התחלה
מסכי העבודה
הגדרות וחיבורים
חשבון
ניהול לידים

ג׳ימייל

תיבת המייל של העסק, בתוך TaskMe. מחברים פעם אחת את חשבון ה-Gmail של העסק, ומאותו רגע כל מי שיש לו הרשאה בצוות קורא, עונה ושולח מיילים מאותה תיבה, בלי לעבור בין חלונות. מייל חדש קופץ כהתראה, ואוטומציה יכולה לטפל בו בשבילכם.

למה זה טוב לעסק

הרבה פניות מגיעות במייל: בקשות להצעת מחיר, הזמנות, ספקים. כשהמייל פתוח בחלון אחר, קל לפספס. בג׳ימייל של TaskMe המייל נמצא ליד הוואטסאפ, האינסטגרם, המסנג׳ר והיומן, וכל הצוות עובד מאותה תיבה. ואם רוצים, אוטומציה עונה או פותחת משימה לבד.

תיבה אחת לכל הצוות

כולם רואים את אותם מיילים. מה שאחד עונה, השני רואה מיד.

התראה על מייל חדש

מייל חשוב קופץ על המסך, עם כפתור שפותח אותו ישר.

עובד כמו Gmail

תיקיות, תוויות, כוכבים, ארכיון וטיוטות. כל שינוי מתעדכן גם ב-Gmail עצמו.

חיבור תיבת ה-Gmail

מי יכול לחבר: רק בעל החשבון או משתמש עם התפקיד מנהל צוות. משתמשים אחרים יראו את ההודעה ״רק בעל החשבון או מנהל צוות יכולים לחבר את תיבת המייל.״

  1. פותחים את מסך ג׳ימייל

    בתפריט: ניהול לידים › ג׳ימייל, ולוחצים התחבר עם Google. אפשר גם מ-הגדרות › אינטגרציות, בכרטיס Gmail: חבר עכשיו.

  2. בוחרים את חשבון Google של העסק

    נפתח חלון של Google. בוחרים את החשבון שאליו מגיעים המיילים של העסק.

  3. מסמנים את תיבת ההרשאה

    במסך ההרשאות של Google יש תיבת סימון שנותנת ל-TaskMe גישה לתיבת המייל. חובה לסמן אותה, אחרת החיבור לא יושלם.

  4. חוזרים ל-TaskMe

    מופיעה ההודעה Gmail חובר בהצלחה והמיילים נטענים. בראש המסך יופיע מחובר.

לכל חשבון TaskMe מחברים תיבת Gmail אחת, והיא משותפת לכל מי שיש לו הרשאה. TaskMe ניגשת רק לתיבה שחיברתם, ואפשר לנתק בכל רגע. רוצים להחליף תיבה? קודם מנתקים את הקיימת (ראו ניתוק התיבה).

סיור במסך

המסך בנוי כמו Gmail. מי שמכיר את Gmail ירגיש בבית.

אזורמה יש בו
פס עליוןחיפוש (חיפוש במייל), מתי היה הסנכרון האחרון (למשל ״סונכרן לפני דקה״), כפתור סנכרון ומצב החיבור: מחובר או שגיאת סנכרון.
תיקיות ותוויותהכפתור מייל חדש, ואחריו התיקיות: דואר נכנס, מסומן בכוכב, חשוב, נשלח, טיוטות, כל הדואר, ספאם ואשפה. מתחת להן: התוויות שלכם. במסך צר התיקיות נפתחות מכפתור התפריט שבפינה.
לשוניותבדואר הנכנס: ראשי, קידומים, חברתי, עדכונים ופורומים, בדיוק כמו ב-Gmail.
רשימת השיחותשולח, נושא, תחילת ההודעה ושעה. שיחה שלא נקראה מודגשת, ויש לידה נקודה כחולה. כשמעבירים עכבר על שורה מופיעים קיצורים: ארכיון, מחיקה וסימון כנקרא או כלא נקרא.
חלון הקריאההשיחה המלאה. למעלה: ארכיון, ספאם, מחיקה, תיוג, העברה אל, חשוב וכוכב. למטה: השב ו-העברה. בטלפון השיחה נפתחת על כל המסך, והחץ למעלה מחזיר לרשימה.

אפשר לגרור את הקו שבין הרשימה לחלון הקריאה כדי לשנות את הרוחב. לחיצה כפולה על הקו מחזירה לרוחב הרגיל.

