קביעת פגישות בוואטסאפ עם סנכרון ליומן Google עובדת כך: הלקוח כותב מתי נוח לו, אוטומציה מבינה את המועד ורושמת אירוע ביומן הראשי שלכם, והאירוע מופיע גם בטלפון. לפני הפגישה יוצאת ללקוח תזכורת בוואטסאפ. כשהמועד לא ברור, נוצרת משימה לצוות במקום אירוע שגוי. במדריך הזה תמצאו איך מחברים את היומן, איך המערכת מבינה מה הלקוח כתב, מה היא לא עושה, וכמה זה עולה.
מה זה קביעת פגישות בוואטסאפ עם סנכרון ליומן Google?
ברוב העסקים, קביעת פגישה בוואטסאפ נראית ככה: הלקוח שואל, מישהו פותח את היומן בטלפון, מציע שעה, מחכה לתשובה, ואז מעתיק את הפגישה ליומן. כל שלב כזה הוא מקום לטעות. פגישה שנקבעה בצ'אט ולא נרשמה ביומן היא פגישה שמישהו ישכח.
סנכרון מחבר בין השיחה ליומן. ב-TaskMe הסנכרון הוא דו-כיווני: כל מה שיוצרים או משנים במערכת נשמר ישר ביומן Google, ולכן מופיע גם בטלפון. ומה שמוסיפים ביומן בטלפון מופיע במערכת, תוך עד 2 דקות או מיד אחרי לחיצה על כפתור הרענון. במסך היומן יש שלוש תצוגות: חודש, שבוע ויום. בתצוגת שבוע או יום אפשר ללחוץ על משבצת ריקה וליצור פגישה בדיוק בשעה הזו, עם מיקום, מוזמנים וקישור ל-Google Meet.
אם אתם עוד לא מכירים את ההיגיון של אוטומציות, כדאי להתחיל במדריך אוטומציות לוואטסאפ: 12 תהליכים שכל עסק יכול להפעיל. כאן נתמקד רק בחיבור בין השיחה ליומן.
איך מחברים את יומן Google ל-TaskMe?
החיבור לוקח דקה או שתיים. כך עושים את זה לפי המדריך ליומן ולסנכרון עם Google:
- נכנסים למסך היומן ולוחצים על "התחבר עם Google". אפשר גם דרך הגדרות, חיבורים, ולחיצה על "חבר עכשיו" בכרטיס של Google Calendar.
- בוחרים את חשבון Google שבו נמצא יומן העבודה שלכם.
- מאשרים גישה ומסמנים את ההרשאה ליומן. בלי הסימון הזה תופיע ההודעה "צריך לאשר גישה ליומן".
- מחכים לאישור "Google Calendar חובר בהצלחה", עם כתובת המייל שחוברה.
- נותנים הרשאה לצוות. חבר צוות שלא קיבל הרשאת יומן בהגדרות, הרשאות צוות, לא יראה את היומן בכלל.
נקודה אחת שחשוב לדעת מראש: TaskMe עובדת רק עם היומן הראשי של חשבון Google, ולא עם יומנים נוספים או משותפים. אם אתם מנהלים את הפגישות ביומן נפרד, תצטרכו להעביר אותן ליומן הראשי. ואם מופיעה ההודעה "החיבור ל-Google Calendar פג", פשוט מתחברים מחדש.
איך עובדת קביעת פגישות בוואטסאפ, מההודעה ועד היומן?
הבסיס הוא תבנית האוטומציה "בקשה לקביעת תור". למרות השם, היא מתאימה לכל עסק שקובע פגישות: יועצים, אנשי מקצוע שמגיעים לבית הלקוח, משרדים ונותני שירות. הזרימה פשוטה: לקוח כותב מילה כמו "פגישה", האוטומציה שואלת מתי נוח לו, והשלב "קביעה ביומן" רושם את הפגישה ביומן Google של בעל העסק. בשלב הזה בוחרים כותרת לאירוע, מאיפה לקרוא את המועד ומה משך הפגישה, בין 15 ל-120 דקות. בסוף הלקוח מקבל הודעה עם המועד שנרשם.
