, לפי מה שלימדתם אותו על העסק.
- מבין שאלות בניסוחים שונים.
- מתאים לשאלות פתוחות: מחירים, מוצרים, מדיניות.
- לא צריך לבנות לו מסלולים.
- אפשר להדליק או לכבות אותו בכל שיחה.
איך הם עובדים יחד: כל הודעה שנכנסת עוברת קודם דרך האוטומציות. אם אוטומציה התחילה, או שהיא מחכה לתשובה מהלקוח, היא עונה והבוט לא עונה על ההודעה הזאת. אם אף אוטומציה לא מתאימה, בוט ה-AI עונה כרגיל. רוצים שהאוטומציה תשתמש בידע של הבוט? יש לזה שלב תשובת AI מהידע (פירוט בהמשך).
כשנציג מטפל בשיחה. אם מישהו מהצוות כתב ללקוח ב-24 השעות האחרונות, או שהבוט העביר אותו לנציג, אוטומציה של צ׳אט לא נכנסת באמצע השיחה. רוצים שהיא תרוץ גם אז? מדליקים בטריגר את להפעיל גם כשנציג מטפל בשיחה. כדאי רק לאוטומציות שמתאימות תמיד, כמו שליחת מחירון או ביטול תור.
כלל אצבע: כשיש תהליך קבוע עם תשובה אחת נכונה (תפריט, איסוף פרטים, תזכורת), בונים אוטומציה. לשאלות חופשיות משאירים את בוט ה-AI. הכי טוב: שניהם יחד.
המסך הראשי: מרכז אוטומציה
נכנסים מהתפריט הצדדי: אוטומציה. בראש המסך יש:
| כפתור | מה הוא עושה |
|---|
| חיפוש אוטומציה… | מחפש אוטומציה לפי השם שלה. |
| היסטוריה | מה כל אוטומציה עשתה, בשביל מי ומה יצא מזה. פירוט בהמשך. |
| מתבנית מוכנה | גלריית תבניות, לשונית לכל פלטפורמה. |
| אוטומציה חדשה | פותח את בונה האוטומציות עם טריגר ריק. |
במסך צר, היסטוריה ומתבנית מוכנה מופיעים רק כסמל.
כל אוטומציה מופיעה בשורה משלה, עם:
- הלוגו של הפלטפורמה שבה היא רצה (אפור כשהיא מושהית).
- השם והסטטוס: פעיל או מושהה.
- הערוץ ומספר השלבים (למשל "5 שלבים", כולל הטריגר).
- שלושה כפתורים: עריכה, השהה או הפעל, ומחיקה.
בכל עמוד מוצגות 10 אוטומציות. כשיש יותר, מופיע מתחת לרשימה מעבר בין עמודים.
עוד אין לכם אוטומציות? המסך מציג ישר את בואו נבנה את האוטומציה הראשונה שלכם, כפתור בנה אוטומציה ראשונה ומתחתיו את גלריית התבניות.
בטלפון אפשר לראות את האוטומציות ולהפעיל או להשהות אותן. כדי ליצור, לערוך או למחוק אוטומציה, פותחים את TaskMe במחשב.
תבניות מוכנות: הדרך המהירה להתחיל
לוחצים מתבנית מוכנה. למעלה יש לשונית לכל פלטפורמה, עם מספר התבניות שלה:
| לשונית | מה יש בה |
|---|
| וואטסאפ, אינסטגרם, מסנג׳ר | 8 תבניות לשיחות: עונות לפי מילות מפתח, כפתורים והודעה ראשונה. באינסטגרם ובמסנג׳ר הכפתורים מוצגים כתשובות מהירות. |
| Gmail | 8 תבניות שפועלות על מיילים חדשים: משימות לצוות ומענה אוטומטי. |
| Google Calendar | 8 תבניות שפועלות לפני פגישות: תזכורות ללקוח בוואטסאפ ומשימות לצוות. |
| טפסי אלמנטור | 4 תבניות למי שממלא טופס באתר. |
| Shopify, WooCommerce | 8 תבניות לכל חנות: לפי הזמנות, משלוחים ועגלות נטושות, ושיחות שמתאימות לחנות. |
| Google Sheets | 4 תבניות צ׳אט שכל תשובה בהן נכנסת כשורה בגיליון. |
| Monday | 8 תבניות צ׳אט שאוספות תשובות לפריט בלוח Monday. |
בכל כרטיס רואים: שם ותיאור קצר של מה שהתבנית עושה, שורה שמראה מה מפעיל אותה (למשל לקוח חדש) ואילו שלבים יש בה, ותגיות דרישה כשצריך: עובד יחד עם בוט ה-AI, דורש חיבור Gmail, דורש תבנית וואטסאפ מאושרת, נדרש חיבור ל-Monday ועוד. לוחצים התחילו עם התבנית, והבונה נפתח עם כל השלבים כבר מסודרים.
