ניהול מיילים לעסק עובד טוב כשהמיילים נמצאים באותו מקום שבו אתם כבר עונים ללקוחות. מחברים את תיבת ה-Gmail של העסק למערכת אחת עם וואטסאפ, קובעים מי בצוות רואה אותה, מסדרים את התיבה בתוויות ובארכיון, ונותנים לאוטומציה לאשר קבלה ולפתוח משימה על מיילים חשובים. במדריך הזה תמצאו איך עושים את זה ב-TaskMe, מה המערכת יודעת לעשות עם מיילים, ומה היא לא עושה.
למה מיילים הולכים לאיבוד בעסק שרוב הלקוחות שלו בוואטסאפ?
ברוב העסקים הקטנים בישראל השיחה עם הלקוח עברה לוואטסאפ. המייל לא נעלם. הוא פשוט הפך לערוץ של הדברים הרשמיים: הצעת מחיר מספק, חשבונית, בקשה מלקוח עסקי, מסמך שצריך לחתום עליו. דווקא המיילים האלה חשובים, ודווקא הם נשכחים.
הסיבה פשוטה. הצוות יושב כל היום מול מסך השיחות, והמייל פתוח בלשונית אחרת, או רק בטלפון של בעל העסק. אף אחד לא רואה שמשהו מחכה. כשהתיבה נמצאת באותה מערכת שבה עובדים, קל יותר להתייחס למייל כמו לכל פנייה אחרת. אם אתם רוצים להבין איך כל הערוצים מתחברים לתהליכי עבודה, התחילו מהמדריך על אוטומציות לוואטסאפ: 12 תהליכים. כאן נתמקד רק במיילים.
מה אפשר לעשות עם Gmail בתוך TaskMe?
לפי המדריך לחיבור Gmail, מסך המייל ב-TaskMe מציג את התיבה של העסק כמו שאתם מכירים אותה מ-Gmail: תיקיות (דואר נכנס, מסומן בכוכב, חשוב, נשלח, טיוטות, ספאם ואשפה), לשוניות הדואר הנכנס (ראשי, קידומים, חברתי, עדכונים ופורומים) וחלון קריאה. אפשר לענות לשולח, לענות לכולם, להעביר מייל הלאה ולכתוב מייל חדש. אפשר לצרף עד 10 קבצים, ועד 25MB בסך הכל, במייל אחד. טיוטות נשמרות לבד בתיקיית "טיוטות".
כל הפעולות שעושים על מייל מתעדכנות גם ב-Gmail עצמו. הטבלה הבאה מסכמת מה כל פעולה עושה:
| פעולה | מה קורה למייל | מתי להשתמש בה |
|---|---|---|
| העבר לארכיון | יוצא מהדואר הנכנס, נשאר ב"כל הדואר" ובחיפוש | מייל שטופל עד הסוף |
| תיוג | מקבל תווית ונשאר בדואר הנכנס | מייל שעוד בטיפול ושייך לנושא מסוים |
| העברה אל | עובר לתווית ויוצא מהדואר הנכנס | מסמכים לשמירה, כמו חשבוניות |
| כוכב או חשוב | מופיע בתיקייה נפרדת | מייל שצריך לחזור אליו |
| סמן כלא נקרא | חוזר למצב חדש | פתחתם, אבל אין לכם זמן לטפל עכשיו |
| מחיקה | עובר לאשפה, ואפשר לשחזר | מייל שאין בו צורך |
איך מחברים את תיבת ה-Gmail של העסק?
החיבור לוקח דקה, ורק בעל החשבון או מנהל צוות יכולים לבצע אותו:
- נכנסים למסך Gmail או להגדרות ולוחצים "התחבר עם Google".
- בוחרים את חשבון Google של העסק. כדאי לחבר את הכתובת שהלקוחות מכירים, כי כל התשובות יוצאות מהתיבה המחוברת.
- מסמנים את תיבת ההרשאה בחלון של Google. זה שלב חובה. בלי הסימון תופיע ההודעה "יש לאשר ל-TaskMe גישה".
- חוזרים ל-TaskMe ומחכים להודעה "Gmail חובר בהצלחה". מכאן הסנכרון רץ בערך פעם בדקה.
- מגדירים מי רואה את התיבה. בניהול המשתמשים נותנים הרשאת Gmail רק למי שצריך לענות על מיילים.
אפשר לחבר תיבה אחת בכל פעם. אם כבר מחוברת תיבה אחרת, צריך לנתק אותה קודם. ניתוק מוחק רק את האינדקס שהמערכת שמרה ואת הגישה שלה. המיילים עצמם נשארים ב-Gmail.
איך מסדרים את התיבה כך שאף מייל לא נשכח?
חיבור התיבה לא מספיק. צריך הרגל. הנה שגרה פשוטה שמתאימה לרוב העסקים הקטנים:
- התראות על מה שחשוב. כשמגיע מייל שלא נקרא ללשונית "ראשי", או מייל שמסומן "חשוב", קופץ כרטיס בפינת המסך עם צליל, נושא ושולח. כפתור "פתח את המייל" לוקח ישר אליו. על קידומים, חברתי ועדכונים אין התראה, וזה בכוונה.
- חיפוש מהיר. שדה החיפוש תומך בקיצורים של Gmail, כמו is:unread למיילים שלא נקראו, from: לפי שולח, has:attachment למיילים עם קובץ ו-newer_than:7d למיילים מהשבוע האחרון.
- תוויות לפי נושא. למשל "הצעות מחיר", "ספקים", "חשבוניות". יוצרים תווית בלחיצה על "+".