מייל חדש והתראות

TaskMe בודקת את תיבת המייל בערך פעם בדקה. מייל חדש נכנס לבד לראש הרשימה, בלי לרענן את הדף. רוצים לבדוק עכשיו? לוחצים סנכרון.

ההתראה על מייל חדש

  • בפינת המסך קופץ כרטיס מייל חדש נכנס עם צליל. רואים בו את הנושא, השולח ושורה מתוך המייל.
  • פתח את המייל פותח את השיחה ישר במסך ג׳ימייל, והיא מסומנת כנקראה.
  • בוצע או ה-X סוגרים את ההתראה. המייל נשאר בתיבה.
  • ההתראה מופיעה בכל מסך ב-TaskMe, לכל מי שיש לו הרשאת ג׳ימייל ו-TaskMe פתוחה אצלו באותו רגע.

על מה קופצת התראה? רק על מייל חדש שלא נקרא, בדואר הנכנס, בלשונית ראשי או כזה ש-Gmail סימן כחשוב. על קידומים, רשתות חברתיות ועדכונים אוטומטיים אין התראה, כמו ב-Gmail. גם מיילים שהיו בתיבה לפני החיבור לא מקפיצים התראה.

קריאה ותשובה

  1. פותחים שיחה

    לוחצים על שורה ברשימה. השיחה נפתחת ומסומנת כנקראה. הודעות קודמות בשרשור מקופלות, ולחיצה פותחת אותן.

  2. לוחצים ״השב״

    השב עונה לשולח. השב לכולם מופיע כשיש במייל כמה נמענים. העברה שולח את המייל למישהו אחר, כולל הקבצים המצורפים.

  3. כותבים ומצרפים

    תיבת התשובה נפתחת מתחת להודעה. כותבים, ומצרפים עם צרף קובץ או צרף תמונה. אפשר גם לגרור קבצים לתיבה או להדביק תמונה.

  4. שולחים

    שליחה (או Ctrl+Enter). מופיעה ההודעה ״ההודעה נשלחה״ והתשובה נוספת לשיחה. היא יוצאת מכתובת ה-Gmail המחוברת, ומופיעה גם בתיקייה נשלח.

קבצים מצורפים

  • עד 10 קבצים, ועד 25MB בסך הכל, במייל אחד. פס קטן מתחת לקבצים מראה כמה מקום נשאר.
  • קבצים שקיבלתם מופיעים בתחתית ההודעה, עם תצוגה מקדימה לתמונות. לחיצה על הקובץ מורידה אותו.

טיוטות

סגרתם תשובה או מייל באמצע? הטיוטה נשמרת (״הטיוטה נשמרה״) ומחכה בתיקייה טיוטות. בתוך שיחה לוחצים המשך עריכה כדי להמשיך. פח האשפה בתחתית חלון הכתיבה מוחק את הטיוטה.

שליחת מייל חדש

  1. לוחצים ״מייל חדש״

    הכפתור הכחול מעל התיקיות. נפתח חלון ״הודעה חדשה״ בפינת המסך (בטלפון, על כל המסך).

  2. מוסיפים נמענים

    בשדה אל כותבים כתובת מייל. TaskMe מציעה כתובות של אנשים שכבר התכתבתם איתם. עותק ו-עותק מוסתר נפתחים בלחיצה.

  3. נושא, תוכן ושליחה

    ממלאים נושא ו-תוכן ההודעה, מצרפים קבצים אם צריך, ולוחצים שליחה.

אפשר למזער את החלון ולהמשיך לעבוד, או להגדיל אותו לכתיבה ארוכה. שכחתם נושא? TaskMe תשאל לפני שהיא שולחת.

סידור התיבה: ארכיון, תוויות וכוכבים

כל פעולה כאן נעשית בתיבת ה-Gmail עצמה. מה שמסדרים ב-TaskMe נראה אותו דבר ב-Gmail, בטלפון ובמחשב.

פעולהמה היא עושה
העבר לארכיוןמוציאה את השיחה מהדואר הנכנס. היא לא נמחקת, ואפשר למצוא אותה ב-כל הדואר או בחיפוש.
מחיקהמעבירה לאשפה. מתחרטים? נכנסים ל-אשפה ולוחצים שחזור מהאשפה.
דווח כספאםמעבירה לספאם. משם מחזירים עם לא ספאם.
סמן כלא נקראמחזירה את השיחה למצב חדש, כדי לא לשכוח לטפל בה.
כוכב וחשובמסמנים שיחה חשובה. היא תופיע גם בתיקייה מסומן בכוכב או חשוב.
תיוגמוסיפה תווית, והשיחה נשארת בדואר הנכנס.
העברה אלמעבירה לתווית או לתיקייה, ומוציאה מהדואר הנכנס.