תבניות לשיחות (זהות בוואטסאפ, באינסטגרם ובמסנג׳ר)
| תבנית | מה היא עושה |
|---|
| הודעת פתיחה ללקוח חדש | לקוח שכותב בפעם הראשונה מקבל הודעת פתיחה עם השם שלו. מההודעה השנייה בוט ה-AI עונה כרגיל. |
| תפריט כפתורים מהיר | מי שכותב "תפריט" מקבל שלושה כפתורים: מחירון, שעות פתיחה ולדבר עם נציג. עובדת יחד עם בוט ה-AI. |
| תפריט עם מסלולים | שלושה כפתורים, וכל אחד ממשיך במסלול משלו: המחירון, קביעת תור ביומן, או משימה לצוות והשתקת הבוט. דורשת יומן Google. |
| איסוף פרטי ליד | מי שמבקש הצעת מחיר נשאל לשם ולמייל. השם נשמר באיש הקשר, המייל נשמר כהערה, ונוצרת משימה לצוות. |
| בקשה לקביעת תור | הלקוח נשאל מתי נוח לו, והתור נרשם ביומן Google. אם המועד לא ברור, נוצרת משימה לתאם ידנית. |
| שעות פתיחה והגעה | מי ששואל "איך מגיעים" או "מה הכתובת" מקבל את שעות הפתיחה, הכתובת וכפתור ניווט בוויז. |
| שאלה עם תשובת AI וגיבוי אנושי | מי שכותב "יש לי שאלה" נשאל מה השאלה, ובוט ה-AI עונה מהמידע של העסק. אם אין לו תשובה בטוחה, נוצרת משימה לצוות והלקוח מקבל הודעה שיחזרו אליו. |
| ביטול או הזזה של תור | מי שרוצה לבטל מקבל אישור, ונוצרת משימה לצוות. מי שרוצה להזיז נשאל מתי נוח לו, והמועד נבדק ביומן: מועד תפוס מקבל הצעה למועד הפנוי הקרוב. |
תבניות ל-Gmail
| תבנית | מה היא עושה |
|---|
| מייל עם בקשה להצעת מחיר | מייל שמזכיר הצעת מחיר יוצר משימה לצוות, והשולח מקבל תשובה אוטומטית שהבקשה התקבלה. |
| אישור קבלה לכל מייל | כל מי שכותב לכם מקבל תשובה שהמייל התקבל. לא נשלח לניוזלטרים ולהודעות אוטומטיות, ולכל שולח לכל היותר פעם ביום. |
| משימה על מייל משולח מסוים | כל מייל מכתובת או מדומיין שתבחרו (לקוח חשוב, ספק, חנות) הופך למשימה לצוות, עם תוכן המייל. |
| מייל עם בקשה לתור | מייל שמבקש לקבוע תור יוצר משימה לתאם מועד, והשולח מקבל תשובה עם הוואטסאפ של העסק לתיאום מהיר. |
| מייל על ביטול או שינוי מועד | יוצר מיד משימה לעדכן את היומן, והשולח מקבל אישור שהבקשה התקבלה. |
| מייל דחוף או תלונה | מייל עם "דחוף", "תלונה" או "לא מרוצה" הופך מיד למשימה לצוות, והשולח מקבל תשובה שהפנייה בטיפול. |
| מענה אוטומטי עם מחירון | מי ששואל במייל על מחירים מקבל מיד את המחירון, ולמחרת נוצרת משימת מעקב. |
| קורות חיים ממועמדים | מייל עם קורות חיים מקבל תודה אוטומטית, ונוצרת משימה לעבור עליו עד מחר. |
תבניות ל-Google Calendar
| תבנית | מה היא עושה |
|---|
| תזכורת ללקוח יום לפני | יום לפני כל פגישה ביומן, הלקוח מקבל תזכורת בוואטסאפ. |
| משימת הכנה לפני פגישה | שעה לפני כל פגישה נוצרת משימה לצוות להתכונן אליה. |
| בקשת אישור הגעה | יומיים לפני, הלקוח מתבקש בוואטסאפ לאשר הגעה, ולמחרת נוצרת משימה לוודא שאישר. |
| תזכורת ביום התור | שעתיים לפני, הלקוח מקבל בוואטסאפ תזכורת קצרה שמחכים לו. |
| הוראות הגעה לפגישה ראשונה | יום לפני פגישה שבכותרת שלה כתוב "פגישה ראשונה" או "טיפול ראשון", הלקוח מקבל כתובת, חנייה וקישור לניווט. |
| הנחיות הכנה לפני טיפול | יום לפני פגישה עם מילה שתבחרו בכותרת (למשל "לייזר"), הלקוח מקבל את ההנחיות שלכם. |
| תזכורת לתשלום מקדמה | יומיים לפני, הלקוח מקבל קישור לתשלום המקדמה, ולמחרת נוצרת משימה לוודא שהתשלום התקבל. |
| משימת מעקב למחרת הפגישה | משימה לצוות ליום שאחרי: להתקשר, לשאול איך היה, לקבוע פגישה הבאה ולבקש ביקורת. |
תבניות היומן ששולחות וואטסאפ צריכות תבנית מאושרת ללקוח שלא כתב לכם ב-24 השעות האחרונות.
