וואטסאפ למכון כושר עובד כשלכל סוג פנייה יש מסלול קבוע. שאלה על מחירים ושעות מקבלת תשובה מהבוט. בקשה לשיעור ניסיון נרשמת ביומן ומקבלת תזכורת. בקשה להקפאה או לביטול מנוי עוברת מיד לצוות כמשימה. הצהרת הבריאות והתשלום לא עוברים בצ'אט. המדריך מתאים למכוני כושר, לסטודיו לפילאטיס ויוגה ולמאמנים אישיים. תמצאו בו את זרימת ההרשמה, איך שולחים תזכורות, מה עושים עם בקשות ביטול, ומה TaskMe לא עושה.
אילו הודעות מגיעות למכון כושר או לסטודיו בוואטסאפ?
רוב ההודעות חוזרות על עצמן. ברגע שממיינים אותן, רואים מה אפשר להעביר לבוט או לאוטומציה, ומה חייב להגיע לבן אדם:
| סוג הודעה | דוגמה | מי מטפל |
|---|---|---|
| מחירים, שעות ומערכת שיעורים | "כמה עולה מנוי חודשי?" | בוט AI שלמד את המחירון והמערכת |
| שיעור ניסיון או אימון אישי | "אפשר לבוא לשיעור ניסיון?" | אוטומציה שרושמת בקשה ביומן, והצוות מאשר |
| הקפאה או ביטול מנוי | "אני רוצה להקפיא לחודש" | הצוות, עם משימה מיידית |
| שאלה על מצב בריאותי | "יש לי בעיה בגב, מותר לי?" | מדריך או מאמן, לא הבוט |
| שינוי במערכת לכל המנויים | "השיעור של יום שלישי בוטל" | ערוץ אחר. ב-TaskMe אין שליחה המונית |
השורה האחרונה חשובה. TaskMe היא מערכת לשיחות אישיות, לא כלי הודעות לכל המנויים. עדכון על שיעור שבוטל צריך לצאת בערוץ שבו אתם מעדכנים את כל המתאמנים. ב-TaskMe עונים למי שכותב ושואל. כדי שהבוט ידע מה לענות, עדכנו אותו במערכת השעות החדשה. איך מלמדים בוט על העסק מוסבר במדריך בוט לוואטסאפ לעסק.
איך בונים הרשמה לשיעור ניסיון בוואטסאפ?
בבונה האוטומציות יש תבנית מוכנה בשם "בקשה לקביעת תור". היא שואלת מתי נוח ללקוח ורושמת את המועד ביומן Google. כך מתאימים אותה לסטודיו:
- טריגר "מכיל מילה". למשל "ניסיון". המילה נתפסת כמילה שלמה, גם עם אותיות שימוש כמו "לניסיון".
- הודעת כפתורים. "איזה אימון מעניין אתכם?" עם אפשרויות כמו פילאטיס, יוגה או אימון אישי. כל כפתור יכול להמשיך לענף משלו. איך כותבים שאלון כזה מוסבר במאמר על כפתורים בוואטסאפ עסקי.
- שאלה על מועד. "מתי נוח לכם להגיע?". הלקוח עונה בשפה חופשית, כמו "מחר ב-18:00".
- קביעה ביומן. השלב יוצר אירוע ביומן Google, עם משך בין 15 ל-120 דקות. תנו לו כותרת קבועה כמו "ניסיון: [שם]". אם המועד לא ברור, לא נרשם אירוע, ובמקומו נוצרת משימה לצוות.
- אישור של הצוות. שלב "קביעה ביומן" יכול לבדוק שהמועד פנוי ביומן, אבל הוא לא סופר משתתפים בשיעור קבוצתי. לכן מישהו מהצוות בודק שיש מקום בשיעור ושולח אישור סופי. הודעה ידנית לא עולה קרידיט.
שימו לב למגבלה: כל בקשה נרשמת כאירוע נפרד. המערכת לא סופרת כמה אנשים רשומים לשיעור קבוצתי, והתיעוד לא מתאר כרטיסיות, ניהול מקומות או גבייה. אם יש לכם מערכת הרשמה לשיעורים, TaskMe לא מחליפה אותה. היא מטפלת בשיחה עד שהמתאמן מגיע. זרימה דומה, עם דגש על קליניקות, תמצאו במאמר קביעת תורים בוואטסאפ.
