וואטסאפ למאמנים ויועצים עובד כשכל מתעניין עובר את אותו מסלול: פנייה מאינסטגרם או מהאתר, שתיים-שלוש שאלות סינון, שיחת היכרות שנרשמת ביומן Google עם תזכורת, ומעקב מסודר אחרי מי שעוד לא החליט. כשהכול בתיבה אחת עם סטטוסים, אתם יודעים בכל רגע מי מחכה לשיחה ומי צריך פולו-אפ. במדריך תמצאו את המסלול המלא למאמנים אישיים, למאמני כושר ותזונה אונליין, ליועצים עסקיים ולמנטורים, עם דוגמאות לשאלות סינון ולמה חשוב לשים לב בכל שלב.
מה שונה בפניות שמגיעות למאמנים ויועצים?
רוב הפניות למאמן לא מגיעות ממודעה. הן מגיעות אחרי שמישהו ראה סרטון, פוסט או הרצאה, וכתב "היי, ראיתי את מה שפרסמת, אפשר לשמוע פרטים?". ההחלטה לקנות תהליך אימון היא אישית, והיא לוקחת זמן. בנוסף, רוב המאמנים עובדים לבד או עם עוזרת אחת, ובשעות המפגשים אין מי שיענה.
התוצאה מוכרת: הודעות בוואטסאפ, הודעות ישירות באינסטגרם, ומייל פה ושם, בלי תמונה אחת של מי נמצא איפה. ב-TaskMe וואטסאפ, אינסטגרם, מסנג'ר ו-Gmail נכנסים לתיבה אחת, ולכל פונה יש כרטיס עם סטטוס. אם רוב הפניות שלכם מגיעות מאינסטגרם, כדאי לקרוא גם את המדריך איך עונים להודעות מאינסטגרם ומסנג'ר ממקום אחד.
איך בונים סינון קצר לפני שיחת היכרות?
שיחת היכרות היא הזמן הכי יקר שלכם. היא שווה משהו רק כשמגיע אליה מישהו שמתאים לתהליך. סינון קצר בצ'אט חוסך שיחות מיותרות, ועוזר לכם להגיע מוכנים לשיחות הנכונות. כך בונים אותו ב-בונה האוטומציות:
- הודעת פתיחה. טריגר "הודעה ראשונה" שולח הודעה קצרה בשמכם: תודה על הפנייה, ושתי שאלות קצרות לפני שקובעים שיחה.
- בחירת מסלול. "הודעת כפתורים" עם עד 3 כפתורים, למשל "ליווי אישי", "סדנה קבוצתית" ו"שאלה אחרת". לכל כפתור יש המשך משלו.
- שאלת מטרה. שלב "איסוף מידע" שואל שאלה פתוחה אחת, כמו "מה הדבר העיקרי שהיית רוצה לשנות בחודשים הקרובים?". התשובה נשמרת כמשתנה.
- שמירה בכרטיס. "שמור איש קשר" רושם שם, טלפון, מייל והערות ב-CRM, כך שהתשובות מחכות לכם בכרטיס לפני השיחה.
- הצעה לקבוע שיחה. מי שבחר מסלול שמתאים לו ממשיך לשלב קביעת השיחה, ומי שבחר "שאלה אחרת" מקבל משימה לצוות.
כל הפעלה של אוטומציה עולה קרידיט אחד, בלי קשר למספר השלבים. איך כותבים כפתורים ושאלות שאנשים עונים עליהם מפורט במאמר כפתורים בוואטסאפ עסקי. שימו לב לא להפוך את הסינון לחקירה. שתיים-שלוש שאלות מספיקות. את השאר שומרים לשיחה עצמה.
דוגמה להודעת פתיחה (להתאמה לעסק שלכם): "היי, תודה שפנית! אני [שם], מאמנת [תחום]. כדי שנוכל לקבוע שיחת היכרות קצרה, אשמח לשתי תשובות: איזה מסלול מעניין אותך, ומה הדבר העיקרי שהיית רוצה לשנות. אחרי זה נמצא יחד מועד שנוח לך."