תבניות לטפסי אלמנטור
| תבנית | מה היא עושה |
|---|
| וואטסאפ למי שהשאיר פרטים | מי שממלא טופס מקבל מיד הודעת וואטסאפ בתבנית מאושרת, עם השם שלו. כשהוא עונה, השיחה ממשיכה אצלכם. |
| משימה לצוות על כל ליד מאלמנטור | כל טופס שנשלח יוצר משימה לחזור לפונה תוך חצי שעה, עם כל הפרטים שמילא. |
| מייל אישור למי שמילא | מי שמשאיר מייל בטופס מקבל מה-Gmail שלכם אישור שהפנייה התקבלה. |
| טיפול מלא בליד מאלמנטור | וואטסאפ ומייל אישור לפונה מיד, ומשימת מעקב לצוות למחרת. |
תבניות לחנות: Shopify ו-WooCommerce
לכל חנות יש לשונית עם 8 תבניות: ארבע שמתחילות מאירוע בחנות (אישור הזמנה, עדכון משלוח, שחזור עגלה נטושה ובקשת ביקורת), וארבע שיחות שמתאימות לחנות (בקשת החזרה או החלפה, התאמת מוצר ללקוח, עזרה בבחירת מידה, הזמנה מוקדמת למוצר שאזל). הפירוט המלא בעמודים Shopify ו-WooCommerce.
תבניות ל-Google Sheets
| תבנית | מה היא עושה |
|---|
| איסוף לידים לגיליון | שם, במה מתעניינים ומתי נוח לחזור. כל ליד נכנס כשורה בגיליון, ונפתחת משימה לצוות. |
| איסוף פרטים לגיליון | שם, מייל, כתובת וחברה. הלקוח מאשר את הסיכום, והפרטים נשמרים בגיליון ובכרטיס הלקוח. |
| הרשמה לאירוע או סדנה | בחירת מועד, מספר משתתפים ושם. כל הרשמה נכנסת כשורה, והנרשם מקבל אישור עם כל הפרטים. |
| משוב וביקורות בגוגל | דירוג 1–5: מרוצים מקבלים קישור לביקורת בגוגל, ולא מרוצים מגיעים קודם לבעל העסק. מתחיל כשהלקוח שולח "משוב". |
תבניות ל-Monday
8 תבניות צ׳אט (פנייה חדשה, בדיקת התאמה, הצעת מחיר, בקשת תור, פניית תמיכה, העברה למכירות, בקשת הרשמה ומשוב). קודם בוחרים באיזה ערוץ התבנית תעבוד, ולפני השמירה בוחרים לוח ועמודת סיכום. הפירוט בעמוד Monday.
טקסט לדוגמה בסוגריים כפולים. בחלק מהתבניות יש טקסט כמו [[שם העסק]] או [[רחוב ומספר, עיר]]. מחליפים אותו בפרטים שלכם לפני השמירה. אחרת תופיע ההודעה יש עוד טקסט לדוגמה שצריך להחליף לפני השמירה, עם שם השלב שבו הוא נמצא.
שום דבר לא נשלח ללקוחות לפני שלוחצים שמור אוטומציה. אפשר לפתוח תבניות ולהסתכל בלי חשש, וביטול יוצא בלי לשמור.
בונה האוטומציות: סיור במסך
הבונה נפתח כשלוחצים אוטומציה חדשה, כשבוחרים תבנית, או כשלוחצים עריכה על אוטומציה קיימת. יש בו שלושה אזורים:
בונים זרימה בארבעה צעדים
- מוסיפים שלב
לוחצים על רכיב ברשימת רכיבים. הוא מופיע על הלוח, מימין לשלב האחרון.
- מחברים
גוררים מהנקודה שבצד הימני של שלב אל הנקודה שבצד השמאלי של השלב הבא. נוצר קו עם חץ, ונקודה ירוקה זזה עליו בכיוון הזרימה.
- עורכים
לוחצים על השלב וממלאים את השדות בחלונית הגדרות. כדאי לתת לכל שלב שם השלב ברור, למשל "שאלת מועד".
- נותנים שם ושומרים
למעלה, בשדה תנו שם לאוטומציה, כותבים שם שתזהו ברשימה, ולוחצים שמור אוטומציה.
| רוצים… | עושים כך |
|---|
| למחוק חיבור | לוחצים על הקו. |
| למחוק שלב | מרחפים מעל השלב ולוחצים על הפח, או מחק שלב בחלונית ההגדרות. |
| לסדר את הלוח | סידור אוטומטי מסדר את כל השלבים לפי סדר הזרימה. |
| לראות את כל הזרימה | התאמה למסך מקטין את הלוח כך שכל השלבים נכנסים. |
| להגדיל או להקטין | כפתורי + ו-− בפינת הלוח, או Ctrl + גלגלת העכבר. לחיצה על האחוז מחזירה ל-100%. |
מכל שלב יוצא חיבור רגיל אחד בלבד. רוצים לפצל למסלולים? משתמשים בשלב עם בחירה: כפתורים, רשימה או תפריט אפשרויות. הסבר במסלולים לפי בחירת הלקוח.
טריגר: מתי האוטומציה מתחילה
כל אוטומציה מתחילה בשלב טריגר התחלה (הירוק עם הברק). לוחצים עליו ובוחרים שני דברים: מאיפה היא מתחילה (הערוץ), ומה מפעיל אותה.
בחירת ערוץ
בשדה ערוץ יש שמונה אפשרויות: וואטסאפ, אינסטגרם, מסנג׳ר, אימייל, יומן, טפסי אלמנטור, Shopify ו-WooCommerce.
- ערוצי צ׳אט יחד. אפשר לסמן כמה ערוצי צ׳אט באותה אוטומציה: וואטסאפ, אינסטגרם ומסנג׳ר. הודעה שנכנסת באחד מהם נענית באותו ערוץ. על הלוח, בפינת הטריגר, רואים את הלוגו של כל ערוץ שהיא מאזינה לו.
