התחלה
מסכי העבודה
הגדרות וחיבורים
חשבון
CRM

לקוחות (CRM)

כל הלקוחות של העסק במקום אחד, מסודרים לפי השלב שלהם במכירה. רואים במבט אחד מי בשל לסגירה, מי מחכה לפולו-אפ ומי כבר לקוח, ומעבירים כרטיס משלב לשלב בגרירה.

למה צריך את המסך הזה

השיחות בוואטסאפ, באינסטגרם ובמסנג׳ר מביאות לידים, אבל קל לאבד אותם בין עשרות שיחות. מסך הלקוחות הוא הלוח שבו מסדרים אותם: כל לקוח הוא כרטיס, וכל עמודה היא שלב בדרך למכירה.

ככה יודעים בכל רגע עם מי צריך לדבר עכשיו, ואף לקוח לא נופל בין הכיסאות. את המסך פותחים מתפריט הצד, בלחיצה על לקוחות.

הכל במבט אחד

עמודה לכל שלב, ובראש כל עמודה מספר הלקוחות שבה.

מחובר לשיחות

הסטטוס שבוחרים בשיחה הוא אותה עמודה בלוח. אין צורך לעדכן פעמיים.

כל המידע בכרטיס

הערות, תזכורות והודעות אחרונות של כל לקוח, במקום אחד.

מי מופיע בלוח? רק מי שהוגדר כלקוח: לקוחות שהוספתם ידנית, שייבאתם מאקסל או מאנשי הקשר בוואטסאפ, ושיחות שלחצתם בהן הוסף ללקוחות (CRM). שיחה רגילה שלא הוספתם לא תופיע כאן.

סיור במסך

בראש המסך נמצאים כל הכלים:

כפתורמה הוא עושה
Kanban / Timelineמחליף בין תצוגת עמודות לתצוגת טבלאות.
ייצואמוריד קובץ אקסל עם הלקוחות.
ייבואמוסיף לקוחות מקובץ אקסל.
ייבוא מוואטסאפמוסיף לקוחות מאנשי הקשר של WhatsApp Business. מופיע רק כשוואטסאפ מחובר.
חיפוש לפי שם או טלפון…מסנן את הלוח תוך כדי הקלדה.
לקוח חדשמוסיף לקוח ידנית.

שתי תצוגות: Kanban ו-Timeline

Kanban (עמודות)

עמודה לכל סטטוס, זו ליד זו. הכי נוח כדי לראות את כל התהליך ולגרור לקוחות בין שלבים. כשיש הרבה עמודות, גוללים הצידה.

Timeline (טבלאות)

כל סטטוס הוא טבלה, אחת מתחת לשנייה, עם העמודות: שם הלקוח, מספר טלפון, נוסף בתאריך, פתקים, סטטוס ופעולות. נוח כשיש הרבה לקוחות ורוצים לסרוק פרטים.

העמודה לא מוגדר תמיד ראשונה. לשם נכנסים לקוחות חדשים שעוד לא קיבלו שלב.

מה יש על כל כרטיס

  • שם וטלפון. אם אין שם, מופיע מספר הטלפון.
  • מספר ההערות (למשל 2 הערות), כשיש הערות. לחיצה פותחת את החלון פתקים על הלקוח.
  • צ'אט פותח את השיחה עם הלקוח.
  • עיפרון לעריכת שם וטלפון, ופח להסרה מהלוח.

סטטוסים ומעבר בין שלבים

כל עמודה בלוח היא סטטוס. כל עסק מקבל סטטוסים מוכנים, ואפשר לשנות אותם לפי הדרך שבה אתם מוכרים. ההצעות בטבלה הן רק דוגמה לשימוש:

סטטוסמתי להשתמש בו
לא מוגדרלקוח חדש שעוד לא סיווגתם.
בחימום AIהבוט עוד משוחח עם הליד ומחמם אותו.
בשל למכירההליד מעוניין ומוכן להצעה או לסגירה.
פולו-אפצריך לחזור אליו בהמשך.
לקוחסגר וקנה.
אבודלא מעוניין כרגע. עדיף על מחיקה, כי ההיסטוריה נשמרת.