איך קובעים שיחת היכרות בוואטסאפ למאמנים בלי פינג-פונג של הודעות?
הפינג-פונג של "מתי נוח לך?" הוא המקום שבו הרבה מתעניינים נעלמים. תבנית האוטומציה "בקשה לקביעת תור" שואלת את הפונה מתי נוח לו, מבינה תשובה חופשית כמו "מחר ב-17:00", ורושמת את הבקשה ביומן Google שלכם. משך האירוע נקבע מראש, בין 15 ל-120 דקות. אפשר לסמן בשלב "קביעה ביומן" בדיקה שהמועד פנוי ביומן, עם שעות פתיחה וימים סגורים. אם המועד תפוס, הלקוח מקבל הצעה למועד הפנוי הקרוב. אם המועד לא ברור, נוצרת משימה לתאם ידנית.
לפי המדריך לחיבור יומן Google, יש עוד שתי אוטומציות יומן שמתאימות למאמנים. הראשונה שולחת לפונה תזכורת בוואטסאפ לפני השיחה. בוחרים מתי: שעה, שעתיים, 3 שעות, יום או יומיים לפני. השנייה, "משימת הכנה לפני פגישה", פותחת לכם משימה שעה לפני כל אירוע ביומן. זה בדיוק הזמן לפתוח את הכרטיס ולקרוא מה הפונה כתב על המטרה שלו. את כל שלבי החיבור והסנכרון לא נפרט כאן. הם מוסברים במאמר סנכרון יומן Google עם וואטסאפ.
רוצים לבנות את המסלול הזה על העסק שלכם? אפשר לפתוח 5 ימי ניסיון בחינם, בלי כרטיס אשראי, לחבר את יומן Google ולנסות את תבנית "בקשה לקביעת תור" מול הטלפון שלכם.
מה עושים עם מי שאמר "אני צריך לחשוב על זה"?
אצל מאמנים ויועצים זה המצב הנפוץ ביותר אחרי שיחת היכרות. הפונה אהב את השיחה, אבל לא סגר. כאן עובדים עם שני כלים. הראשון הוא סטטוס בכרטיס, למשל "פולו-אפ", שמראה שהפנייה עדיין פתוחה. השני הוא תזכורת לצוות עם תאריך ושעה, שנפתחת מתוך השיחה בלחיצה על "הוסף תזכורת". כשמגיע הזמן, קופץ חלון עם כפתור שפותח ישר את השיחה.
זכרו את חלון 24 השעות. בתוך 24 שעות מההודעה האחרונה של הפונה אפשר לכתוב לו הודעה חופשית. אחרי זה אפשר לשלוח רק תבנית מאושרת, ו-Meta גובה עליה דמי הודעה. לכן את הפולו-אפ הראשון כדאי לשלוח עוד באותו יום. קצב חזרה מלא ונוסחים לכל נגיעה תמצאו במאמר מעקב לידים בוואטסאפ. איך מנהלים את שיחת הסגירה עצמה מוסבר במאמר תסריטי מכירה בוואטסאפ.
איך שומרים על קשר עם מתאמנים פעילים בין המפגשים?