- שאר הערוצים (אימייל, יומן, טופס, חנות) עובדים כל אחד לבד, ולכל אחד יש טריגר משלו (פירוט למטה).
שלב שלא מתאים לערוץ מסומן באדום. למשל הודעת רשימה (רק בוואטסאפ) באוטומציה של אינסטגרם, או הודעה בשיחה באוטומציה שמתחילה ממייל. לוחצים על השלב כדי לראות למה, ומוחקים או מחליפים אותו. כל עוד יש שלב אדום, אי אפשר לשמור.
טריגר בוואטסאפ, באינסטגרם ובמסנג׳ר
| סוג הפעלה | מתי היא רצה | חשוב לדעת |
|---|
| מכיל מילה מומלץ | כשהודעת הלקוח מכילה אחת ממילות המפתח. | המילה צריכה להופיע כמילה שלמה. "מחיר" תופס גם "המחיר" ו"ומחיר", אבל לא "מחירון". הימנעו ממילים קצרות מאוד. |
| התאמה מדויקת | כשכל ההודעה זהה בדיוק לאחת ממילות המפתח. | "תפריט" יפעיל אותה, "תפריט בבקשה" לא. |
| הודעה ראשונה | רק בהודעה הראשונה של לקוח חדש. | על ההודעה הזאת הבוט לא עונה, האוטומציה עונה במקומו. מההודעה השנייה הבוט עונה כרגיל. |
| ברירת מחדל | על כל הודעה נכנסת. | כל עוד היא פעילה, בוט ה-AI לא עונה לאף הודעה. לרוב עדיף "מכיל מילה". |
מילות מפתח מוסיפים אחת אחת: כותבים בשדה הוסף מילה… ולוחצים Enter או +. אפשר כמה מילים לאותה אוטומציה, למשל "תפריט" וגם "אפשרויות".
סינון לפי סטטוס: תחת סינון תנאים › סטטוס (תגים) אפשר להפעיל את האוטומציה רק על שיחות בסטטוס מסוים, מהסטטוסים של הלקוחות. ברירת המחדל היא הכל (ללא סינון).
להפעיל גם כשנציג מטפל בשיחה (מתג בטריגר, כבוי כברירת מחדל). כשהוא כבוי, אם מישהו מהצוות כתב ללקוח ב-24 השעות האחרונות או שהבוט העביר אותו לנציג, האוטומציה לא נכנסת באמצע השיחה.
טריגר באימייל
- רץ על כל מייל חדש שמגיע לתיבת ה-Gmail המחוברת. המערכת בודקת כל 2 דקות. צריך Gmail מחובר.
- רק ממייל / דומיין (אופציונלי): כתובת מלאה או דומיין, למשל
@client.co.il. - רק אם הנושא או התוכן מכילים (אופציונלי): למשל "הצעת מחיר".
- בלי סינון שולח מטופלים רק מיילים שאדם כתב. ניוזלטרים, פרסומות והודעות אוטומטיות מדולגים. עם סינון שולח, כל מייל מהשולח הזה מטופל, גם אוטומטי (למשל הזמנות מחנות).
- מיילים שהגיעו לפני שהאוטומציה הופעלה או נערכה לאחרונה לא מטופלים.
טריגר ביומן
- רץ לפני כל פגישה ביומן Google של בעל העסק. המערכת בודקת כל 5 דקות. צריך יומן Google מחובר.
- כמה זמן לפני הפגישה: שעה, שעתיים, 3 שעות, יום או יומיים לפני.
- רק פגישות שהכותרת שלהן מכילה (אופציונלי): למשל "תור".
- אירועים של יום שלם ומשימות ביומן לא נחשבים פגישות.
- הלקוח מזוהה לפי השיחה שממנה נקבעה הפגישה (כשאוטומציה קבעה אותה), או לפי מספר טלפון שכתוב בכותרת, בתיאור או במיקום של הפגישה.
- כל פגישה מטופלת פעם אחת. אם הבדיקה מאחרת ביותר משעתיים, או שהפגישה מתחילה בעוד פחות מ-5 דקות, לא נשלח כלום.
טריגר מטופס אלמנטור
- רץ כשמישהו שולח טופס Elementor באתר שלכם. צריך טופס אלמנטור מחובר.
- מאילו טפסים: כל הטפסים, או טופס מסוים. טופס מופיע ברשימה אחרי שהגיעה ממנו הפנייה הראשונה.
- מי שמילא את הטופס עוד לא כתב לכם, ולכן אפשר לשלוח לו רק תבנית וואטסאפ מאושרת, מייל מה-Gmail שלכם, ולפתוח משימה לצוות.
- לאותו מספר או לאותה כתובת לא נשלח שוב תוך 10 דקות.
טריגר מהחנות: Shopify ו-WooCommerce
האוטומציה רצה לפי מה שקורה בחנות. TaskMe בודקת את החנות כל 3 דקות. בשדה מתי להפעיל בוחרים:
| אירוע | אפשרויות |
|---|
| הזמנה חדשה | כשנכנסת הזמנה. |
| הזמנה נשלחה (ב-WooCommerce: הושלמה) | מיד, או 1, 2, 3, 5, 7 או 14 ימים אחרי. |
| עגלה נטושה | כמה זמן לחכות: מ-5 דקות ועד 3 ימים. ב-Shopify אפשר להגביל ללקוחות שאישרו דיוור בקופה. |
הלקוח עוד לא כתב לעסק, ולכן אפשר לשלוח לו רק תבנית וואטסאפ מאושרת, ולפתוח משימה. פירוט בעמודים Shopify ו-WooCommerce.