איך מעבירים לקוח לשלב אחר

  • בתצוגת Kanban: גוררים את הכרטיס לעמודה החדשה ומשחררים. העמודה נצבעת בירוק כשאפשר לשחרר (כמו בהמחשה בראש העמוד).
  • בתצוגת Timeline: תופסים את השורה בידית הגרירה שבצד שלה, וגוררים אותה לטבלה של הסטטוס החדש.
  • מתוך השיחה: בחלונית הצד של השיחה בוחרים שלב תחת סטטוס (תגים). הכרטיס עובר לעמודה המתאימה בלוח.

שימו לב: בכרטיס הלקוח הסטטוס מוצג, אבל משנים אותו בלוח או בשיחה.

שינוי סדר העמודות

גוררים עמודה מהידית שליד השם שלה. הסדר החדש נשמר גם בהגדרות. את לא מוגדר ואת בחימום AI אי אפשר להזיז.

הוספת סטטוס, שינוי שם וצבע נעשים בהגדרות › הגדרות מערכת › ניהול סטטוסים (תגים). אפשר עד 6 סטטוסים, לא כולל בחימום AI. עוד על ניהול סטטוסים. אותם סטטוסים משמשים גם באוטומציה: אפשר להגדיר שאוטומציה תפעל רק על שיחות בסטטוס מסוים.

איך ליד משיחה הופך ללקוח

רוב הלקוחות מגיעים מהשיחות. כך הם עוברים מתיבת השיחות ללוח:

  1. לקוח כותב לעסק

    ההודעה נכנסת לתיבת השיחות של הערוץ (וואטסאפ, אינסטגרם או מסנג׳ר), והבוט או הצוות עונים.

  2. בוחרים שלב

    בחלונית הצד של השיחה, תחת סטטוס (תגים), בוחרים את השלב. למשל בשל למכירה.

  3. מוסיפים ללקוחות

    לוחצים הוסף ללקוחות (CRM). הכפתור מתחלף ל-נוסף ל-CRM ✓.

  4. הכרטיס מופיע בלוח

    הלקוח נכנס לעמודה של השלב שבחרתם. אם לא בחרתם שלב, הוא יופיע ב-לא מוגדר.

קיצור דרך: ברשימת השיחות פותחים את תפריט השורה של לקוח ובוחרים מעבר לכרטיס הלקוח. הלוח נפתח, והכרטיס שלו מסומן בצהוב לרגע.

כרטיס של לקוח שהגיע משיחה מתנהג קצת אחרת: לחיצה עליו (או על העיפרון) פותחת את השיחה עצמה. שם, בחלונית הצד, מנהלים את ההערות, התזכורות והסטטוס שלו.

הוספת לקוחות

יש ארבע דרכים להכניס לקוחות ללוח:

ידנית

לוחצים לקוח חדש, ממלאים שם מלא ומספר טלפון, ולוחצים צור לקוח. שני השדות חובה.

משיחה

בשיחה לוחצים הוסף ללקוחות (CRM), כמו שמוסבר למעלה.

מקובץ אקסל

ייבוא של קובץ ‎.xlsx או ‎.xls עד 10MB. מתאים להעברת רשימת לקוחות קיימת.

מאנשי הקשר בוואטסאפ

ייבוא מוואטסאפ מביא את אנשי הקשר מאפליקציית WhatsApp Business שבטלפון.

לקוח שנוסף ידנית או בייבוא נכנס לעמודה לא מוגדר. משם גוררים אותו לשלב המתאים.

ייבוא מקובץ אקסל

  1. מכינים קובץ

    השורה הראשונה היא שורת כותרות, עם העמודות שם פרטי, שם משפחה ומספר טלפון. כל לקוח בשורה משלו.

  2. פותחים את חלון הייבוא

    לוחצים ייבוא. בחלון ייבוא לקוחות מופיעה דוגמה למבנה הנכון.

  3. מעלים את הקובץ

    גוררים את הקובץ לריבוע העלאת גיליון, או לוחצים עליו ובוחרים קובץ. אחר כך לוחצים הבא.

  4. קוראים את הסיכום

    רואים כמה לקוחות נוספו, כמה דולגו (כפולים / חסרי טלפון), ואם היו שגיאות, באיזו שורה. לוחצים סגור ומרעננים את הדף כדי לראות את הלקוחות החדשים.