אחרי שהתהליך התחיל, וואטסאפ משמש לדברים אחרים: המתאמן שולח עדכון על משימה, מבקש להזיז מפגש או שואל שאלה קצרה. כל ההיסטוריה נשמרת בשיחה, ובכרטיס הלקוח אפשר לכתוב הערות פנימיות שהמתאמן לא רואה. הטבלה מסכמת איזה כלי מתאים לכל שלב:
| שלב | מה עושים ב-TaskMe | סוג הודעה |
|---|---|---|
| פנייה ראשונה | אוטומציה עם שאלות סינון | הודעה חופשית, החלון פתוח |
| שיחת היכרות | בקשה ביומן Google ואישור ידני | הודעה חופשית |
| לפני השיחה | תזכורת בוואטסאפ ומשימת הכנה | חופשית אם הפונה כתב ב-24 השעות האחרונות, אחרת תבנית |
| "צריך לחשוב" | סטטוס "פולו-אפ" ותזכורת לצוות | תבנית מאושרת אם החלון נסגר |
| מתאמן פעיל | תזכורת לפני כל מפגש והערות בכרטיס | תלוי מתי המתאמן כתב לאחרונה |
דבר אחד חשוב לדעת מראש: ב-TaskMe אין שליחה המונית או ברודקאסט. אם אתם רוצים לשלוח טיפ שבועי לכל המתאמנים, המערכת לא נועדה לזה. היא בנויה לשיחות אחד על אחד. מדיניות ההודעות העסקיות של וואטסאפ גם מחייבת לקבל מאדם הסכמה לפני שפונים אליו, ולכבד כל בקשה להפסיק לקבל הודעות. אל תוסיפו לרשימת תפוצה מישהו רק כי היה פעם בשיחת היכרות.
מה לא לכתוב בכרטיס של מתאמן?
בתהליכי אימון אנשים משתפים דברים אישיים: משבר בעבודה, מצב משפחתי, בריאות. זה חלק מהעבודה, אבל לא הכול צריך להיכתב במערכת. בכרטיס מספיק לרשום מטרה כללית, סטטוס ומועד המפגש הבא. תכנים אישיים שנאמרו בשיחה עדיף לא להעתיק לתיאור הכרטיס. אם עוזרת או שותף מקבלים גישה למערכת, זכרו שהם יראו את מה שכתוב שם. אם אתם עובדים עם בוט AI, הגדירו לו קו אדום שאוסר לתת ייעוץ טיפולי, רפואי או תזונתי, ושמעביר כל שאלה אישית אליכם.
ומה עם העלות? חבילת סטנדרט עולה ₪249 לחודש וכוללת 2,000 קרידיטים ו-2 משתמשים, ופרימיום עולה ₪499 לחודש וכוללת 5,000 קרידיטים ו-4 משתמשים (כל החבילות). הודעות שאתם כותבים ידנית לא עולות קרידיט, ודמי ההודעות של Meta משולמים ישירות ל-Meta, בלי עמלה של TaskMe.
שאלות נפוצות
אפשר לקבוע שיחת היכרות ישירות מהוואטסאפ ליומן?
כן. תבנית "בקשה לקביעת תור" שואלת את הפונה מתי נוח לו ורושמת את הבקשה ביומן Google. אפשר להפעיל בדיקה שהמועד פנוי, ואם הוא תפוס, המערכת מציעה את המועד הפנוי הקרוב.
כמה שאלות סינון כדאי לשאול לפני שיחה?
שתיים או שלוש. בחירת מסלול בכפתורים ושאלה פתוחה אחת על המטרה מספיקות כדי להגיע מוכנים. יותר מזה מרגיש כמו טופס, ואנשים נוטשים.
אפשר לשלוח טיפ שבועי לכל המתאמנים דרך TaskMe?
לא. ב-TaskMe אין שליחה המונית או ברודקאסט, והמערכת בנויה לשיחות אחד על אחד. מדיניות וואטסאפ גם מחייבת הסכמה מראש לפני שפונים לאנשים.
מה קורה אם הפונה לא ענה יותר מ-24 שעות?
אחרי שחלון 24 השעות נסגר אפשר לשלוח רק תבנית מאושרת של Meta, ו-Meta גובה עליה דמי הודעה. לכן את הפולו-אפ הראשון כדאי לשלוח עוד באותו יום.
אפשר לקבל גם פניות מאינסטגרם באותו מקום?
כן. ב-TaskMe וואטסאפ, אינסטגרם, מסנג'ר ו-Gmail נכנסים לתיבה אחת, ואפשר לבנות אוטומציות גם לאינסטגרם ולמסנג'ר.
מקורות
- WhatsApp Business Messaging Policy: הסכמה מראש וכיבוד בקשות הסרה
- Meta for Developers: תמחור WhatsApp Business Platform
