לא לשכוח אף ליד
תזכורות ומשימות
כל מה שצריך לזכור לעשות, במקום אחד: לחזור ללקוח, לשלוח הצעת מחיר, לטפל במי שביקש נציג. כשמגיע הזמן, TaskMe מקפיצה חלון עם צליל, ואפשר לסמן שבוצע או לדחות בכמה דקות.
תזכורת או משימה? זה אותו דבר. ב-TaskMe כל משימה היא תזכורת: יש לה נושא, מועד וסטטוס, והיא קופצת כשמגיע הזמן שלה. גם המשימות שהבוט והאוטומציות פותחים לבד מגיעות לכאן.
למה זה חשוב לעסק
לקוח שביקש שיחזרו אליו ולא קיבל תשובה, הולך למתחרה. מסך התזכורות דואג שזה לא יקרה, גם כשיש הרבה פניות וכמה אנשים בצוות.
איפה המסך ומה רואים בו
בתפריט הצד לוחצים על תזכורות. המספר האדום ליד השם אומר כמה תזכורות פתוחות מחכות לטיפול. אותו מספר מופיע גם על אייקון הפעמון בראש המסך, ובתפריט שנפתח ממנו יש קיצור דרך לתזכורות.
המסך בנוי מארבעה חלקים, מלמעלה למטה:
- כותרת וכפתור הוספה
הכפתור הירוק הוסף תזכורת פותח טופס של תזכורת חדשה.
- כרטיסי סיכום
שבעה כרטיסים צבעוניים עם המספרים החשובים. כל כרטיס מוסבר בטבלה למטה.
- רשימת התזכורות
טבלה עם לשוניות, חיפוש וסינון. כאן עושים את רוב העבודה.
- לוח שבועי
שבעה ימים בעמודות. כל תזכורת מופיעה ביום שלה, בצבע של הסטטוס שלה.
כרטיסי הסיכום
| כרטיס | מה הוא סופר |
|---|
| סה״כ תזכורות | כל התזכורות שנוצרו אי פעם, כולל אלה שבארכיון. |
| תזכורות מתוכננות | תזכורות פתוחות שהמועד שלהן עוד לא הגיע. |
| תזכורות להיום | כל התזכורות של היום, ובשורה הקטנה: כמה מהן עוד לא בוצעו. |
| תזכורות באיחור | תזכורות פתוחות שהמועד שלהן כבר עבר. |
| תזכורות השבוע | התזכורות של השבוע, מיום ראשון עד שבת, וכמה מהן עוד לא בוצעו. |
| תזכורות שבוצעו | כל התזכורות שסומנו כבוצעו, וכמה מהן בוצעו השבוע. |
| תזכורות בארכיון | תזכורות שהוצאו מהרשימה. |
טיפ: "פתוחה" היא תזכורת בסטטוס לא בוצע או בטיפול. הכרטיסים מתעדכנים לבד כל דקה, ומיד אחרי כל שינוי שעושים במסך.
רשימת התזכורות
לשוניות
| לשונית | מה מוצג בה |
|---|
| הכל | כל התזכורות שלא בארכיון. המועד המאוחר ביותר למעלה. |
| מתוכננות | תזכורות פתוחות שהמועד שלהן עוד לפניכם. הקרובה ביותר למעלה. |
| באיחור | תזכורות פתוחות שהמועד שלהן כבר עבר. |
| בוצעו | תזכורות שסומנו כבוצעו. האחרונה שבוצעה למעלה. |
| ארכיון | תזכורות שהועברו לארכיון. |
חיפוש וסינון
בשורת החיפוש אפשר לכתוב כותרת, מילה מהתיאור, שם של מי שיצר את התזכורת, שם לקוח או מספר טלפון. התוצאות מתעדכנות תוך כדי הקלדה.
הכפתור סינון פותח שתי קבוצות של אפשרויות:
- מועד: כל המועדים, היום או השבוע (א׳–ש׳).
- ערוץ: כל הערוצים, WhatsApp, Instagram, Messenger או ללא שיחה (תזכורות שלא נוצרו מתוך שיחה).
כשיש סינון פעיל, מופיע מספר ירוק על הכפתור. נקה מבטל את הסינון.