הרכיבים: מה כל שלב עושה
ברכיבים השלבים מסודרים בארבע קבוצות, לפי מה שהם עושים. כל רכיב אפשר להוסיף לכל אוטומציה, אבל שלב שלא יכול לרוץ עם הטריגר שבחרתם מסומן על הלוח באדום. הנה כולם:
הודעות בשיחה
| רכיב | מה הוא עושה |
|---|
| שלח הודעה | הודעת טקסט. אפשר להוסיף כותרת (אופציונלי) וכותרת תחתונה, ולשלב משתנים כמו {name}. |
| שלח מדיה | תמונה, וידאו, הקלטה או מסמך, עם כיתוב. מדביקים קישור לקובץ, או לוחצים העלאה מהמחשב: תמונה JPG/PNG עד 5MB, סרטון MP4, הקלטה או PDF עד 16MB. |
| הודעת כפתורים | עד 5 כפתורים, וכל כפתור יכול להוביל למסלול משלו. בוואטסאפ מוצגים עד 3 כפתורים: עם 4 או 5, הלקוח מקבל כפתור אחד ("אפשרויות") שפותח רשימה לבחירה. באינסטגרם ובמסנג׳ר הם תשובות מהירות. |
| הודעת רשימה | עד 10 פריטים, כל אחד עם כותרת ותיאור, מאחורי כפתור אחד (למשל בחר אפשרות). וואטסאפ בלבד. |
| קריאה לפעולה | הודעה עם כפתור שפותח קישור, למשל "פתח בוויז". טקסט הכפתור עד 20 תווים. |
| תפריט אפשרויות | עד 10 אפשרויות שנשלחות כטקסט ממוספר. הלקוח עונה במספר או בשם האפשרות. עובד אותו דבר בשלושת ערוצי הצ׳אט. |
שאלות ותנאים
| רכיב | מה הוא עושה |
|---|
| איסוף מידע | מחכה להודעה הבאה של הלקוח ושומר אותה תחת שם משתנה, למשל full_name. הוא לא שואל בעצמו: שמים לפניו שלח הודעה עם השאלה. |
| תנאי | בודק משתנה: מכיל, שווה ל, לא ריק או ריק. ממשיך ביציאה כן או לא. אין הבדל בין אותיות גדולות וקטנות. |
| תשובת AI מהידע | עונה ללקוח מתוך מאגר הידע של העסק, כמו הבוט, על השאלה שבחרתם בעל מה לענות. אם אין במאגר תשובה, לא נשלח כלום והזרימה ממשיכה ביציאה לא ידע (למשל: משימה לנציג). עולה קרידיט אחד, שמוחזר אם הייתה תקלה. |
| המתנה | מחכה לפני השלב הבא: שניות, דקות או שעות, עד 24 שעות. המתנה ארוכה נשמרת גם אחרי הפעלה מחדש של השרת. אם הלקוח מפעיל בינתיים אוטומציה אחרת, היא מחליפה את זו שממתינה. |
בחירה שנשמרת. בהודעת כפתורים, רשימה ותפריט אפשר למלא שמירת התשובה בשם (לא חובה), למשל "תחום עניין". אז הבחירה נשמרת כמו תשובה באיסוף מידע: אפשר לשלב אותה בהודעות, היא נכנסת לגיליון וללוח Monday, והשלב מחכה לתשובה לפני שהוא ממשיך.