רוצים לבדוק את זרימת ההרשמה על הסטודיו שלכם? אפשר לפתוח 5 ימי ניסיון בחינם, בלי כרטיס אשראי, לחבר את יומן Google ולנסות את התבנית על המספר שלכם.
איך שולחים תזכורת לפני שיעור ניסיון?
אוטומציית יומן שולחת למתאמן הודעה בוואטסאפ לפני האירוע: שעה, שעתיים, 3 שעות, יום או יומיים לפני. אפשר לסנן רק אירועים שבכותרת שלהם מופיעה מילה מסוימת, כמו "ניסיון". המתאמן מזוהה לפי השיחה שממנה נקבע האירוע, או לפי מספר טלפון שכתוב בכותרת, בתיאור או במיקום. TaskMe עובדת רק עם היומן הראשי של חשבון Google.
אם המתאמן כתב לכם ב-24 השעות האחרונות, נשלחת הודעה חופשית. אם לא, צריך תבנית מאושרת של Meta. בלי תבנית, ההודעה לא נשלחת ונוצרת משימה לצוות. כל האפשרויות מפורטות במאמר תזכורת אוטומטית בוואטסאפ. בתזכורת כדאי להזכיר מה להביא, כמו מגבת ובקבוק מים, ולבקש להגיע כמה דקות לפני כדי למלא את הטפסים.
מה עושים עם הצהרת הבריאות?
תקנות מכוני כושר (הצהרת בריאות ותעודה רפואית) קובעות נוסח קבוע להצהרת בריאות, לפי טופס שבתוספת לתקנות. אם התשובה לאחת או יותר מהשאלות הרפואיות בטופס חיובית, נדרשת תעודה רפואית. לפי התקנות, המכון יקבל מתאמן שהמציא תעודה רפואית שלא עברו שלושה חודשים מיום שהונפקה. לקטין נדרשת גם הסכמה של הורה.
המשמעות לוואטסאפ: אל תבקשו מהמתאמן לענות על השאלות הרפואיות בצ'אט, ואל תבקשו צילום של תעודה רפואית. מלאו את הטופס בכלי שאתם משתמשים בו לרישום, או במקום עצמו. לבוט הגדירו קו אדום: לא לענות אם תרגיל מתאים למצב בריאותי מסוים, ולהעביר שאלות כאלה למדריך. אם אתם סטודיו ולא בטוחים שהתקנות חלות עליכם, בדקו את זה. זה לא ייעוץ משפטי.
איך מטפלים בוואטסאפ למכון כושר בבקשות להקפאה וביטול?
מנוי חודשי הוא בדרך כלל עסקה מתמשכת. לפי כל-זכות, צרכן יכול להודיע על ביטול עסקה מתמשכת בעל פה, בטלפון או במקום העסק, בדואר רשום, בדוא"ל או בפקס אם יש לעסק. העסק צריך להפסיק לחייב תוך 3 ימי עסקים מההודעה, או תוך 6 ימי עסקים אם נשלחה בדואר רשום. וואטסאפ לא מופיע ברשימה הזו, אבל מתאמן שכותב "אני רוצה לבטל" מצפה לתשובה, ולא כדאי שהבקשה תחכה בתיבה.
ב-TaskMe אפשר לבנות אוטומציה עם טריגר "מכיל מילה" על "ביטול" ו"הקפאה". היא עונה שקיבלתם את הפנייה, ושלב "יצירת משימה" פותח לצוות משימה מיידית. מי שחוזר למתאמן מסביר את דרכי הביטול לפי התנאים שלכם, או מציע הקפאה. רשמו בהערה בכרטיס את התאריך שבו הבקשה הגיעה. אם ברור לכם שהמתאמן מבקש לבטל, התייחסו לזה ברצינות ובדקו את החובות שלכם מול החוק.
איך מנהלים מתאמנים ומנויים ב-CRM?