העמודות בטבלה
| עמודה | מה רואים בה |
|---|
| תזכורת | הנושא, ומתחתיו התיאור. לחיצה על הנושא פותחת את פרטי התזכורת. |
| נוצרה על ידי | מי יצר את התזכורת: שם ומייל של איש הצוות, "אוטומציה", או "נוצרה אוטומטית" כשהבוט פתח אותה. |
| מקושרת ל | הלקוח והערוץ: וואטסאפ, אינסטגרם, מסנג׳ר, כרטיס לקוח, או "לא מקושרת". |
| תאריך | המועד, ומתחתיו רמז בצבע: "בעוד 20 דק׳", "היום 16:00", "מחר 09:00", או "באיחור 2 שע׳" באדום. |
| סטטוס | לא בוצע, בטיפול או בוצע. לוחצים עליו כדי לשנות. |
| פעולות | הכפתור i פותח את פרטי התזכורת, ואייקון התיבה מעביר לארכיון. |
- בטלפון הטבלה הופכת לכרטיסים, עם אותם פרטים.
- תיבות הסימון בתחילת כל שורה מאפשרות לבחור כמה תזכורות יחד ולהעביר את כולן לארכיון בלחיצה אחת.
- בתחתית הרשימה רואים כמה תזכורות יש, עוברים בין עמודים ובוחרים כמה להציג בעמוד: 10, 25, 50 או 100.
שלושת הסטטוסים
לכל תזכורת יש אחד משלושה סטטוסים. הצבע שלו מופיע ברשימה, בחלון הפרטים ובלוח השבועי.
| סטטוס | מה זה אומר | יקפוץ חלון? |
|---|
| לא בוצע | התזכורת פתוחה ומחכה לטיפול. | כן, כשמגיע המועד. |
| בטיפול | מישהו מהצוות כבר עובד עליה. | לא. |
| בוצע | התזכורת הושלמה. | לא. |
כדי לשנות סטטוס לוחצים על הסטטוס בשורה ובוחרים מהתפריט. ליד כל אפשרות כתוב בקצרה מה היא עושה. אפשר לשנות גם מתוך חלון פרטי התזכורת.
טיפ לצוות: מתחילים לטפל? מסמנים בטיפול. כך כולם יודעים שזה בידיים טובות, והחלון לא יקפוץ לאף אחד.
ליד לא בוצע מופיעה לפעמים מילה קטנה. נדחה אומר שדחו את התזכורת מהחלון הקופץ, והיא תקפוץ שוב בזמן החדש. בוטלה אומר שסגרו את החלון ב-X, ולכן היא לא תקפוץ יותר. כדי להחזיר אותה, בוחרים שוב לא בוצע.
יצירת תזכורת
יש שלוש דרכים ליצור תזכורת. בכולן נפתח אותו טופס, תזכורת חדשה.
- ממסך התזכורות
לוחצים הוסף תזכורת בראש המסך. זו תזכורת כללית, שלא מקושרת ללקוח.
- מתוך שיחה
בוואטסאפ, אינסטגרם או מסנג׳ר לוחצים הוסף תזכורת בפאנל הצד של השיחה. אפשר גם לעבור עם העכבר על הודעה וללחוץ על אייקון השעון. התזכורת מקושרת לשיחה, ואפשר לחזור ממנה ישר לצ׳אט.
- מכרטיס לקוח
בכרטיס הלקוח לוחצים על כפתור השעון (הוסף תזכורת) או על תזכורת חדשה באזור התזכורות. התזכורת מקושרת ללקוח.
ממלאים את הטופס
- נושא (חובה): מה צריך לעשות. למשל "להתקשר ללקוח".
- תיאור (לא חובה): פרטים שיעזרו למי שיטפל.
- תאריך ושעה (חובה): מתי להזכיר.
בסוף לוחצים שמור תזכורת. כשהתזכורת נוצרת מתוך שיחה או מכרטיס לקוח, בראש הטופס כתוב משויך ל: ושם הלקוח.
טיפ: כתבו נושא שמתחיל בפועל: "לשלוח", "להתקשר", "לאשר". כך ברור מה עושים ברגע שהחלון קופץ.
