התחלה
מסכי העבודה
הגדרות וחיבורים
חשבון
חשוב להכיר

מושגי יסוד

כמה מושגים חוזרים בכל מסך במערכת: מי עונה ללקוח, הבוט או הצוות; כמה פעולות אוטומטיות נשארו החודש; מתי מותר לכתוב ללקוח לפי הכללים של Meta; ובאיזה שלב נמצא כל ליד. כדאי לקרוא את העמוד הזה פעם אחת, ואז כל שאר המדריכים יהיו מובנים הרבה יותר.

איך הכל מתחבר

לא משנה מאיזה ערוץ הלקוח הגיע, כל פנייה עוברת באותה דרך. ארבעה שלבים, ומאחורי כל אחד מהם עומד אחד המושגים שבעמוד הזה:

לקוח כותב

בוואטסאפ, באינסטגרם, במסנג׳ר או במייל. זה הערוץ.

מישהו עונה

הבוט או נציג מהצוות, לפי המתג של השיחה.

מסמנים שלב

סטטוס שמראה איפה הליד עומד.

הופך ללקוח

נשמר במסך לקוחות, עם פתקים ותזכורות.

ערוצים: מאיפה לקוחות כותבים

ערוץ הוא מקום שממנו לקוחות כותבים לעסק. מחברים כל ערוץ פעם אחת בהגדרות › אינטגרציות, ומאז ההודעות נכנסות למערכת לבד. בתפריט הצד, תחת ניהול לידים, יש מסך נפרד לכל ערוץ.

ערוץמה נכנס למערכתהבוט עונה?
וואטסאפהודעות למספר הוואטסאפ העסקי שחיברתם דרך Meta. אפשר לחבר מספר אחד בכל פעם.כן
אינסטגרםהודעות ישירות לחשבון האינסטגרם העסקי.כן
מסנג׳רהודעות לעמוד הפייסבוק של העסק.כן
ג׳ימיילמיילים לתיבת Gmail של העסק, בתיבה משותפת לצוות.לא, עונים בעצמכם

ומה זה "שירות לקוחות"? זה לא ערוץ נוסף, אלא מסך שמרכז פניות שירות מכל הערוצים. שיחה מגיעה אליו כשלוחצים בה על העבר לטיפול שירות לקוחות, וכשמסיימים לוחצים סיום טיפול.

איך מחברים כל ערוץ: וואטסאפ, אינסטגרם, מסנג׳ר וג׳ימייל.

ליד או לקוח

שני מושגים שקל לבלבל ביניהם:

ליד

כל מי שכתב לעסק באחד הערוצים. השיחה שלו נפתחת לבד עם ההודעה הראשונה ומופיעה במסך של הערוץ. שם עונים לו, בוחרים לו סטטוס ומשייכים נציג אחראי.

לקוח (CRM)

ליד ששמרתם כלקוח קבוע של העסק. הוא מופיע במסך לקוחות, עם כרטיס לקוח, פתקים ותזכורות. מוסיפים לקוח מתוך השיחה בכפתור הוסף ללקוחות (CRM), ידנית בכפתור לקוח חדש, או בייבוא מקובץ Excel או מאנשי הקשר בוואטסאפ.

שימו לב: יש גם סטטוס בשם לקוח. הוא רק מסמן שלב במכירה, למשל שסגרתם עסקה, ולא מוסיף את האדם למסך לקוחות. לשם מגיעים רק דרך הוסף ללקוחות (CRM), לקוח חדש או ייבוא. עוד על מסך לקוחות.

בוט AI או נציג אנושי

בראש כל שיחה, ליד שם הלקוח, יש מתג עם שני מצבים:

  • AI (ירוק): הבוט עונה ללקוח לבד, לפי מה שלימדתם אותו. ההודעות שלו מופיעות בבועה כחולה, ולידן כתוב (AI).
  • אנושי (אפור כהה): הבוט שותק בשיחה הזו, ורק הצוות עונה. ההודעות של הצוות מופיעות בבועה ירוקה עם שם הנציג.

המתג שייך לשיחה אחת בלבד. כשמעבירים לקוח אחד לאנושי, הבוט ממשיך לענות לכל שאר הלקוחות כרגיל. אפשר להחזיר לAI בכל רגע.

