מחברים פעם אחת, בכמה לחיצות, וכל פנייה מכל ערוץ נכנסת ל-TaskMe: לבוט, ל-CRM ולאוטומציות.
כמה מושגים חוזרים בכל מסך במערכת: מי עונה ללקוח, הבוט או הצוות; כמה פעולות אוטומטיות נשארו החודש; מתי מותר לכתוב ללקוח לפי הכללים של Meta; ובאיזה שלב נמצא כל ליד. כדאי לקרוא את העמוד הזה פעם אחת, ואז כל שאר המדריכים יהיו מובנים הרבה יותר.
לא משנה מאיזה ערוץ הלקוח הגיע, כל פנייה עוברת באותה דרך. ארבעה שלבים, ומאחורי כל אחד מהם עומד אחד המושגים שבעמוד הזה:
בוואטסאפ, באינסטגרם, במסנג׳ר או במייל. זה הערוץ.
הבוט או נציג מהצוות, לפי המתג של השיחה.
סטטוס שמראה איפה הליד עומד.
נשמר במסך לקוחות, עם פתקים ותזכורות.
ערוץ הוא מקום שממנו לקוחות כותבים לעסק. מחברים כל ערוץ פעם אחת בהגדרות › אינטגרציות, ומאז ההודעות נכנסות למערכת לבד. בתפריט הצד, תחת ניהול לידים, יש מסך נפרד לכל ערוץ.
| ערוץ | מה נכנס למערכת | הבוט עונה? |
|---|---|---|
| וואטסאפ | הודעות למספר הוואטסאפ העסקי שחיברתם דרך Meta. אפשר לחבר מספר אחד בכל פעם. | כן |
| אינסטגרם | הודעות ישירות לחשבון האינסטגרם העסקי. | כן |
| מסנג׳ר | הודעות לעמוד הפייסבוק של העסק. | כן |
| ג׳ימייל | מיילים לתיבת Gmail של העסק, בתיבה משותפת לצוות. | לא, עונים בעצמכם |
ומה זה "שירות לקוחות"? זה לא ערוץ נוסף, אלא מסך שמרכז פניות שירות מכל הערוצים. שיחה מגיעה אליו כשלוחצים בה על העבר לטיפול שירות לקוחות, וכשמסיימים לוחצים סיום טיפול.
שני מושגים שקל לבלבל ביניהם:
כל מי שכתב לעסק באחד הערוצים. השיחה שלו נפתחת לבד עם ההודעה הראשונה ומופיעה במסך של הערוץ. שם עונים לו, בוחרים לו סטטוס ומשייכים נציג אחראי.
ליד ששמרתם כלקוח קבוע של העסק. הוא מופיע במסך לקוחות, עם כרטיס לקוח, פתקים ותזכורות. מוסיפים לקוח מתוך השיחה בכפתור הוסף ללקוחות (CRM), ידנית בכפתור לקוח חדש, או בייבוא מקובץ Excel או מאנשי הקשר בוואטסאפ.
שימו לב: יש גם סטטוס בשם לקוח. הוא רק מסמן שלב במכירה, למשל שסגרתם עסקה, ולא מוסיף את האדם למסך לקוחות. לשם מגיעים רק דרך הוסף ללקוחות (CRM), לקוח חדש או ייבוא. עוד על מסך לקוחות.
בראש כל שיחה, ליד שם הלקוח, יש מתג עם שני מצבים:
המתג שייך לשיחה אחת בלבד. כשמעבירים לקוח אחד לאנושי, הבוט ממשיך לענות לכל שאר הלקוחות כרגיל. אפשר להחזיר לAI בכל רגע.
המתג משנה רק את השיחה שבה לוחצים. בשאר השיחות הבוט ממשיך לענות.
כשלקוח חדש כותב בפעם הראשונה, השיחה נפתחת במצב שבחרתם מראש. בוחרים אותו בהגדרות › בינה מלאכותית › הגדרות מהירות, בחלק הפעלה אוטומטית:
ברירת המחדל. שיחה חדשה נפתחת במצב אנושי, והבוט לא עונה עד שמעבירים אותה ל-AI. מתאים למי שרוצה לענות בעצמו לכל פנייה ראשונה.
שיחה חדשה נפתחת במצב AI, והבוט עונה כבר להודעה הראשונה, בלי לחכות לנציג. מתאים למי שרוצה מענה מיידי גם בערב ובסוף שבוע.
