מחברים פעם אחת, בכמה לחיצות, וכל פנייה מכל ערוץ נכנסת ל-TaskMe: לבוט, ל-CRM ולאוטומציות.
המסך הראשון שרואים אחרי הכניסה ל-TaskMe. במבט אחד רואים כמה פניות נכנסו ומאיזה ערוץ, איך הלידים מתקדמים, אם החיבורים תקינים, ובעיקר: מה מחכה לטיפול שלכם עכשיו.
לא צריך להגדיר בלוח הבקרה כלום: הוא מתמלא לבד מהשיחות בוואטסאפ, באינסטגרם ובמסנג׳ר, מהתזכורות, מהיומן ומהג׳ימייל שחיברתם. מגיעים אליו מהתפריט בלחיצה על לוח בקרה. אלה החלקים שלו, ולחיצה על כרטיס מקפיצה להסבר המלא:
יום, שבוע, חודש או תאריכים משלכם. המדדים והגרפים מתעדכנים לפיה.
חמישה כרטיסים: לידים, המרה, שירות לקוחות, לידים חמים ועסקאות שנסגרו.
איך השיחות מתחלקות לפי סטטוס, וכמה פניות חדשות נכנסו מכל ערוץ.
תג שמראה אם וואטסאפ מחובר, והתראה על כל חיבור שנפל.
רשימה אחת של כל מה שמחכה לכם עכשיו, מכל הערוצים והחיבורים.
איך לעבוד עם המסך כל בוקר, כל שבוע וכל חודש.
מה נחשב ליד? כל שיחה שנפתחה בוואטסאפ, באינסטגרם או במסנג׳ר. לכן במסך הזה "לידים" ו"פניות" הם בעצם שיחות.
בראש המסך יש ארבעה כפתורים: יום, שבוע, חודש ומותאם. הכפתור הירוק הוא התקופה שמוצגת עכשיו. בכל כניסה למסך מסומן שבוע.
לוחצים על כפתור, והמדדים והגרף של הפניות החדשות מתעדכנים מיד. מתחת לכותרת מדדי ביצועים כתוב איזו תקופה מוצגת, למשל 7 ימים אחרונים.
| כפתור | מה נכלל | הגרף מקובץ |
|---|---|---|
| יום | היום, מחצות עד עכשיו | לפי שעה |
| שבוע | 7 ימים, כולל היום | לפי יום |
| חודש | 30 יום, כולל היום | לפי יום |
| מותאם | הטווח שבחרתם | לפי אורך הטווח |
במותאם הגרף מקובץ לפי אורך הטווח: עד יומיים לפי שעה, עד 45 יום לפי יום, עד חצי שנה לפי שבוע, ומעבר לזה לפי חודש. מתחת לכותרת הגרף כתוב איך הוא מקובץ, למשל מקובץ לפי שבוע.
נפתח חלון קטן עם שני שדות תאריך.
אפשר לבחור עד היום, לא תאריך עתידי. עד שבוחרים את שני התאריכים, הגרף נשאר ריק.
אין כפתור אישור. בכותרת הגרף יופיע טווח התאריכים שבחרתם. כדי לשנות אותו, לוחצים שוב על מותאם.
שימו לב: התקופה משפיעה רק על המדדים ועל הגרפים. הרשימה פעולות נדרשות תמיד מראה את מה שפתוח עכשיו, בלי קשר לתקופה שבחרתם.