מה קורה בשיחה חדשה

כשלקוח חדש כותב בפעם הראשונה, השיחה נפתחת במצב שבחרתם מראש. בוחרים אותו בהגדרות › בינה מלאכותית › הגדרות מהירות, בחלק הפעלה אוטומטית:

נציג אנושי תחילה

ברירת המחדל. שיחה חדשה נפתחת במצב אנושי, והבוט לא עונה עד שמעבירים אותה ל-AI. מתאים למי שרוצה לענות בעצמו לכל פנייה ראשונה.

בוט AI אוטומטי

שיחה חדשה נפתחת במצב AI, והבוט עונה כבר להודעה הראשונה, בלי לחכות לנציג. מתאים למי שרוצה מענה מיידי גם בערב ובסוף שבוע.

במסך יש שתי בחירות כאלה: טיפול ראשוני בליד חדש וטיפול ראשוני בשירות לקוחות. כדי שהבוט יענה מיד לכל פנייה חדשה, בוחרים בוט AI אוטומטי בשתיהן ולוחצים שמור.

בתקופת הניסיון אי אפשר לבחור בוט AI אוטומטי. האפשרות נפתחת בשדרוג לחבילה בתשלום. בינתיים אפשר ללמד את הבוט ולבדוק אותו בשיחת הדגמה, וזה לא עולה קרידיטים.

מתי הבוט לא עונה, גם כשהמתג על AI

  • אוטומציה ענתה: כשהודעה של לקוח מפעילה אוטומציה, האוטומציה מטפלת בה, והבוט לא מוסיף תשובה משלו לאותה הודעה.
  • נגמרו הקרידיטים: עד האיפוס הבא הבוט לא עונה. הסבר על קרידיטים.
  • הלקוח ביקש נציג: למשל "אפשר לדבר עם נציג?". הבוט כותב ללקוח שהפנייה הועברה לצוות, מעביר את השיחה לאנושי ופותח לצוות תזכורת לחזור אליו. זה לא עולה קרידיט. את התזכורת אפשר לכבות בהגדרות המהירות, במתג משימה אוטומטית בבקשת נציג.
  • נציג נכנס באמצע: אם העברתם לאנושי בזמן שהבוט עוד ניסח תשובה, התשובה שלו לא נשלחת.

קרידיטים

קרידיטים הם הדלק של הפעולות האוטומטיות. קרידיט אחד = פעולה אוטומטית אחת במערכת: הודעת AI, הפעלת אוטומציה או כל פעולה אוטומטית אחרת. כל מה שהצוות עושה בעצמו לא עולה קרידיטים.

פעולהכמה עולה
הבוט עונה ללקוח (כל תשובה)קרידיט 1
אוטומציה מופעלת (כל הפעלה, גם אם יש בה כמה שלבים)קרידיט 1
נציג כותב הודעה, שולח קובץ או תבניתחינם
הבוט מעביר לנציג כי הלקוח ביקשחינם
שיחת הדגמה עם הבוט בהגדרותחינם

כמה קרידיטים יש בכל חבילה

חבילהקרידיטים
ניסיון (5 ימים)50
Business2,000 בחודש
Premium5,000 בחודש
  • הקרידיטים שייכים לחשבון כולו ומשותפים לכל הצוות.
  • הם מתאפסים פעם בחודש, ביום החיוב. קרידיטים שלא נוצלו לא עוברים לחודש הבא.
  • את תאריך האיפוס רואים במסך המנוי שלי, בשורה "הקרידיטים מתאפסים ב-…".

מד הקרידיטים

בעל החשבון רואה בראש המסך מד קטן בשם קרידיטים, עם מספר כמו 1240/2000: כמה נוצלו החודש מתוך כמה. בטלפון המד נמצא בתפריט הצד. הצבע של הפס מראה כמה נוצל:

ירוק: עד 70% כתום: מעל 70% אדום: מעל 90%

אנשי הצוות (מנהלים ומשתמשים) לא רואים את המד.

כשהקרידיטים נגמרים, הבוט מפסיק לענות והאוטומציות לא רצות עד האיפוס הבא. ההודעות ממשיכות להיכנס, והצוות יכול לענות בעצמו כרגיל. אם זה קורה הרבה, כדאי לעבור לחבילה גדולה יותר. המנוי שלי וקרידיטים.