אחרי כל פעולה מופיעה הודעה קטנה בתחתית המסך עם ביטול. יש כמה שניות לבטל אם לחצתם בטעות.

כמה שיחות בבת אחת

מסמנים את תיבת הסימון ליד כל שיחה, או את התיבה העליונה כדי לבחור את כל הרשימה. למעלה מופיעים כפתורי הפעולות, ואפשר להעביר לארכיון, לתייג או למחוק את כולן יחד.

תוויות

  1. בוחרים שיחה

    מסמנים אותה ברשימה, או פותחים אותה.

  2. לוחצים ״תיוג״

    כפתור התווית בסרגל העליון. נפתחת רשימת התוויות, עם חיפוש.

  3. מסמנים ולוחצים ״החל״

    אפשר לסמן כמה תוויות יחד. התווית מופיעה על השיחה, בצבע שלה.

  • תווית חדשה: לוחצים על + ליד הכותרת תוויות, או על תווית חדשה בתוך התפריט. נותנים שם, בוחרים צבע, ואפשר לשים אותה תחת תווית אחרת.
  • עריכה ומחיקה: דרך שלוש הנקודות שליד התווית. מחיקה מסירה את התווית מכל השיחות, אבל השיחות עצמן נשארות. רק בעל החשבון או מנהל צוות יכולים למחוק תווית.
  • הסרת תווית משיחה: פותחים את השיחה ולוחצים על ה-X שעל התווית.

שדה חיפוש במייל בראש המסך מחפש בכל התיבה, לא רק בתיקייה הפתוחה. כותבים מילה, שם או כתובת ולוחצים Enter. ה-X בקצה השדה מנקה את החיפוש.

החיפוש עובד כמו החיפוש של Gmail, אז אפשר להשתמש גם בקיצורים שלו:

כותביםמקבלים
is:unreadרק מיילים שעוד לא נקראו
from:dana@example.comמיילים מהשולח הזה
has:attachmentרק מיילים עם קובץ מצורף
subject:הזמנהמיילים שהמילה הזאת מופיעה בנושא שלהם
newer_than:7dמיילים מהשבוע האחרון

ג׳ימייל בלוח הבקרה

בלוח הבקרה, בפאנל פעולות נדרשות, יש לשונית Gmail. מופיעה בה שורה אחת, למשל ״5 מיילים שלא נקראו, 2 מהיום״. לחיצה עליה פותחת את מסך ג׳ימייל.

  • אם החיבור ל-Gmail נפל, תופיע שם שורה החיבור נותק, ולחיצה עליה מובילה לחיבור מחדש.
  • הספירה מבוססת על המיילים האחרונים ש-TaskMe סנכרנה, ולכן היא יכולה להיות קצת שונה מהמספר שמופיע ב-Gmail.
  • עוד על הפאנל: לוח בקרה.

אוטומציות מייל

אוטומציה יכולה לטפל במיילים חדשים לבד. בוחרים באוטומציה את הערוץ Gmail, וההפעלה היא מייל חדש. TaskMe בודקת מיילים חדשים בשביל האוטומציות כל 2 דקות. יש שלוש תבניות מוכנות:

תבניתמה היא עושה
מייל עם בקשה להצעת מחירמייל שמזכיר הצעת מחיר יוצר משימה לצוות, והשולח מקבל תשובה אוטומטית שהבקשה התקבלה.
אישור קבלה לכל מיילכל מי שכותב לכם מקבל תשובה שהמייל התקבל ומתי תחזרו אליו. לא נשלח לניוזלטרים ולהודעות אוטומטיות, ולכל שולח לכל היותר פעם ביום.
משימה על מייל משולח מסויםכל מייל מכתובת או מדומיין שתבחרו (לקוח חשוב, ספק, חנות) הופך למשימה לצוות, עם תוכן המייל.

כל הפעלה של אוטומציה משתמשת בקרדיט אחד מהמכסה החודשית של החשבון. פרטים בעמוד המנוי שלי וקרידיטים.

