בוט וואטסאפ לנדל״ן הוא בוט שעונה לפניות על נכסים ישר מהמודעה, שואל את שאלות הסינון שמתווך היה שואל (תקציב, אזור, חדרים, מועד ומימון), ומעביר לתיאום סיור רק את מי שמתאים. כך המתווך לא מבזבז שיחות טלפון על פניות לא רלוונטיות, והלקוחות הרציניים מקבלים מענה תוך שניות גם בערב. במדריך תמצאו את המסלול המלא, דוגמאות לשאלות ולמידע לבוט, וצינור סטטוסים שמתאים למשרד תיווך.
אם אתם עוד לא מכירים את הבסיס, כלומר איך בוט AI קורא שאלה ועונה לפי מידע על העסק, כדאי להתחיל במדריך המלא לבוט לוואטסאפ לעסק. כאן נתמקד רק במה שייחודי למתווכים.
למה פניות נדל״ן בוואטסאפ הולכות לאיבוד?
מודעה על דירה יכולה להביא עשרות הודעות קצרות: "עדיין רלוונטי?", "כמה?", "יש חניה?". חלק מהפונים מחפשים בדיוק את הנכס הזה, חלק רק בודקים מחירים, וחלק בכלל מחפשים שכירות כשהנכס למכירה. המתווך נמצא בדרך כלל בסיור, בפגישה או בנסיעה, ולא יכול לענות לכולם בזמן.
הבעיה היא לא רק זמן התגובה. בלי שאלות סינון, כל פנייה נראית אותו דבר בצ'אט, ואין דרך לדעת למי כדאי להתקשר קודם. בוט שמסנן ומתייג כל פנייה הופך ערימת הודעות לרשימה מסודרת של לקוחות לפי בשלות.
איך נראה מסלול פנייה טיפוסי, מהמודעה ועד הסיור?
זה המסלול שכדאי לבנות. כל שלב נשען על כלי אחר במערכת, ולכן חשוב לתכנן אותו מראש:
- הלקוח רואה מודעה ושולח הודעה בוואטסאפ. כדאי לכתוב במודעה את שם הנכס או את הרחוב, כדי שהבוט יזהה על מה שואלים.
- הבוט עונה על השאלה הראשונה. מחיר מבוקש, קומה, חניה, מרפסת. רק ממה שנמצא במידע שנתתם לו.
- הבוט שואל שאלות סינון. אחת בכל פעם: קנייה או שכירות, תקציב, אזור, חדרים, מתי צריך להיכנס ואיך מממנים.
- ליד מתאים מקבל הצעה לסיור. הלקוח כותב מתי נוח לו, והמועד נרשם ביומן Google.
- יום לפני הסיור נשלחת תזכורת בוואטסאפ. ושעה לפני, המתווך מקבל משימת הכנה.
- אחרי הסיור הלקוח עובר לסטטוס מעקב. עם תזכורת לחזור אליו ולשאול מה חשב.
- לקוח לא מתאים לא נזרק. הוא מקבל תגית עם מה שהוא מחפש, כדי שתוכלו לחזור אליו כשיגיע נכס מתאים.
אילו שאלות סינון הבוט צריך לשאול?
בהגדרות בוט ה-AI של TaskMe יש מתג בשם "הסמכה פרואקטיבית": כשהוא פעיל, הבוט לא רק עונה אלא גם שואל שאלות שמקדמות את העסקה. כדאי להפעיל איתו גם את "שאלה אחת בכל פעם", כדי שהלקוח לא יקבל שאלון ארוך בהודעה אחת, ואת "איסוף פרטי ליד". את השאלות עצמן כותבים בהנחיות של הבוט. הטבלה הבאה היא דוגמה בלבד, והניסוח צריך להתאים למשרד שלכם:
| נושא | דוגמה לשאלה | למה זה חשוב למתווך |
|---|---|---|
| סוג עסקה | "אתם מחפשים לקנות או לשכור?" | מסנן מיד פניות שלא מתאימות לנכס |
| תקציב | "באיזה טווח מחירים אתם מחפשים?" | חוסך סיורים בנכסים מחוץ לטווח |
| אזור | "אילו שכונות או ערים מעניינות אתכם?" | מאפשר להציע נכסים אחרים מהמאגר |
| חדרים וצרכים | "כמה חדרים צריך? חניה, מעלית או מרפסת הם חובה?" | מתאים את ההצעה לצורך האמיתי |
| מועד כניסה | "מתי תרצו להיכנס לנכס?" | מבדיל בין קונה דחוף לקונה שרק בודק |
| מימון | "כבר בדקתם משכנתא או שיש לכם הון עצמי מוכן?" | מצביע על מוכנות לסגור עסקה |
שימו לב לשאלת המימון: מספיק לשאול אם יש אישור עקרוני או שהבדיקה עוד לא התחילה. הבוט לא צריך לבקש מסמכים או פרטים פיננסיים רגישים בצ'אט.