חלון 24 השעות של Meta

Meta, החברה שמאחורי וואטסאפ, אינסטגרם ופייסבוק, קבעה כלל נגד ספאם: עסק יכול לשלוח ללקוח הודעה חופשית רק בתוך 24 שעות מההודעה האחרונה של הלקוח. כל פעם שהלקוח כותב שוב, השעון מתחיל מחדש.

  1. הלקוח כותב

    נפתח חלון של 24 שעות. אפשר לכתוב לו חופשי, והבוט יכול לענות.

  2. עוברות 24 שעות בלי הודעה ממנו

    החלון נסגר, והודעה רגילה כבר לא נשלחת.

  3. הלקוח כותב שוב

    נפתח חלון חדש של 24 שעות, וממשיכים כרגיל.

מה עושים כשהחלון סגור

ערוץמה אפשר לשלוח
וואטסאפרק תבנית מאושרת של Meta. בשיחה לוחצים על כפתור + שליד תיבת הכתיבה ובוחרים מהרשימה תבניות מאושרות. כשהלקוח עונה, החלון נפתח שוב.
אינסטגרם ומסנג׳ראין תבניות. מחכים שהלקוח יכתוב שוב.

אם מנסים לשלוח הודעה רגילה בוואטסאפ אחרי שהחלון נסגר, מופיעה ההודעה "חלון 24 השעות של WhatsApp נסגר. ניתן לשלוח רק תבנית מאושרת עד שהלקוח ישלח הודעה חדשה.", וכפתור ה-+ נצבע בכתום ומהבהב. גם ללקוח שעוד לא כתב לכם בוואטסאפ אפשר לשלוח רק תבנית מאושרת. באינסטגרם ובמסנג׳ר מופיעה הודעה שחלון המענה של Meta נסגר.

איך מכינים תבנית מאושרת לוואטסאפ

  1. כותבים הודעה שמורה

    בהגדרות › הגדרות מערכת, באזור הודעות מותאמות אישית, כותבים שם קיצור ותוכן ולוחצים שמור תבנית.

  2. שולחים לאישור

    ליד ההודעה בוחרים סוג, בדרך כלל שירותית (UTILITY), ולוחצים שלח לאישור מטא. הכפתור מופיע רק כשוואטסאפ מחובר.

  3. מחכים לאישור

    האישור לוקח עד 24 שעות. הסטטוס מתחלף מממתין לאישור לאושר.

  4. שולחים מהשיחה

    מעכשיו התבנית מופיעה בכפתור + שבשיחה, תחת תבניות מאושרות.

טיפ: כדאי להכין מראש תבנית אחת או שתיים לשימוש נפוץ, כמו תזכורת לתור או "חזרנו אליך". כך אפשר לחזור ללקוח גם אחרי יום-יומיים בלי לחכות לאישור. גם באוטומציה של תזכורת לפגישה ביומן בוחרים תבנית מאושרת, בשביל לקוחות שלא כתבו ב-24 השעות האחרונות. עוד על הודעות מותאמות ותבניות.

סטטוסים (תגים)

סטטוס הוא השלב שבו נמצא הליד: עוד מתעניין, מוכן לקנות, צריך מעקב וכן הלאה. בוחרים אותו בשיחה עצמה, בפאנל הפרטים שבצד, תחת סטטוס (תגים). לכל שיחה יש סטטוס אחד, או לא מוגדר. אלה הסטטוסים שמגיעים עם המערכת:

סטטוסמתי משתמשים
בחימום AIליד שעוד בשיחה ראשונית, למשל עם הבוט. זה סטטוס קבוע של המערכת, ואי אפשר למחוק אותו.
בשל למכירההליד מוכן. זה הזמן שנציג ייכנס ויסגור.
פולו-אפצריך לחזור אליו בהמשך. כדאי להוסיף גם תזכורת.
לקוחסגרתם עסקה.
אבודהליד לא רלוונטי כרגע.
שירות לקוחותשיחה שהועברה לטיפול שירות. לא בוחרים אותו מהרשימה: לוחצים העבר לטיפול שירות לקוחות, והשיחה עוברת למסך שירות לקוחות.