חמישה כרטיסים צבעוניים. בכל כרטיס יש מספר גדול, ומתחתיו שורה קטנה שמוסיפה פרט.
| כרטיס | המספר הגדול | השורה הקטנה |
|---|---|---|
| סה״כ לידים | כל השיחות שנפתחו אי פעם בערוצים שלכם. לא משתנה לפי התקופה. | מתוכם X בתקופה זו: שיחות חדשות שהתחילו בתקופה שבחרתם. |
| שיעור המרה | כמה אחוז מהשיחות שהיו פעילות בתקופה נסגרו כעסקה. | X מתוך Y: כמה שיחות נסגרו, מתוך כמה שיחות שהיו פעילות. |
| שירות לקוחות | כמה שיחות נמצאות בשירות לקוחות ברגע זה. לא משתנה לפי התקופה. | ייחודי לתקופה: שיחות בשירות לקוחות שהיו פעילות בתקופה. |
| ליד חם | שיחות שהיו פעילות בתקופה ועדיין יש בהן הודעות שלא נקראו. | הודעות שלא נפתחו בתקופה |
| לידים שנסגרו | שיחות שהיו פעילות בתקופה ומסומנות כלקוח: בסטטוס לקוח, או שהוספתם אותן בכפתור הוסף ללקוחות (CRM). | עסקאות מושלמות |
מה זו שיחה "פעילה בתקופה"? שיחה שההודעה האחרונה בה הייתה בתוך התקופה שבחרתם, גם אם השיחה עצמה התחילה קודם.
טיפ: כדי ששיעור ההמרה יהיה אמיתי, סמנו כל עסקה שנסגרה: משנים את הסטטוס של השיחה ללקוח, או לוחצים בשיחה על הוסף ללקוחות (CRM). עסקה שלא סומנה לא נספרת.
חברי צוות רואים במדדים ובגרפים רק את הערוצים שיש להם הרשאה אליהם.
עוגה שמראה איך מתחלקות השיחות שהיו פעילות בתקופה לפי הסטטוס שלהן, למשל בחימום AI, בשל למכירה, פולו-אפ ולקוח. מופיעים רק סטטוסים שיש בהם שיחות. מעבירים את העכבר על חלק בעוגה כדי לראות את המספר.
את השמות והצבעים של הסטטוסים משנים בהגדרות › הגדרות מערכת.
עמודות שמראות כמה שיחות חדשות נפתחו בכל שעה, יום, שבוע או חודש. כל עמודה צבועה לפי ערוץ: ירוק לוואטסאפ, סגול לאינסטגרם, כחול למסנג׳ר. מעל הגרף מופיע הסיכום של כל ערוץ.
ערוץ שלא מחובר, או שאין לכם הרשאה אליו, מופיע חיוור. מעבירים את העכבר על עמודה כדי לראות כמה פניות הגיעו מכל ערוץ ואת הסה״כ.
| ההודעה | מה היא אומרת |
|---|---|
| לא נפתחו פניות חדשות בתקופה זו | לא נכנסו שיחות חדשות בתקופה. אפשר לבחור תקופה ארוכה יותר. |
| חבר את ערוצי המסרים כדי לראות פניות חדשות | עוד לא חיברתם אף ערוץ. הכפתור לחיבור ערוצים מעביר להגדרות. |
| מוצג חלק מהנתונים בלבד | בחרתם טווח ענק עם הרבה מאוד שיחות. כדאי לבחור טווח קצר יותר. |
| שגיאה בטעינת הנתונים | משהו השתבש בטעינה. לוחצים נסה שוב. |
| אין הרשאה לצפייה בערוצים | למשתמש שלכם אין הרשאה לאף ערוץ. בעל החשבון יכול להוסיף אותה. |
בראש המסך יש תג שמראה אם וואטסאפ מחובר:
| התג | מה זה אומר ומה עושים |
|---|---|
| WhatsApp מחובר | הכל תקין. הודעות נכנסות ויוצאות. |
| WhatsApp צריך חיבור מחדש | מטא ביטלה את ההרשאה של החיבור, ולכן הודעות חדשות לא נכנסות. מחברים מחדש, מיד. |
| WhatsApp מנותק | וואטסאפ לא מחובר לחשבון. מחברים אותו בהגדרות › אינטגרציות. |
| WhatsApp בודק… | המסך בודק את החיבור. לוקח רגע. |
ומה עם אינסטגרם, מסנג׳ר, ג׳ימייל ויומן גוגל? אם החיבור של אחד מהם נפל, הוא קופץ לראש הרשימה פעולות נדרשות, בשורה אדומה עם התג החיבור נותק ובלשונית חיבורים. גם וואטסאפ מופיע שם כשהחיבור שלו נפל.