הלקוח עונה בשפה חופשית, והאוטומציה מפרשת את המועד. כך זה נראה לפי המדריך לבונה האוטומציות ולמדריך היומן:
| מה הלקוח כותב | מה נרשם ביומן | למה |
|---|---|---|
| "מחר ב-17:00" | פגישה מחר ב-17:00 | יום ושעה מלאים |
| "12/10 10:30" | פגישה ב-12 באוקטובר ב-10:30 | תאריך ושעה מפורשים |
| "יום שלישי בשעה 5" | פגישה ביום שלישי ב-17:00 | שעה בלי בוקר או ערב מתפרשת לפי שעות עבודה: 1 עד 7 הן אחר הצהריים |
| "ביום ראשון בשעה 9" | פגישה ביום ראשון ב-09:00 | השעות 8 עד 12 מתפרשות כבוקר |
| "מתי שנוח לכם השבוע" | לא נרשם כלום | המועד לא ברור, ולכן נוצרת משימה לצוות לתאם ידנית |
השורה האחרונה היא הכלל הכי חשוב. כשהמערכת לא בטוחה במועד, או שהיומן לא מחובר, היא לא מנחשת. היא פותחת לצוות משימה עם מה שהלקוח כתב, ומישהו חוזר אליו. זה עדיף בהרבה על פגישה בשעה הלא נכונה.
ודבר נוסף: בשלב "קביעה ביומן" אפשר לסמן בדיקה שהמועד פנוי, עם שעות פתיחה וסגירה וימים סגורים. השלב מסתיים באחת משלוש תוצאות: נקבע, תפוס (ואז המערכת מציעה את המועד הפנוי הקרוב) או לא ברור (ואז נפתחת משימה לצוות לתאם מועד). הבדיקה נעשית מול היומן הראשי של בעל העסק, כך שאם יש לכם תורים גם ביומן אחר, כדאי שמישהו מהצוות יאשר סופית. הפירוט במדריך האוטומציות. הודעה ידנית של נציג לא צורכת קרידיט. ואם אתם רוצים שהלקוח יבחר מתוך אפשרויות קבועות במקום לכתוב חופשי, קראו על כפתורים ושאלונים קצרים בוואטסאפ עסקי.
רוצים לחבר את היומן שלכם ולבדוק איך זה עובד? אפשר להתחיל 5 ימי ניסיון בחינם, בלי כרטיס אשראי, ולבנות את האוטומציה מתוך התבנית המוכנה.
מה קורה ביומן אחרי שהפגישה נקבעה?
הפגישה מופיעה מיד ביומן Google, ולכן גם בטלפון שלכם. בתוך TaskMe מופיעה התראה צהובה בפינת המסך, עם צליל, כשמגיע זמן התזכורת של האירוע. אפשר לבחור 5, 10, 15 או 30 דקות לפני, שעה לפני או יום לפני. התראה מופיעה גם כשנוסף אירוע חדש מבחוץ, למשל מהטלפון או מהזמנה שקיבלתם. כדי לקבל אותה, TaskMe צריכה להיות פתוחה בדפדפן.
כדי לבדוק מה קרה עם כל בקשה, פותחים את מסך ההיסטוריה של האוטומציות. לכל הפעלה מופיעה תגית: "נקבע ביומן", "נוצרה משימה" או "נשלחה תזכורת". אם לקוח אומר שענה ולא קיבל אישור, שם תמצאו את התשובה. בדרך כלל המועד שכתב לא היה ברור, ונפתחה משימה לצוות.
איך שולחים ללקוח תזכורת לפני הפגישה?
אחרי שהפגישה ביומן, אוטומציית יומן שולחת ללקוח תזכורת בוואטסאפ. אפשר לבחור מתי: שעה, שעתיים, שלוש שעות, יום או יומיים לפני. אפשר גם לסנן לפי מילה בכותרת האירוע, כדי שתזכורת תצא רק לפגישות עם לקוחות ולא לכל אירוע ביומן. על ניסוח התזכורות ועל בחירת המועד תקראו במאמר תזכורת אוטומטית בוואטסאפ. כאן רק מה שקשור ליומן:
- איך המערכת יודעת למי לשלוח. הלקוח מזוהה לפי השיחה שממנה אוטומציה קבעה את הפגישה, או לפי מספר טלפון שכתוב בכותרת, בתיאור או במיקום של האירוע. פגישה שקבעתם ידנית בטלפון צריכה לכלול את המספר.