פעולות
| רכיב | מה הוא עושה |
|---|
| יצירת משימה | משימה לצוות במסך התזכורות, מקושרת לשיחה. בשדה מתי להזכיר לצוות בוחרים: מיד, בעוד חצי שעה, בעוד שעה, בעוד 3 שעות או מחר באותה שעה. ללקוח לא נשלח כלום. |
| קביעה ביומן | רושם פגישה ביומן Google של בעל העסק, לפי מה שהלקוח כתב ("מחר ב-17:00", "יום שלישי בשעה 5"). בוחרים כותרת, מאיפה לקרוא את המועד ומשך (15 עד 120 דקות). אפשר לסמן לבדוק ביומן שהמועד פנוי, עם שעות פתיחה וסגירה וימים סגורים. יוצא בנקבע, תפוס (ואז {next} מציע את המועד הפנוי הקרוב) או לא ברור. |
| שמירה לגיליון | כל תשובה מהשיחה נכנסת כשורה בגיליון Google שלכם, בלשונית משלה. כל איסוף מידע וכל בחירה שנתתם לה שם הופכים לעמודה, בלי להגדיר כלום. אפשר לשמור גם מי שעצר באמצע (בסטטוס "לא הושלם"). צריך Google Sheets מחובר בהגדרות › אינטגרציות. |
| יצירת פריט ב-Monday | שולח את פרטי השיחה והתשובות לפריט חדש בלוח Monday: לוח, קבוצה, שם הפריט וערכי עמודות. פירוט בעמוד Monday. |
| שמור איש קשר | שיוך ל-CRM: שומר מידע שנאסף בכרטיס הלקוח. שם מלא מעדכן את שם איש הקשר. טלפון, אימייל, חברה והערות נשמרים כהערה בכרטיס. |
| שליטת AI | הפעל בוט AI או כבה בוט AI בשיחה הזאת. כיבוי מעביר את השיחה לטיפול אנושי, עד שנציג מפעיל את הבוט מחדש. |
וואטסאפ ומייל
| רכיב | מה הוא עושה |
|---|
| תבנית וואטסאפ | שולח תבנית מאושרת, ההודעה היחידה שוואטסאפ מעביר ללקוח שלא כתב ב-24 השעות האחרונות. בוחרים תבנית וממלאים ערך לכל משתנה בה. תבנית לא מאושרת לא נשלחת, ונוצרת משימה לצוות. עובד בוואטסאפ, בטפסים ובחנות. |
| תזכורת ללקוח (יומן) | ללקוח שכתב לכם ב-24 השעות האחרונות נשלחת ההודעה שכתבתם. ללקוח אחר נשלחת תבנית מאושרת שבחרתם מראש. אין תבנית, או שלא נמצא לקוח? לא נשלח כלום ונוצרת משימה לצוות. |
| מענה למייל (אימייל) | תשובה מתיבת ה-Gmail שלכם, באותו שרשור. לא עונה לניוזלטרים, להודעות אוטומטיות, לכתובות no-reply או לעצמכם, ולכל שולח לכל היותר פעם ביום. |
| מייל למי שמילא (טופס) | מייל מה-Gmail המחובר לכתובת שמולאה בטופס, עם נושא ותוכן שכתבתם. לאותה כתובת לא נשלח שוב תוך 10 דקות. |
| הטריגר מתחיל מ… | רכיבים שיעבדו |
|---|
| וואטסאפ | כל רכיבי ההודעות, השאלות והפעולות, ותבנית וואטסאפ. |
| אינסטגרם, מסנג׳ר | אותו דבר, חוץ מהודעת רשימה ותבנית וואטסאפ. |
| אימייל | יצירת משימה, מענה למייל. |
| יומן | תזכורת ללקוח, יצירת משימה. |
| טפסי אלמנטור | תבנית וואטסאפ, מייל למי שמילא, יצירת משימה. |
| Shopify, WooCommerce | תבנית וואטסאפ, יצירת משימה. |
מסלולים לפי בחירת הלקוח
בשלבים עם בחירה (הודעת כפתורים, הודעת רשימה ותפריט אפשרויות) יש ליד כל אפשרות נקודת יציאה משלה, עם השם שלה. גוררים מהנקודה אל השלב שצריך לרוץ כשהלקוח בוחר באפשרות הזאת.
- אחר היא הנקודה האחרונה. לשם הולכת כל תשובה שלא מתאימה לאף אפשרות. אם לא חיברתם אותה, הזרימה נגמרת ובוט ה-AI עונה ללקוח.
- הלקוח יכול ללחוץ על הכפתור, או לכתוב את שם האפשרות או את המספר שלה.
- אם לאף אפשרות אין מסלול, השלב מתנהג כמו הודעה רגילה, והזרימה ממשיכה מיד לשלב הבא.
- לכל אפשרות יש מסלול אחד. כדי לשנות אותו, מוחקים קודם את הקו הקיים.
גם לשלושה שלבים נוספים יש יציאה לכל תוצאה:
| שלב | היציאות |
|---|
| תנאי | כן / לא. |
| תשובת AI מהידע | ענה / לא ידע. |
| קביעה ביומן | נקבע / תפוס / לא ברור. אם ל"תפוס" או ל"לא ברור" אין חיבור, נוצרת משימה לצוות. |
יציאה שלא חוברה ממשיכה בחיבור הרגיל של השלב.
חזרה לתפריט מותרת. אפשר לחבר מסלול בחזרה לתפריט, כי הזרימה מחכה ללקוח בכל פעם. לולאה בלי שלב שמחכה ללקוח (בחירה או איסוף מידע) נחסמת בשמירה, כי היא הייתה רצה בלי סוף.
הלקוח לא ענה? זרימה שמחכה לתשובה נשמרת 30 דקות. אחרי זה היא נסגרת, והודעה חדשה מהלקוח מטופלת כהודעה רגילה. לקוח ששולח שוב בדיוק את מילת הטריגר מתחיל את האוטומציה מההתחלה.
משתנים: טקסט שמתחלף לבד
אפשר לשלב בהודעות משתנים, והמערכת מחליפה אותם בערך האמיתי לפני השליחה:
| משתנה | מתחלף ב… | איפה |
|---|
{name} | שם הלקוח. באימייל: שם השולח. בטופס: השם שמולא. | בכל האוטומציות |
{{full_name}} | התשובה שנאספה באיסוף מידע עם שם המשתנה full_name, או בחירה בכפתורים שנתתם לה שם. כל שם שבחרתם עובד כך, גם בעברית. | צ׳אט |
{answer} | התשובה שנתן שלב תשובת AI מהידע. | צ׳אט |
{{appointment_time}}, {time}, {next} | המועד שנקבע (למשל "יום שלישי 13/10 בשעה 17:00"), והמועד הפנוי הקרוב כשהמבוקש תפוס. | אחרי קביעה ביומן |
{{subject}}, {{from_email}} | נושא המייל וכתובת השולח. | אימייל |
{{event_time}}, {{event_title}} | מועד הפגישה והכותרת שלה. | יומן |
{{first_name}}, {{phone}}, {{email}}, {{message}}, {{form_name}}, {{page_url}} | השדות מהטופס, שם הטופס והעמוד שממנו נשלח. גם השדות הנוספים של הטופס זמינים. | טפסי אלמנטור |
{{customer_name}}, {{order_number}}, {{order_total}}, {{order_items}}, {{tracking_url}} ועוד | פרטי ההזמנה מהחנות. | Shopify, WooCommerce |
שימו לב לסוגריים: {name} עם סוגר אחד מכל צד, וכל השאר עם שניים. שם משתנה כדאי לכתוב באנגלית ובלי רווחים, למשל email או preferred_time.