היא מעבירה ישר להגדרות › אינטגרציות.
בכרטיס כתוב צריך לחבר מחדש. בוואטסאפ, באינסטגרם ובמסנג׳ר הכפתור נקרא חבר מחדש.
מתחברים ומאשרים את ההרשאות שמתבקשות.
התג חוזר לWhatsApp מחובר והשורה האדומה נעלמת. אם היא עוד שם, לוחצים על כפתור הרענון של הרשימה.
חשוב: כל עוד החיבור נותק, הודעות חדשות מהערוץ לא נכנסות ל-TaskMe, והבוט לא יכול לענות עליהן. כשרואים שורה אדומה, מחברים מחדש לפני כל דבר אחר.
שורות של חיבורים מופיעות רק לבעל החשבון ולמי שיש לו הרשאה לאינטגרציות, כי רק הם יכולים לתקן. כל הפרטים על החיבורים נמצאים בעמוד חיבורים.
זה החלק הכי חשוב במסך: רשימה אחת של כל מה שמחכה לאדם עכשיו, מכל הערוצים והחיבורים. ליד הכותרת מופיע כמה פריטים יש בסך הכל. לחיצה על שורה מעבירה ישר למקום שבו מטפלים בה.
מתחת לכותרת יש לשוניות: הכל, ואחריה לשונית לכל קבוצה שיש לכם, למשל חיבורים, וואטסאפ, אינסטגרם, מסנג׳ר, שירות לקוחות, תזכורות, יומן וGmail. ליד כל לשונית מופיע כמה פריטים יש בה.
| התג בשורה | מה זה | מתי זה מופיע | לחיצה מובילה אל |
|---|---|---|---|
| ממתין לנציג | שיחה בוואטסאפ, אינסטגרם או מסנג׳ר | הבוט כבוי בשיחה, ויש בה הודעות שעוד לא נקראו | השיחה עצמה |
| ממתין בשירות | שיחה בשירות לקוחות | יש בה הודעות שלא נקראו, גם אם הבוט דולק | השיחה במסך שירות לקוחות |
| באיחור | תזכורת | תזכורת פתוחה שהמועד שלה כבר עבר | מסך התזכורות |
| היום | תזכורת | תזכורת פתוחה להיום. מופיעה כבר מהבוקר, עוד לפני השעה שלה | מסך התזכורות |
| פגישה / משימה | יומן גוגל | פגישות של היום שעוד לא הסתיימו, ומשימות של היום שלא סומנו כבוצעו | היומן, על היום ועל הפריט |
| לא נקראו | ג׳ימייל | שורה אחת בלבד: כמה מיילים לא נקראו בתיבה, וכמה מהם הגיעו היום | מסך ג׳ימייל |
| החיבור נותק | חיבור שנפל | ערוץ או חיבור שצריך לחבר מחדש | הגדרות › אינטגרציות |
למעלה תמיד חיבורים שנפלו. אחריהם הדחופים: שיחות שממתינות לנציג, שיחות בשירות ותזכורות באיחור. בסוף: תזכורות של היום, פגישות ומיילים. בכל רמה, מה שמחכה הכי הרבה זמן מופיע ראשון.
הרשימה מתעדכנת לבד כל דקה, ומיד כשנכנסת הודעה חדשה או כשתזכורת משתנה. ליד כפתור הרענון (החץ המעגלי) כתוב מתי היא עודכנה, למשל עודכן לפני 2 דקות.
כשאין מה לעשות מופיע הכל מטופל! ומתחתיו אין פעולות שדורשות טיפול כרגע. בלשונית ריקה כתוב אין פעולות בקבוצה זו.