- מה נשלח. ללקוח שכתב לכם ב-24 השעות האחרונות נשלחת ההודעה שכתבתם. ללקוח אחר נשלחת תבנית מאושרת שבחרתם מראש, כי זה מה שוואטסאפ מאפשר. על ההבדל תקראו במאמר חלון 24 השעות של וואטסאפ.
- מה לא נשלח. אם אין תבנית או שלא נמצא לקוח, לא נשלח כלום ונפתחת משימה לצוות. אירועים של יום שלם ומשימות לא מקבלים תזכורת.
לגבי התבנית עצמה: לפי הכללים של Meta, תבנית שירות (Utility) צריכה להיות לא פרסומית. תזכורת שמשלבת מבצע או הנחה עלולה להיחשב תבנית שיווקית. מה שבטוח: לכתוב תזכורת נקייה עם תאריך, שעה ואפשרות לבקש שינוי. איך כותבים תבנית שתאושר, תמצאו במדריך תבניות הודעה בוואטסאפ.
כמה עולה קביעת פגישות אוטומטית בוואטסאפ?
יש שני סוגי עלות: קרידיטים של TaskMe, ודמי ההודעות של Meta. אלה שני חשבונות נפרדים.
| פעולה | מי גובה | כמה |
|---|---|---|
| הפעלה של אוטומציית קביעת פגישה | TaskMe | קרידיט אחד, בלי קשר למספר השלבים |
| הפעלה של אוטומציית תזכורת | TaskMe | קרידיט אחד |
| אישור ידני של נציג | TaskMe | לא צורך קרידיט |
| הודעות וואטסאפ שנשלחות ללקוח | Meta, ישירות | לפי הודעה. מ-1.10.2026 גם הודעות שירות בתוך חלון 24 השעות בתשלום |
| הודעות בחלון הכניסה של 72 שעות | Meta | לא מחויבות, רק בשיחה שהתחילה ממודעת קליק לוואטסאפ או מכפתור בדף פייסבוק |
Meta גובה את דמי ההודעות ישירות, ו-TaskMe לא מוסיפה עליהם עמלה. בחבילת סטנדרט (₪249 לחודש) יש 2,000 קרידיטים וחיבור 3 אינטגרציות, ובפרימיום (₪499 לחודש) יש 5,000 קרידיטים ו-4 משתמשים. הפרטים המלאים בעמוד החבילות, ופירוט התעריפים של Meta במאמר תמחור הודעות וואטסאפ של Meta.
שאלות נפוצות
האם TaskMe בודקת אם השעה כבר תפוסה ביומן?
כן, אם מסמנים את זה בשלב "קביעה ביומן". המערכת בודקת ביומן הראשי של בעל העסק שהמועד פנוי, בתוך שעות הפתיחה שהגדרתם. אם הוא תפוס, היא מציעה ללקוח את המועד הפנוי הקרוב.
אפשר לסנכרן יומן משותף או יומן נוסף?
לא. TaskMe עובדת רק עם היומן הראשי של חשבון Google שחיברתם. אירוע שנמצא ביומן אחר לא יופיע במערכת.
מה קורה אם הלקוח כותב מועד לא ברור?
לא נרשם כלום ביומן. במקום זה נפתחת לצוות משימה לתאם מועד ידנית, עם מה שהלקוח כתב, ואפשר לראות את זה במסך ההיסטוריה של האוטומציות.
כמה זמן לוקח לפגישה מהטלפון להופיע במערכת?
עד 2 דקות, או מיד אחרי לחיצה על כפתור הרענון. בכיוון השני, מה שיוצרים במערכת נשמר ישר ביומן Google.
האם תזכורת לפני פגישה בוואטסאפ עולה כסף?
כל הפעלה של אוטומציית התזכורת צורכת קרידיט אחד ב-TaskMe. בנוסף, Meta גובה על ההודעה עצמה לפי התעריף שלה, ומ-1.10.2026 גם הודעות שירות בתוך חלון 24 השעות בתשלום.
מקורות
- Meta for Developers: חיוב על הודעות שאינן תבנית (מ-1.10.2026)
- Meta for Developers: סיווג תבניות הודעה (Utility מול שיווק)