בזמן התזכורת מופיע חלון בפינה התחתונה של המסך, עם צליל קצר ומסגרת צהובה שמהבהבת. הוא מופיע בכל מסך במערכת, לא רק במסך התזכורות, לכל מי שיש לו הרשאה לתזכורות.
בחלון רואים את הנושא ואת התיאור. אם התזכורת מקושרת ללקוח, יש בו כפתור בצבע של הערוץ עם שם הלקוח, שפותח ישר את השיחה איתו.
| כפתור | מה קורה |
|---|
| בוצע | התזכורת מסומנת כבוצעה, והחלון נסגר. |
| 5ד׳ | דוחה ב-5 דקות. החלון יקפוץ שוב. |
| 15ד׳ | דוחה ברבע שעה. |
| שעה | דוחה בשעה. |
| X (בפינת החלון) | סוגר בלי לבצע. התזכורת נשארת "לא בוצע · בוטלה", ולא תקפוץ שוב. |
דחייה מזיזה את מועד התזכורת. אחרי 15ד׳, למשל, השעה ברשימה מתעדכנת לרבע שעה מעכשיו, וליד הסטטוס כתוב נדחה.
שימו לב: החלון קופץ רק כש-TaskMe פתוחה בדפדפן. המערכת בודקת כל דקה, אז לפעמים עוברת עד דקה עד שהחלון מופיע. תזכורת שהבוט פותח קופצת מיד.
משימות אוטומטיות
חלק מהתזכורות נוצרות בלי שאף אחד בצוות לחץ על כלום.
כשלקוח מבקש נציג
לקוח כותב לבוט שהוא רוצה לדבר עם נציג, או עונה "כן" כשהבוט מציע להעביר אותו לנציג. הבוט עונה לו שהפנייה הועברה לצוות, מפסיק לענות בשיחה (המתג עובר לאנושי), ופותח תזכורת לצוות. התזכורת מקושרת לשיחה וקופצת מיד.
הנושא שלה הוא בקשה לנציג אנושי, ובתיאור כתוב מי ביקש. בעמודה נוצרה על ידי כתוב נוצרה אוטומטית, עם אייקון של רובוט.
- כדי שלא יהיו כפילויות, נפתחת לכל היותר תזכורת פתוחה אחת ביום לאותה שיחה ולאותו נושא.
- לא רוצים את זה? בהגדרות בוט AI מכבים את המתג משימה אוטומטית בבקשת נציג. הבוט עדיין יעביר את השיחה לצוות, רק בלי תזכורת.
מתוך אוטומציה
באוטומציות יש שלב בשם יצירת משימה. כותבים כותרת ופרטים, ובוחרים מתי להזכיר לצוות: מיד, בעוד חצי שעה, בעוד שעה, בעוד 3 שעות או מחר באותה שעה.
התזכורת מקושרת לשיחה, וללקוח לא נשלח כלום. בעמודה נוצרה על ידי כתוב אוטומציה. גם אוטומציות של יומן ושל מייל פותחות תזכורת לצוות כשצריך טיפול ידני, למשל כשאי אפשר לשלוח ללקוח תזכורת בוואטסאפ.
פרטי תזכורת, עריכה ומעבר לשיחה
לחיצה על הנושא של תזכורת, או על הכפתור i, פותחת חלון עם כל הפרטים:
- מה צריך לעשות: התיאור המלא.
- עם מי: שם הלקוח, ובוואטסאפ גם המספר.
- מועד התזכורת: ומתחתיו כמה זמן נשאר, או כמה זמן היא באיחור.
- סטטוס: אפשר לשנות גם מכאן.
- התראה קופצת: האם החלון יקפוץ, ואם לא, למה. למשל "לא, מסומנת בטיפול" או "לא, בארכיון".
- נוצרה על ידי ונוצרה: מי יצר ומתי. לפי המצב מופיע גם מתי בוצעה, עד מתי נדחתה או מתי הועברה לארכיון.