- ארכיון בסוף טיפול. דואר נכנס ריק פירושו שאין מה לטפל בו. כל מייל שנשאר שם הוא משימה פתוחה.
- מבט אחד בבוקר. בלוח הבקרה, בפאנל "פעולות נדרשות", יש לשונית Gmail שמראה כמה מיילים לא נקראו וכמה מהם מהיום.
דוגמה לשגרה כזו בעסק של שניים או שלושה אנשים: פעמיים ביום, בבוקר ואחרי הצהריים, מישהו אחד עובר על הדואר הנכנס. כל מייל מקבל אחת משלוש החלטות. עונים עליו מיד ומעבירים לארכיון. מתייגים אותו ומשאירים בדואר הנכנס, כי הוא מחכה למשהו. או שפותחים בשבילו תזכורת עם תאריך במסך התזכורות, כשהטיפול ייקח יותר זמן. כך הדואר הנכנס מראה בכל רגע רק את מה שעוד פתוח, והצוות לא צריך לזכור כלום בעל פה.
רוצים לראות את המיילים והוואטסאפ באותו מסך? אפשר להתחיל 5 ימי ניסיון בחינם, בלי כרטיס אשראי, ולחבר את תיבת ה-Gmail של העסק עוד היום.
אילו אוטומציות עוזרות בניהול מיילים לעסק?
ב-בונה האוטומציות יש תיקייה נפרדת לערוץ Gmail. הטריגר הוא "מייל חדש", והמערכת בודקת את התיבה כל 2 דקות. יש שלוש תבניות מוכנות:
- "מייל עם בקשה להצעת מחיר". כשמגיע מייל כזה, נפתחת משימה לצוות ונשלחת ללקוח תשובה אוטומטית שהפנייה התקבלה.
- "אישור קבלה לכל מייל". תשובה אוטומטית קצרה לכל מייל נכנס. היא לא נשלחת לניוזלטרים, להודעות אוטומטיות ולכתובות no-reply, ונשלחת לכל היותר פעם ביום לאותו שולח.
- "משימה על מייל משולח מסוים". מייל מכתובת או מדומיין שהגדרתם, למשל לקוח עסקי גדול או רואה החשבון, הופך מיד למשימה.
המשימות נכנסות למסך התזכורות, שם כל הצוות רואה אותן לצד המשימות שנפתחו מוואטסאפ. כל הפעלה של אוטומציה עולה קרידיט אחד. תשובה ידנית שאתם כותבים למייל לא עולה קרידיט. את כמות הקרידיטים בכל חבילה אפשר לראות בעמוד החבילות: חבילת סטנדרט עולה ₪249 לחודש וכוללת 2,000 קרידיטים, ו-Gmail כלול בכל החבילות.
מי בצוות רואה את המיילים?
לא כל נציג צריך גישה למייל של העסק. ב-TaskMe ההרשאה ל-Gmail נקבעת לכל משתמש בנפרד. בעל החשבון ומנהל צוות יכולים לחבר ולנתק את התיבה ולמחוק תוויות. משתמש עם הרשאה יכול לקרוא ולענות, אבל לא לנתק. משתמש בלי הרשאה לא רואה את מסך המייל בכלל. חשוב לזכור שכל התשובות יוצאות מאותה כתובת, של התיבה המחוברת, כך שהלקוח לא יודע איזה נציג ענה לו. הרחבה על חלוקת הגישה תמצאו במאמר על הרשאות צוות במערכת שירות, ועל עבודה משותפת על תיבה אחת במאמר תיבת דואר משותפת לצוות.
מה TaskMe לא עושה עם מיילים?
כדאי לדעת את הגבולות לפני שמתחילים. התיעוד של TaskMe מתאר חיבור ל-Gmail בלבד, ולא לתיבות מסוג אחר. הוא גם לא מתאר מענה של בוט ה-AI במייל. את המיילים עונים אנשים, או תבניות האוטומציה שתיארנו. בנוסף, מייל לא מתחבר לבד לכרטיס הלקוח ב-CRM. אם לקוח פונה גם בוואטסאפ וגם במייל, אפשר להוסיף את כתובת המייל לכרטיס שלו ידנית, דרך "הוסף אימייל". ואין במערכת שליחה המונית של מיילים או של הודעות.
שאלות נפוצות
אפשר לנהל את Gmail של העסק בתוך TaskMe?
כן. מחברים את התיבה עם "התחבר עם Google", ומקבלים מסך מייל מלא עם תיקיות, לשוניות, תוויות, חיפוש וכתיבת מיילים. כל פעולה מתעדכנת גם ב-Gmail עצמו.
כמה תיבות Gmail אפשר לחבר?
תיבה אחת בכל פעם. כדי לחבר תיבה אחרת צריך לנתק קודם את הקיימת, דרך הגדרות, אינטגרציות, Gmail.
האם אוטומציית מייל עולה קרידיטים?
כן. כל הפעלה של אוטומציה עולה קרידיט אחד, בלי קשר למספר השלבים בה. מייל שאתם כותבים ידנית לא עולה קרידיט.
למה לא קיבלתי התראה על מייל חדש?
התראה קופצת רק על מייל שלא נקרא בלשונית "ראשי" או על מייל שמסומן "חשוב". בדקו גם ש-TaskMe פתוחה ושיש לכם הרשאה למסך Gmail.
מה קורה למיילים אם מנתקים את Gmail?
המיילים וההגדרות נשארים ב-Gmail. נמחקים רק האינדקס שהמערכת סנכרנה והגישה של TaskMe לתיבה, ואפשר לחבר אותה מחדש בכל רגע.