במסך הלקוחות אפשר להגדיר עד 6 סטטוסים משלכם, וכל סטטוס הוא עמודה בלוח. לסטודיו זה יכול להיות: "פנייה חדשה", "ניסיון נקבע", "מנוי פעיל", "בהקפאה" ו"עזב". את רשימת המנויים הקיימת מייבאים מקובץ אקסל. תאריך סיום מנוי שומרים כתזכורת לצוות בכרטיס. התיעוד לא מתאר תזכורות חוזרות, אז אחרי כל חידוש פותחים תזכורת חדשה. התזכורות הן לצוות בלבד, והמתאמן לא מקבל אותן. על ניהול לידים ולקוחות בוואטסאפ באופן כללי תמצאו מדריך מלא בCRM לוואטסאפ.
מתאמנים שעזבו לפני כמה חודשים הם קהל טוב לחזרה. איך פונים אליהם בלי להציק מוסבר במאמר על החזרת לקוחות רדומים.
כמה זה עולה לסטודיו או למכון כושר?
ב-TaskMe כל תשובה של בוט AI וכל הפעלה של אוטומציה עולות קרידיט אחד. בקשה לשיעור ניסיון היא הפעלה אחת, והתזכורת לפניה היא הפעלה נוספת. חבילת סטנדרט עולה ₪249 לחודש, עם 2,000 קרידיטים, 2 משתמשים ועד 2,000 לידים. פרימיום עולה ₪499 לחודש, עם 5,000 קרידיטים, 4 משתמשים ועד 5,000 לידים (כל החבילות).
דמי ההודעות של Meta משולמים ישירות ל-Meta, בלי עמלה של TaskMe. מ-1 באוקטובר 2026 Meta גובה גם על הודעות שירות בתוך חלון 24 השעות. הודעות בחלון הכניסה של 72 שעות, בשיחות שהתחילו ממודעת קליק לוואטסאפ או מכפתור בדף פייסבוק, נשארות בלי חיוב. לסטודיו שמפרסם שיעורי ניסיון זה שיקול אמיתי. על הקמפיינים עצמם קראו במאמר מודעות קליק לוואטסאפ.
שאלות נפוצות
אפשר לקבוע שיעור ניסיון בוואטסאפ ישירות ליומן?
כן. תבנית "בקשה לקביעת תור" ב-TaskMe שואלת מתי נוח למתאמן ורושמת את המועד ביומן Google הראשי. אם המועד לא ברור, נוצרת לצוות משימה לתאם ידנית.
TaskMe בודקת אם יש מקום פנוי בשיעור?
לא. המערכת יכולה לבדוק שמועד פנוי ביומן, אבל היא לא סופרת משתתפים בשיעור קבוצתי. לכן כדאי שהצוות יאשר כל בקשה לפני שהמתאמן מגיע.
אפשר לשלוח לכל המנויים הודעה על שינוי במערכת השעות?
ב-TaskMe אין שליחה המונית. עדכון לכל המנויים שולחים בערוץ העדכונים הרגיל שלכם, וב-TaskMe עונים למי שכותב. כדאי לעדכן גם את הבוט במערכת החדשה.
מותר לקבל הצהרת בריאות בוואטסאפ?
עדיף שלא. הצהרת הבריאות כוללת שאלות רפואיות, ואם יש תשובה חיובית נדרשת תעודה רפואית. מלאו אותה בכלי הרישום שלכם או במקום עצמו, ולא בצ'אט.
מה עושים כשמתאמן כותב בוואטסאפ שהוא רוצה לבטל מנוי?
מגיבים מהר. אוטומציה על המילה "ביטול" יכולה לענות שהפנייה התקבלה ולפתוח משימה מיידית לצוות. רשמו בכרטיס מתי הבקשה הגיעה, ובדקו את החובות שלכם לפי חוק הגנת הצרכן.
מקורות
- תקנות מכוני כושר (רישוי ופיקוח) (הצהרת בריאות ותעודה רפואית), תשע"ו-2015
- כל-זכות: ביטול עסקה מתמשכת
- Meta for Developers: תמחור הודעות שאינן תבנית (Non-template messages)