במסך יש שתי בחירות כאלה: טיפול ראשוני בליד חדש וטיפול ראשוני בשירות לקוחות. כדי שהבוט יענה מיד לכל פנייה חדשה, בוחרים בוט AI אוטומטי בשתיהן ולוחצים שמור.
בתקופת הניסיון אי אפשר לבחור בוט AI אוטומטי. האפשרות נפתחת בשדרוג לחבילה בתשלום. בינתיים אפשר ללמד את הבוט ולבדוק אותו בשיחת הדגמה, וזה לא עולה קרידיטים.
קרידיטים הם הדלק של הפעולות האוטומטיות. קרידיט אחד = פעולה אוטומטית אחת במערכת: הודעת AI, הפעלת אוטומציה או כל פעולה אוטומטית אחרת. כל מה שהצוות עושה בעצמו לא עולה קרידיטים.
| פעולה | כמה עולה |
|---|---|
| הבוט עונה ללקוח (כל תשובה) | קרידיט 1 |
| אוטומציה מופעלת (כל הפעלה, גם אם יש בה כמה שלבים) | קרידיט 1 |
| נציג כותב הודעה, שולח קובץ או תבנית | חינם |
| הבוט מעביר לנציג כי הלקוח ביקש | חינם |
| שיחת הדגמה עם הבוט בהגדרות | חינם |
| חבילה | קרידיטים |
|---|---|
| ניסיון (5 ימים) | 50 |
| Business | 2,000 בחודש |
| Premium | 5,000 בחודש |
בעל החשבון רואה בראש המסך מד קטן בשם קרידיטים, עם מספר כמו 1240/2000: כמה נוצלו החודש מתוך כמה. בטלפון המד נמצא בתפריט הצד. הצבע של הפס מראה כמה נוצל:
ירוק: עד 70% כתום: מעל 70% אדום: מעל 90%
אנשי הצוות (מנהלים ומשתמשים) לא רואים את המד.
כשהקרידיטים נגמרים, הבוט מפסיק לענות והאוטומציות לא רצות עד האיפוס הבא. ההודעות ממשיכות להיכנס, והצוות יכול לענות בעצמו כרגיל. אם זה קורה הרבה, כדאי לעבור לחבילה גדולה יותר. המנוי שלי וקרידיטים.
Meta, החברה שמאחורי וואטסאפ, אינסטגרם ופייסבוק, קבעה כלל נגד ספאם: עסק יכול לשלוח ללקוח הודעה חופשית רק בתוך 24 שעות מההודעה האחרונה של הלקוח. כל פעם שהלקוח כותב שוב, השעון מתחיל מחדש.
נפתח חלון של 24 שעות. אפשר לכתוב לו חופשי, והבוט יכול לענות.
החלון נסגר, והודעה רגילה כבר לא נשלחת.
נפתח חלון חדש של 24 שעות, וממשיכים כרגיל.
| ערוץ | מה אפשר לשלוח |
|---|---|
| וואטסאפ | רק תבנית מאושרת של Meta. בשיחה לוחצים על כפתור + שליד תיבת הכתיבה ובוחרים מהרשימה תבניות מאושרות. כשהלקוח עונה, החלון נפתח שוב. |
| אינסטגרם ומסנג׳ר | אין תבניות. מחכים שהלקוח יכתוב שוב. |
אם מנסים לשלוח הודעה רגילה בוואטסאפ אחרי שהחלון נסגר, מופיעה ההודעה "חלון 24 השעות של WhatsApp נסגר. ניתן לשלוח רק תבנית מאושרת עד שהלקוח ישלח הודעה חדשה.", וכפתור ה-+ נצבע בכתום ומהבהב. גם ללקוח שעוד לא כתב לכם בוואטסאפ אפשר לשלוח רק תבנית מאושרת. באינסטגרם ובמסנג׳ר מופיעה הודעה שחלון המענה של Meta נסגר.
בהגדרות › הגדרות מערכת, באזור הודעות מותאמות אישית, כותבים שם קיצור ותוכן ולוחצים שמור תבנית.
ליד ההודעה בוחרים סוג, בדרך כלל שירותית (UTILITY), ולוחצים שלח לאישור מטא. הכפתור מופיע רק כשוואטסאפ מחובר.
האישור לוקח עד 24 שעות. הסטטוס מתחלף מממתין לאישור לאושר.
מעכשיו התבנית מופיעה בכפתור + שבשיחה, תחת תבניות מאושרות.