למדריך האוטומציות

מי רואה מה בצוות

בעל החשבון תמיד רואה את ג׳ימייל. משתמשים אחרים צריכים את ההרשאה ג׳ימייל. את ההרשאה נותנים במסך הגדרות › ניהול משתמשים.

תפקידקורא ועונהמחבר ומנתקמוחק תוויות
בעל החשבוןכןכןכן
מנהל צוותכן, עם הרשאת ג׳ימיילכןכן
משתמש עם הרשאת ג׳ימיילכןלאלא
משתמש בלי ההרשאהלא רואה את המסך ולא מקבל התראותלאלא

כל התשובות יוצאות מאותה כתובת, של התיבה המחוברת. כדאי לסכם בצוות מי עונה על מה, כדי שלא יענו פעמיים. עוד על הרשאות: משתמשים והרשאות.

ניתוק התיבה

  1. נכנסים לאינטגרציות

    פותחים את הגדרות › אינטגרציות.

  2. לוחצים ״נתק״

    בכרטיס Gmail לוחצים נתק. רק בעל החשבון או מנהל צוות יכולים.

  3. מאשרים

    מופיעה השאלה ״ניתוק Gmail ימחק מהמערכת את אינדקס ההודעות המסונכרן. להמשיך?״. מאשרים, והתיבה מנותקת.

מה נמחק מ-TaskMe

  • העותק של המיילים ש-TaskMe שמרה אצלה (האינדקס).
  • הגישה של TaskMe לתיבה, גם אצל Google.
  • ההתראות על מייל חדש, השורה בלוח הבקרה ואוטומציות המייל מפסיקות לעבוד.

מה נשאר

  • כל המיילים, התוויות והטיוטות נשארים ב-Gmail עצמו. שום דבר לא נמחק שם.
  • אפשר לחבר שוב בכל רגע, את אותה תיבה או תיבה אחרת.

פתרון בעיות

במסך של Google לא סומנה התיבה שמאשרת גישה לתיבת המייל. מתחברים שוב, ובמסך ההרשאות מסמנים אותה.

Google ביטלה את ההרשאה של TaskMe לתיבה, למשל אחרי שינוי סיסמה בחשבון Google או הסרת הגישה בהגדרות החשבון. לוחצים התחבר מחדש ומאשרים שוב. המיילים לא נפגעים.

יש תקלה זמנית מול Gmail. TaskMe ממשיכה לנסות לבד, ואפשר גם ללחוץ סנכרון. אם זה לא עובר, פנו לתמיכה.

בודקים שלושה דברים: המייל בלשונית ראשי או מסומן כחשוב (על קידומים ועדכונים אין התראה), TaskMe פתוחה בדפדפן, ולמשתמש יש הרשאת ג׳ימייל. לפעמים לוקח עד דקה. המייל עצמו יופיע ברשימה בכל מקרה.

רק בעל החשבון או מנהל צוות יכולים לחבר. אם כתוב ״החיבור ל-Gmail עדיין לא זמין בחשבון זה״ או ״לא זמין כרגע״, פנו לתמיכה.

לחשבון TaskMe כבר מחוברת תיבת Gmail אחרת. מנתקים אותה קודם, ואז מחברים את החדשה.

  • ״הקבצים המצורפים גדולים מדי״: מותר עד 25MB במייל אחד.
  • ״אחת מכתובות הנמענים אינה תקינה״: בודקים את הכתובת שמסומנת באדום.
  • ״Gmail מבקש להאט רגע״: מחכים כמה שניות ושולחים שוב.

כן, זו אותה תיבה. מחיקה מעבירה את השיחה לאשפה של Gmail, ומשם אפשר לשחזר עם שחזור מהאשפה.

חיבורים

איך מחברים ומנתקים את Gmail ושאר הערוצים.

אוטומציה

אוטומציות על מיילים חדשים ובשאר הערוצים.

לוח בקרה

הפאנל ״פעולות נדרשות״, עם השורה של Gmail.

משתמשים והרשאות

מי בצוות רואה את ג׳ימייל ומי מנהל אותו.

המנוי שלי וקרידיטים

כמה קרידיטים יש בחודש ועל מה הם יורדים.

שאלות נפוצות

תשובות קצרות לשאלות שחוזרות על עצמן.

בעמוד הזה
    צריכים עזרה?לא מצאתם תשובה? פתחו פנייה לתמיכה מתוך המערכת.