איפה הסטטוסים עוזרים

  • במסך לקוחות כל סטטוס הוא עמודה בלוח, וגוררים כרטיס מעמודה לעמודה.
  • ברשימת השיחות אפשר לסנן לפי סטטוס.
  • באוטומציה אפשר להפעיל רק על סטטוס מסוים, בסינון תנאים.
  • במסנג׳ר הסטטוס מסונכרן גם כתווית בפייסבוק. בוואטסאפ ובאינסטגרם הוא נשמר רק במערכת.

עריכת הסטטוסים

בהגדרות › הגדרות מערכת, באזור ניהול סטטוסים (תגים), אפשר להוסיף סטטוס עם צבע משלו (הוסף סטטוס), לשנות שם, למחוק ולגרור כדי לשנות את הסדר. אפשר להחזיק עד 6 סטטוסים לשלבי המכירה, לא כולל בחימום AI ושירות לקוחות. ארבעת הסטטוסים שמגיעים עם המערכת נכללים בספירה, אז כדי להוסיף יותר משניים מוחקים או משנים סטטוס קיים. איך עורכים סטטוסים.

ומה זו "טמפרטורה"? בכרטיס הלקוח מופיע גם שדה טמפרטורה: קר, חמים או חם. זה סימון כללי לתצוגה בלבד. את השלב בפועל מנהלים עם הסטטוס.

תפקידים בצוות

בחבילת Premium אפשר להוסיף אנשי צוות, כל אחד עם כניסה משלו: 4 משתמשים, אתם ועוד 3. ב-Business עובד רק בעל החשבון. מוסיפים משתמשים בהגדרות › ניהול משתמשים.

תפקידמה אפשר
בעליםבעל החשבון. גישה מלאה לכל המסכים, רואה את מד הקרידיטים, והיחיד שיכול להגדיר משתמש כמנהל צוות.
מנהלמנהל צוות. יכול לנהל משתמשים אחרים ולערוך הרשאות, וגם לחבר ולנתק את ג׳ימייל. רואה רק את המסכים שקיבל הרשאה אליהם.
משתמשנציג. רואה רק את מסכי העבודה שהוקצו לו, למשל וואטסאפ ותזכורות.

בכל שיחה אפשר לבחור נציג אחראי, כדי שכולם יידעו מי מטפל בלקוח. משתמשים והרשאות.

שאלות נפוצות

בודקים לפי הסדר:

  • המתג בראש השיחה על AI? אם הוא על אנושי, הבוט שותק.
  • שיחה חדשה נפתחת במצב אנושי כשבהגדרות נבחר נציג אנושי תחילה.
  • נשארו קרידיטים החודש? מסתכלים על המד בראש המסך.
  • אוטומציה ענתה על ההודעה? אז הבוט לא מוסיף תשובה משלו.
  • הלקוח ביקש נציג? הבוט העביר את השיחה לאנושי.

כנראה עברו יותר מ-24 שעות מההודעה האחרונה שלו, וחלון המענה של Meta נסגר. שולחים תבנית מאושרת מכפתור +, וכשהלקוח עונה אפשר לכתוב חופשי שוב.

לא. קרידיטים יורדים רק על פעולות אוטומטיות: תשובה של הבוט והפעלה של אוטומציה.

הם לא עוברים לחודש הבא. ביום החיוב המונה מתחיל מ-0, עם המכסה המלאה של החבילה.

הסטטוס רק מסמן שלב במכירה. כדי לשמור את האדם במסך לקוחות, לוחצים בשיחה על הוסף ללקוחות (CRM).

להמשך קריאה

ללמד את הבוט, לבדוק אותו ולקבוע מתי הוא עונה.

חבילות, תשלום ומעקב אחרי הקרידיטים.

המסך שבו עונים ללקוחות, כולל תבניות מאושרות.

כרטיסי לקוח, לוח סטטוסים וייבוא.

סטטוסים, הודעות מותאמות ותבניות.

הוספת אנשי צוות ובחירת מסכים לכל אחד.

בעמוד הזה
    צריכים עזרה?לא מצאתם תשובה? פתחו פנייה לתמיכה מתוך המערכת.