הכפתורים בתחתית החלון:
| כפתור | מה הוא עושה |
|---|
| פתח שיחת WhatsApp | עובר ישר לשיחה עם הלקוח. באינסטגרם ובמסנג׳ר הכפתור נקרא בהתאם. |
| פתח כרטיס לקוח | מופיע כשהתזכורת נוצרה מכרטיס לקוח. |
| הצג ביומן | פותח את היומן על היום של התזכורת, כדי לראות מה עוד קבוע באותו יום. מופיע רק למי שיש לו הרשאה ליומן. |
| עיפרון | עריכת תזכורת: משנים נושא, תיאור, תאריך ושעה, ולוחצים שמור שינויים. |
| תיבה | העבר לארכיון, או שחזר מהארכיון כשהתזכורת כבר שם. |
טיפ: שיניתם תאריך או שעה של תזכורת בסטטוס לא בוצע? היא תקפוץ בזמן החדש. אם ליד הסטטוס כתוב "בוטלה", בוחרים שוב לא בוצע.
ארכיון ומחיקה
תזכורות שכבר לא צריך לראות מעבירים לארכיון: לוחצים על אייקון התיבה בשורה, או מסמנים כמה שורות ולוחצים העבר לארכיון. בתחתית המסך מופיעה הודעה עם בטל, למקרה שלחצתם בטעות.
תזכורת בארכיון לא קופצת, ולא מופיעה בלוח השבועי או בלשוניות הרגילות. היא נשארת בלשונית ארכיון, ומשם אפשר להחזיר אותה עם שחזר מהארכיון.
מחיקה לתמיד מהמסך הזה אפשרית רק מהארכיון: פותחים את פרטי התזכורת, לוחצים על הפח (מחק לצמיתות) ומאשרים.
שימו לב: מחיקה לצמיתות אי אפשר לבטל. אם יש ספק, עדיף להשאיר בארכיון. גם כפתור המחיקה שליד תזכורת בכרטיס לקוח מוחק לצמיתות.
תזכורת שבוצעה ממשיכה להיספר בכרטיס תזכורות שבוצעו גם אחרי שהעברתם אותה לארכיון.
הלוח השבועי
בתחתית המסך יש לוח של שבעה ימים. כל יום הוא עמודה, והיום מסומן בירוק. כל תזכורת מופיעה ביום שלה, עם השעה, שם הלקוח ומי יצר אותה, בצבע של הסטטוס: אדום ללא בוצע, צהוב לבטיפול וירוק לבוצע.
- קדימה ואחורה מזיזים את הלוח ביום אחד.
- היום מחזיר את הלוח כך שהיום יופיע ראשון.
- בשדה התאריך בצד אפשר לקפוץ לכל שבוע.
טיפ: הלוח טוב לתכנון. יום עמוס באדום? אפשר לפתוח תזכורת ולהזיז אותה ליום אחר בעריכה.
שגרה יומית מומלצת
- בבוקר: מבט על הכרטיסים
בודקים את תזכורות להיום ואת תזכורות באיחור. גם בלוח הבקרה, בפאנל פעולות נדרשות, מופיעות תזכורות באיחור ותזכורות של היום.
- קודם מה שבאיחור
עוברים ללשונית באיחור ומתחילים ממנה.
- מתחילים? בטיפול
כשמתחילים לטפל במשהו, משנים לבטיפול. כך אף אחד אחר לא יטפל באותו דבר.
- סיימתם? בוצע
מסמנים בוצע. כשהחלון קופץ, זו לחיצה אחת.
- לא עכשיו? דוחים
החלון קפץ באמצע משהו? 15ד׳ או שעה, והוא יחזור.
- פעם בשבוע: סדר
מעבירים לארכיון תזכורות ישנות שבוצעו, כדי שהרשימה תישאר נקייה.
שאלות נפוצות
עמודים קשורים
וואטסאפחיבור רשמי של Meta, בוט ושיחות
אינסטגרםהודעות ישירות (DM) במסך אחד
מסנג׳רהודעות מעמוד הפייסבוק
ג׳ימיילתיבת המייל של העסק, לכל הצוות
יומן Googleפגישות, תורים והתראות
Google Sheetsשמירת פרטי לידים בגיליון
טופסי Elementorכל פנייה מהאתר נכנסת כליד
Shopifyעדכוני הזמנה ומשלוח בוואטסאפ
WooCommerceשירות לקוחות אוטומטי לחנות
Mondayליד מהצ׳אט הופך לפריט בלוח
כפתור וואטסאפ לאתרכפתור צף עם מעקב לחיצות