שמירה, בדיקה והשהיה
שמירה
- שמור אוטומציה שומר ומחזיר לרשימה. אוטומציה חדשה נשמרת פעילה ומתחילה לעבוד מיד.
- עריכה של אוטומציה קיימת לא משנה את הסטטוס שלה: פעילה נשארת פעילה, מושהית נשארת מושהית.
- אם השמירה נכשלת, מופיעה הודעה אדומה מעל הלוח עם הסיבה. הסיבות הנפוצות: טקסט לדוגמה
[[...]] שלא הוחלף, שני חיבורים רגילים מאותו שלב, או לולאה שלא נגמרת.
איך בודקים שהיא עובדת
- שולחים הודעה מטלפון אחר
מטלפון פרטי, לא מהמספר של העסק, שולחים לעסק הודעה עם מילת הטריגר.
- עוקבים בשיחה
פותחים את השיחה במסך וואטסאפ (או אינסטגרם / מסנג׳ר) ורואים את ההודעות שהאוטומציה שלחה.
- בודקים בהיסטוריה
במסך היסטוריה לוחצים רענון ורואים מה האוטומציה עשתה ומה יצא מזה.
בדיקה בלי להפריע ללקוחות: בוחרים זמנית מילת טריגר שלקוחות לא כותבים, למשל "בדיקה123", בודקים, ורק אז מחליפים למילה האמיתית. את הטריגר הודעה ראשונה אפשר לבדוק רק ממספר שעוד לא כתב לעסק.
השהיה, הפעלה ומחיקה
- השהה עוצר את האוטומציה. היא נשארת ברשימה בסטטוס מושהה, עם לוגו אפור.
- הפעל מחזיר אותה לעבודה.
- מחיקה מוחקת אותה לגמרי, אחרי אישור האם למחוק את האוטומציה? בהיסטוריה היא תופיע בשם אוטומציה שנמחקה.
היסטוריה: מה כל אוטומציה עשתה
לוחצים היסטוריה בראש מרכז האוטומציה. נפתח המסך היסטוריית אוטומציות: כל ההפעלות, מהחדשה לישנה. בכל שורה רואים את הפלטפורמה, את שם האוטומציה, על מי או על מה היא רצה (שם הלקוח, שולח ונושא המייל, או הפגישה), מתי, ותגיות צבעוניות של מה שיצא ממנה.
למעלה אפשר לבחור אוטומציה אחת במקום כל האוטומציות, וללחוץ רענון כדי לטעון הפעלות חדשות.
| תגית | מה זה אומר |
|---|
| הופעלה | אוטומציה בשיחה התחילה לרוץ עם הלקוח. |
| נקבע ביומן נשלח מענה במייל נשלחה תזכורת בוואטסאפ נשלחה תבנית נשלח מייל | הפעולה הצליחה. |
| נשמר בגיליון נוצר ב-Monday בתור לשליחה ל-Monday | השורה נשמרה בגיליון, או הפריט נוצר ב-Monday (או ממתין בתור לשליחה). |
| AI ענה מהידע AI לא מצא תשובה | מה קרה בשלב תשובת AI מהידע. |
| נוצרה משימה לצוות | נוצרה משימה במסך התזכורות. |
| לא נקבע: … המועד תפוס מחוץ לשעות הפעילות | המועד לא היה ברור, היומן לא מחובר, או שהמועד לא פנוי. במקום לנחש, המערכת ביקשה מהצוות לתאם ידנית או הציעה מועד אחר. |
| לא נשלחה: … לא נשלח וואטסאפ: … | לא נמצא לקוח, אין טלפון (בטופס או בהזמנה), אין תבנית מאושרת, או שהלקוח לא אישר דיוור. בדרך כלל נוצרת משימה לשלוח ידנית. |
| נעצרה: חלון 24 השעות נסגר | הלקוח לא כתב ב-24 השעות האחרונות, וההודעה החופשית לא יכלה לצאת (למשל אחרי המתנה ארוכה). |
| לא נענה: … לא נשלח שוב: … | דולג בכוונה: שולח אוטומטי או ניוזלטר, מייל מהכתובת שלכם, מי שכבר קיבל מענה היום, או מי שקיבל הודעה מהאוטומציה ב-10 הדקות האחרונות. |
| נכשלה שלב נכשל נגמרו הקרדיטים | משהו השתבש בהפעלה. מרחפים מעל התגית כדי לראות את הסיבה. |
כמה זה עולה בקרידיטים
כל הפעלה של אוטומציה עולה קרידיט אחד. הקרידיט יורד פעם אחת כשהאוטומציה מתחילה, לא על כל שלב או הודעה בתוכה. תפריט עם חמישה שלבים עולה קרידיט אחד ללקוח, כמו הודעת פתיחה פשוטה.