מה ללמד את הבוט על הנכסים ועל המשרד?
הבוט עונה רק לפי מה שנתתם לו. ב-TaskMe אפשר להוסיף ידע בכמה דרכים: כרטיסים במרכז הידע (נושא אחד בכל כרטיס), סריקה של אתר המשרד, טקסט ידני, והעלאת מסמכים כמו PDF, DOCX, XLSX או CSV. גיליון נכסים מסודר הוא דרך נוחה לתת לבוט את כל הפרטים בבת אחת. דוגמאות לכרטיסי ידע שכדאי לכתוב:
- דוגמה: פרטי נכס. כתובת כללית (בלי מספר בית, אם אתם לא רוצים לחשוף אותו), מחיר מבוקש, חדרים, קומה, חניה, מחסן, מועד פינוי.
- דוגמה: איך מתאמים סיור. באילו ימים ושעות אתם מראים נכסים, ומה הלקוח צריך לדעת לפני שהוא מגיע.
- דוגמה: אזורי פעילות. באילו ערים ושכונות המשרד עובד, כדי שהבוט ידע להגיד בנימוס שאזור מסוים לא בטיפולכם.
- דוגמה: שאלות שהבוט לא עונה עליהן. משא ומתן על מחיר, ייעוץ משפטי או מיסוי. אלה עוברים למתווך.
חשוב במיוחד בנדל״ן: נכס שנמכר או הושכר חייב לצאת מהמידע של הבוט באותו יום. כדאי גם להפעיל את המתג "אימות לפני התחייבות", כדי שהבוט יוודא פרטים לפני שהוא מבטיח זמינות או מחיר, ולהוסיף לקווים האדומים כלל כמו "אל תבטיח זמינות בלי אישור".
איך מתאמים סיור בנכס דרך וואטסאפ ו-Google Calendar?
את התיאום עצמו עושה אוטומציה, לא בוט ה-AI. ב-TaskMe יש תבנית מוכנה בשם "בקשה לקביעת תור": הלקוח נשאל מתי נוח לו, והמועד נרשם ביומן Google. הרכיב "קביעה ביומן" מבין ניסוחים חופשיים כמו "מחר ב-17:00" או "יום שלישי בשעה 5", ואתם בוחרים כותרת ומשך פגישה בין 15 ל-120 דקות. אם המועד לא ברור, נוצרת משימה לתאם ידנית, כך שאף בקשה לא נופלת.
כמה דברים שכדאי לדעת לפני שמתחילים, לפי המדריך לחיבור היומן:
- רק היומן הראשי של חשבון Google מסונכרן. יומנים נוספים או משותפים לא מוצגים.
- הרכיב רושם את הפגישה ביומן של בעל העסק. במשרד עם כמה מתווכים צריך להחליט מראש מי מקבל את הסיור.
- כשיוצרים אירוע ידנית, אפשר להוסיף מיקום ואורחים, למשל כתובת הנכס.
- אוטומציה שמחכה לתשובה מהלקוח שומרת את המצב 30 דקות. אם הלקוח עונה אחרי זה, המתווך ממשיך ידנית.
רוצים לבדוק את המסלול הזה על מודעה אמיתית? אפשר לפתוח 5 ימי ניסיון בחינם, בלי כרטיס אשראי, לחבר את היומן ולבדוק את הבוט בשיחת הדגמה לפני שהוא עונה ללקוח אחד.
איך שולחים תזכורת לפני הסיור ועושים פולו-אפ אחריו?
סיור שהלקוח שכח ממנו הוא שעה אבודה למתווך. בבונה האוטומציות יש שתי תבניות יומן שמתאימות בדיוק לזה:
- "תזכורת ללקוח יום לפני": יום לפני כל פגישה ביומן הלקוח מקבל תזכורת בוואטסאפ. אם הוא כתב לכם ב-24 השעות האחרונות, נשלחת ההודעה שכתבתם. אם לא, נשלחת תבנית מאושרת שבחרתם מראש.
- "משימת הכנה לפני פגישה": שעה לפני כל פגישה נוצרת משימה לצוות. זה המקום לבדוק שיש מפתח, שבעל הנכס יודע, ושהלקוח קיבל כתובת.