חמש דקות ביום מול לוח הבקרה חוסכות הרבה פספוסים. ככה זה נראה:
אם יש שורה עם החיבור נותק, מחברים מחדש לפני כל דבר אחר.
עונים לשיחות שממתינות לנציג ומטפלים בתזכורות באיחור. כל פריט שמטפלים בו יורד מהרשימה.
התזכורות של היום והפגישות מהיומן כבר ברשימה מהבוקר. מציצים גם בשורה של ג׳ימייל.
חוזרים למסך מדי פעם. הוא מתעדכן לבד, אין צורך לרענן.
לוחצים שבוע ובודקים כמה פניות חדשות נכנסו, מאיזה ערוץ, ומה שיעור ההמרה. אפשר להשוות לשבוע הקודם עם מותאם.
לוחצים חודש ומסתכלים על הפילוח לפי סטטוס. אם הרבה שיחות תקועות בפולו-אפ, זה הזמן לחזור אליהן.
המטרה: לסיים כל יום עם הכל מטופל!
ברשימה מופיעות רק שיחות שהבוט כבוי בהן ויש בהן הודעות שלא נקראו. אם הבוט דולק בשיחה, הוא עונה בעצמו ולכן היא לא שם. גם שיחה שכבר נפתחה או שיחה בארכיון לא יופיעו. שיחה שהועברה לשירות לקוחות תופיע בלשונית שירות לקוחות.
לא. המספר הגדול הוא כל השיחות מאז ומעולם. מה שמשתנה לפי התקופה הוא השורה הקטנה מתחתיו: מתוכם X בתקופה זו. כך גם בכרטיס שירות לקוחות: המספר הגדול הוא כמה שיחות בשירות עכשיו.
עסקה נספרת רק כשהשיחה בסטטוס לקוח, או כשהוספתם אותה בכפתור הוסף ללקוחות (CRM). עסקאות שנסגרו בלי לסמן אותן לא נספרות.
מטא ביטלה את ההרשאה, והודעות חדשות לא נכנסות. לוחצים על השורה האדומה בפעולות נדרשות (או נכנסים להגדרות › אינטגרציות) ולוחצים חבר מחדש. אחרי החיבור התג חוזר למחובר.
אם כתוב חבר את ערוצי המסרים כדי לראות פניות חדשות, עוד לא חיברתם ערוץ: לוחצים לחיבור ערוצים. אם כתוב לא נפתחו פניות חדשות בתקופה זו, פשוט לא נכנסו שיחות חדשות בתקופה, ואפשר לנסות חודש. ואם בחרתם מותאם, צריך למלא גם מתאריך וגם עד תאריך.
כל אחד רואה רק את מה שיש לו הרשאה אליו: ערוצים, שירות לקוחות, תזכורות, יומן וג׳ימייל. שורות של חיבורים שנפלו מופיעות רק לבעל החשבון ולמי שיש לו הרשאה לאינטגרציות. היומן אישי: כל אחד רואה את הפגישות מהיומן שהוא חיבר. את ההרשאות משנים בהגדרות › ניהול משתמשים.
ג׳ימייל מקבל ברשימה שורה אחת בלבד, כדי לא להציף אותה. המספר שליד הלשונית Gmail סופר את כל המיילים שלא נקראו, ולכן גם הסיכום שליד הכותרת גדול ממספר השורות.
בדרך כלל זו תקלת רשת רגעית. לוחצים נסה שוב. אם זה חוזר, מרעננים את הדף, ואם זה לא עוזר פונים לתמיכה.
תיבת השיחות, המתג AI / אנושי ומענה ללקוחות.
איך מטפלים בשיחות שהועברו לשירות.
יוצרים תזכורות ורואים אותן בזמן.
מחברים את יומן גוגל ורואים את הפגישות.
מחברים ערוצים ומחברים מחדש כשצריך.
מי רואה מה בצוות שלכם.