הקרידיטים משותפים לכל הצוות ומתחדשים כל חודש ביום החיוב.
שלב תשובת AI מהידע עולה קרידיט אחד נוסף, כי הוא עונה מהידע של העסק כמו הבוט. אם הייתה תקלה, הקרידיט מוחזר.
נגמרו הקרידיטים? אוטומציות בשיחות לא יתחילו, ובוט ה-AI לא יענה, עד החידוש החודשי או עד שדרוג. על המנוי והקרידיטים.
3 דוגמאות מלאות
1. תפריט פתיחה עם כפתורים
המטרה: מי שכותב "תפריט" מקבל שלוש אפשרויות, וכל אחת ממשיכה במסלול משלה.
- מתחילים מתבנית
מתבנית מוכנה › לשונית וואטסאפ › תפריט עם מסלולים › התחילו עם התבנית.
- בודקים את הטריגר
מכיל מילה, עם "תפריט" ו"אפשרויות". מוסיפים עוד מילים שהלקוחות שלכם כותבים.
- עורכים את הכפתורים
בשלב הכפתורים: הטקסט "היי {name}, במה נוכל לעזור?" ושלושה כפתורים: מחירון, קביעת תור, לדבר עם נציג.
- מסלול "מחירון"
הודעה עם המחירון. מחליפים את הטקסט לדוגמה במחירים האמיתיים.
- מסלול "קביעת תור"
שאלת מועד › איסוף מידע › קביעה ביומן › הודעת אישור עם {{appointment_time}}. צריך יומן Google מחובר.
- מסלול "לדבר עם נציג"
יצירת משימה לצוות › שליטת AI על כבה בוט AI › הודעה שנציג ימשיך בהקדם.
- שומרים ובודקים
שולחים "תפריט" מהטלפון הפרטי ועוברים על כל כפתור.
2. איסוף פרטי ליד ישר לכרטיס הלקוח
המטרה: מי שמבקש הצעת מחיר משאיר שם ומייל, והצוות מקבל משימה לחזור אליו.
- תבנית או מאפס
מתחילים מהתבנית איסוף פרטי ליד, או בונים מאפס לפי הצעדים הבאים.
- טריגר
מכיל מילה: "הצעת מחיר", "שיחזרו אליי", "פרטים נוספים".
- שם
שלח הודעה "איך קוראים לך?" › איסוף מידע עם שם המשתנה full_name › שמור איש קשר: שדה יעד שם מלא, ערך לשמירה התשובה ל-full_name.
- מייל
שלח הודעה "תודה {{full_name}}! מה כתובת המייל שלך?" › איסוף מידע email › שמור איש קשר עם אימייל (נשמר כהערה בכרטיס).
- משימה לצוות
יצירת משימה: כותרת "ליד חדש: {{full_name}}", פרטים "מייל: {{email}}", מתי להזכיר לצוות: מיד.
- סיום
הודעה: "קיבלנו את הפרטים. נציג יחזור אליך בהקדם". שומרים.
3. תזכורת בוואטסאפ יום לפני פגישה
המטרה: פחות "שכחתי" ופחות ביטולים ברגע האחרון.
- מכינים
מוודאים שיומן Google מחובר, ושיש לכם תבנית וואטסאפ מאושרת לתזכורות.
- בוחרים תבנית
בלשונית Google Calendar: תזכורת ללקוח יום לפני.
- טריגר
כמה זמן לפני הפגישה: יום לפני. אפשר להגביל לפגישות שהכותרת שלהן מכילה "תור".
- ההודעה
בשדה הודעת התזכורת כותבים למשל "היי {name}, רק מזכירים שקבענו לך תור ל{{event_time}}". בשדה תבנית מאושרת בוחרים תבנית ללקוחות שלא כתבו ב-24 השעות האחרונות. בתוך התבנית: {{1}} שם, {{2}} מועד, {{3}} כותרת הפגישה.
- שהלקוח יזוהה
פגישה שנקבעה מאוטומציה מזוהה לבד. בפגישה שקבעתם ידנית, כותבים את מספר הטלפון של הלקוח בכותרת, בתיאור או במיקום.
- שומרים ועוקבים
בהיסטוריה תראו נשלחה תזכורת בוואטסאפ, או משימה לצוות אם משהו חסר.
בעיות נפוצות
עמודים קשורים
וואטסאפחיבור רשמי של Meta, בוט ושיחות
אינסטגרםהודעות ישירות (DM) במסך אחד
מסנג׳רהודעות מעמוד הפייסבוק
ג׳ימיילתיבת המייל של העסק, לכל הצוות
יומן Googleפגישות, תורים והתראות
Google Sheetsשמירת פרטי לידים בגיליון
טופסי Elementorכל פנייה מהאתר נכנסת כליד
Shopifyעדכוני הזמנה ומשלוח בוואטסאפ
WooCommerceשירות לקוחות אוטומטי לחנות
Mondayליד מהצ׳אט הופך לפריט בלוח
כפתור וואטסאפ לאתרכפתור צף עם מעקב לחיצות