תבנית מאושרת שנשלחת מחוץ לחלון 24 השעות עולה כסף לפי התמחור של Meta, שמשלמים ישירות ל-Meta. לגבי הפולו-אפ אחרי הסיור, אין לו תבנית מוכנה ביומן, אז כדאי להגדיר תזכורת לחזור ללקוח ולהעביר אותו לסטטוס מעקב. זו שיחה שמתווך צריך לנהל בעצמו.
אילו סטטוסים מתאימים לצינור של מתווך?
בלוח הלקוחות של TaskMe כל עסק מקבל סטטוסים מוכנים, ואפשר לשנות את השמות שלהם בהגדרות המערכת. יש מקום לעד 6 סטטוסים, לא כולל "בחימום AI", שמיועד ללידים שהבוט עדיין משוחח איתם. הנה דוגמה להתאמה למשרד תיווך:
| סטטוס ברירת מחדל | דוגמה לשם אצל מתווך | מה קורה בשלב הזה |
|---|---|---|
| בחימום AI | בחימום AI | הבוט עונה ושואל שאלות סינון |
| לא מוגדר | פנייה חדשה | פנייה שעוד לא נבדקה |
| בשל למכירה | סיור נקבע | ליד מתאים עם מועד ביומן |
| פולו-אפ | אחרי סיור | מחכים לתשובה או למשא ומתן |
| לקוח | עסקה נסגרה | נחתם הסכם |
| אבוד | לא רלוונטי כרגע | לא מתאים לנכס, נשמר עם תגית |
המעבר בין סטטוסים נעשה בגרירה בלוח או ישר מתוך השיחה. תגיות כמו "קנייה", "שכירות" או שם שכונה עוזרות למצוא אחר כך את מי שמחפש בדיוק את הנכס החדש שנכנס. להרחבה על ניהול הצינור עצמו, קראו את המדריך ל-CRM לוואטסאפ.
מה חשוב לזכור בהקשר הישראלי?
לפי סעיף 9 לחוק המתווכים במקרקעין, מתווך לא יהיה זכאי לדמי תיווך אלא אם הלקוח חתם על הזמנה בכתב, וסעיף 14 מוסיף תנאים כמו רישיון בתוקף. שיחה עם בוט בוואטסאפ היא לא תחליף להזמנה חתומה. דרך פשוטה לא לשכוח: להוסיף למשימת ההכנה שלפני כל סיור בדיקה שההזמנה נחתמה. זה לא ייעוץ משפטי, ובכל שאלה על ניסוח ההזמנה כדאי לפנות לעורך דין.
ועוד נקודה: ב-TaskMe אין שליחה המונית. כשנכנס נכס חדש, פונים ללקוחות מתאימים אחד אחד, ומחוץ לחלון 24 השעות רק דרך תבנית מאושרת. את העלויות אפשר לבדוק בעמוד החבילות והמחירים.
שאלות נפוצות
האם הבוט יכול לקבוע סיור לבד?
את קביעת המועד עושה אוטומציה בשם "בקשה לקביעת תור", שרושמת את הסיור ביומן Google לפי מה שהלקוח כתב. אם המועד לא ברור, נוצרת משימה לצוות לתאם ידנית.
מה קורה אם הבוט נשאל על נכס שכבר נמכר?
הבוט עונה לפי המידע שנתתם לו, ולכן חשוב להוציא נכס שנמכר מהמידע באותו יום. כדאי גם להפעיל את "אימות לפני התחייבות", כדי שהבוט לא יבטיח זמינות בלי בדיקה.
האם אפשר להעלות לבוט רשימת נכסים באקסל?
כן. אפשר להעלות מסמכים בפורמט XLSX או CSV עד 2.5MB, לצד סריקת האתר וכרטיסי ידע. מספר המסמכים המותר תלוי בחבילה.
האם תזכורת לפני סיור עולה כסף?
כל הפעלת אוטומציה עולה קרידיט אחד מהחבילה. אם הלקוח לא כתב לכם ב-24 השעות האחרונות, התזכורת נשלחת כתבנית מאושרת, ו-Meta גובה עליה לפי התמחור שלה.
האם שיחה בוואטסאפ מחליפה הזמנה בכתב?
לא כדאי להסתמך על זה. חוק המתווכים במקרקעין מתנה את דמי התיווך בהזמנה בכתב שהלקוח חתם עליה. בכל שאלה על ניסוח ההזמנה, פנו לעורך דין.
מקורות
- gov.il: דיני מתווכים במקרקעין, חלק ראשון – חקיקה (כולל חוק המתווכים במקרקעין, סעיפים 9 ו-14)
- Meta for Developers: תמחור WhatsApp Business Platform