טיפ: כדאי להכין מראש תבנית אחת או שתיים לשימוש נפוץ, כמו תזכורת לתור או "חזרנו אליך". כך אפשר לחזור ללקוח גם אחרי יום-יומיים בלי לחכות לאישור. גם באוטומציה של תזכורת לפגישה ביומן בוחרים תבנית מאושרת, בשביל לקוחות שלא כתבו ב-24 השעות האחרונות. עוד על הודעות מותאמות ותבניות.
סטטוס הוא השלב שבו נמצא הליד: עוד מתעניין, מוכן לקנות, צריך מעקב וכן הלאה. בוחרים אותו בשיחה עצמה, בפאנל הפרטים שבצד, תחת סטטוס (תגים). לכל שיחה יש סטטוס אחד, או לא מוגדר. אלה הסטטוסים שמגיעים עם המערכת:
| סטטוס | מתי משתמשים |
|---|---|
| בחימום AI | ליד שעוד בשיחה ראשונית, למשל עם הבוט. זה סטטוס קבוע של המערכת, ואי אפשר למחוק אותו. |
| בשל למכירה | הליד מוכן. זה הזמן שנציג ייכנס ויסגור. |
| פולו-אפ | צריך לחזור אליו בהמשך. כדאי להוסיף גם תזכורת. |
| לקוח | סגרתם עסקה. |
| אבוד | הליד לא רלוונטי כרגע. |
| שירות לקוחות | שיחה שהועברה לטיפול שירות. לא בוחרים אותו מהרשימה: לוחצים העבר לטיפול שירות לקוחות, והשיחה עוברת למסך שירות לקוחות. |
בהגדרות › הגדרות מערכת, באזור ניהול סטטוסים (תגים), אפשר להוסיף סטטוס עם צבע משלו (הוסף סטטוס), לשנות שם, למחוק ולגרור כדי לשנות את הסדר. אפשר להחזיק עד 6 סטטוסים לשלבי המכירה, לא כולל בחימום AI ושירות לקוחות. ארבעת הסטטוסים שמגיעים עם המערכת נכללים בספירה, אז כדי להוסיף יותר משניים מוחקים או משנים סטטוס קיים. איך עורכים סטטוסים.
ומה זו "טמפרטורה"? בכרטיס הלקוח מופיע גם שדה טמפרטורה: קר, חמים או חם. זה סימון כללי לתצוגה בלבד. את השלב בפועל מנהלים עם הסטטוס.
בחבילת Premium אפשר להוסיף אנשי צוות, כל אחד עם כניסה משלו: 4 משתמשים, אתם ועוד 3. ב-Business עובד רק בעל החשבון. מוסיפים משתמשים בהגדרות › ניהול משתמשים.
| תפקיד | מה אפשר |
|---|---|
| בעלים | בעל החשבון. גישה מלאה לכל המסכים, רואה את מד הקרידיטים, והיחיד שיכול להגדיר משתמש כמנהל צוות. |
| מנהל | מנהל צוות. יכול לנהל משתמשים אחרים ולערוך הרשאות, וגם לחבר ולנתק את ג׳ימייל. רואה רק את המסכים שקיבל הרשאה אליהם. |
| משתמש | נציג. רואה רק את מסכי העבודה שהוקצו לו, למשל וואטסאפ ותזכורות. |
בכל שיחה אפשר לבחור נציג אחראי, כדי שכולם יידעו מי מטפל בלקוח. משתמשים והרשאות.
בודקים לפי הסדר:
כנראה עברו יותר מ-24 שעות מההודעה האחרונה שלו, וחלון המענה של Meta נסגר. שולחים תבנית מאושרת מכפתור +, וכשהלקוח עונה אפשר לכתוב חופשי שוב.
לא. קרידיטים יורדים רק על פעולות אוטומטיות: תשובה של הבוט והפעלה של אוטומציה.
הם לא עוברים לחודש הבא. ביום החיוב המונה מתחיל מ-0, עם המכסה המלאה של החבילה.
הסטטוס רק מסמן שלב במכירה. כדי לשמור את האדם במסך לקוחות, לוחצים בשיחה על הוסף ללקוחות (CRM).
ללמד את הבוט, לבדוק אותו ולקבוע מתי הוא עונה.
חבילות, תשלום ומעקב אחרי הקרידיטים.
המסך שבו עונים ללקוחות, כולל תבניות מאושרות.
כרטיסי לקוח, לוח סטטוסים וייבוא.
סטטוסים, הודעות מותאמות ותבניות.
הוספת אנשי צוות ובחירת מסכים לכל אחד.