מה יש בקובץמה קורה בייבוא
שורה בלי טלפוןמדלגים עליה.
מספר שכבר קיים במערכתמדלגים עליו, כדי שלא יהיו כפולים.
טלפון קצר מדי או לא תקיןמדלגים עליו, והוא מופיע ברשימת השגיאות עם מספר השורה.
שורה בלי שםהלקוח נשמר, ומספר הטלפון מוצג במקום השם.
מספר שמתחיל ב-0נשמר בפורמט בינלאומי (‎972…).
כמה גיליונות בקובץרק הגיליון הראשון נקרא.

אפשר גם כותרות אחרות: לטלפון טלפון או phone, ולשם שם או name.

ייבוא אנשי קשר מוואטסאפ

מתאים למי שחיבר ל-TaskMe מספר שעובד גם באפליקציית WhatsApp Business בטלפון. אנשי הקשר מהאפליקציה מגיעים ל-TaskMe, ומשם בוחרים את מי להפוך ללקוחות.

  1. לוחצים ייבוא מוואטסאפ

    נפתח החלון ייבוא אנשי קשר מוואטסאפ, עם מספר אנשי הקשר ומתי הרשימה עודכנה.

  2. בוחרים אנשי קשר

    מסמנים אחד אחד, או לוחצים בחר הכל. אפשר לחפש לפי שם או טלפון. מי שכבר לקוח מסומן כבר לקוח, ואי אפשר לבחור אותו שוב.

  3. מייבאים

    לוחצים על כפתור הייבוא (למשל ייבא 12 נבחרים). בסוף מופיע סיכום: כמה לקוחות נוספו וכמה דולגו.

בכניסה הראשונה למסך אחרי החיבור, TaskMe שואל לייבא אנשי קשר מוואטסאפ?. כן, ייבוא פותח את החלון כשכל אנשי הקשר כבר מסומנים. לא עכשיו סוגר, והשאלה לא תחזור. תמיד אפשר לייבא אחר כך מהכפתור.

הרשימה ריקה? לוחצים בקש רשימת אנשי קשר מוואטסאפ. הרשימה מגיעה מ-Meta תוך כמה דקות, ובינתיים משאירים את אפליקציית WhatsApp Business פתוחה ומחוברת לאינטרנט. אם המספר לא פעיל באפליקציה שבטלפון, אין רשימה לייבא, ולקוחות חדשים יגיעו מתוך השיחות. עוד על חיבור וואטסאפ.

חיפוש וייצוא

חיפוש: מקלידים בשדה חיפוש לפי שם או טלפון… והלוח מסתנן מיד. אפשר לחפש גם מילה מההודעה האחרונה של הלקוח. בזמן חיפוש, עמודות בלי תוצאות מוסתרות.

ייצוא: לוחצים ייצוא ומקבלים קובץ customers.xlsx עם העמודות: שם פרטי, שם משפחה, מספר טלפון, אימייל, תיאור, סטטוס, תגיות ותאריך יצירה. השם המלא נמצא בעמודה שם פרטי.

קובץ הייצוא כולל לקוחות שנוספו ידנית, מאקסל או מאנשי הקשר בוואטסאפ. לקוחות שנוספו מתוך שיחה, בכפתור הוסף ללקוחות (CRM), לא נכללים בו כרגע.

כרטיס לקוח

לחיצה על כרטיס בלוח פותחת את כרטיס לקוח: כל מה שצריך לדעת על הלקוח, במסך אחד. בראש הכרטיס יש חץ לחזרה ללוח, וכפתור פתח צ'אט שמוביל לשיחה.

פרופיל

שם (לוחצים עליו כדי לערוך), טלפון ופעולות מהירות: התקשר, וואטסאפ, אימייל (כשיש כתובת) והוסף תזכורת.

פרטים ותיאור

סטטוס, טמפרטורה, אימייל (+ הוסף אימייל), תגיות ותאריך נוצר. מתחת: תיאור הלקוח, טקסט חופשי שכותבים ושומרים.

תזכורות

התזכורות הפתוחות של הלקוח, עם תגית זמן כמו היום, מחר או באיחור. תזכורת חדשה מוסיפה עוד אחת. במעבר עם העכבר על תזכורת: השלם, דחה שעה או מחק.

הודעות והערות

הודעות אחרונות מהשיחה, וצפה בכל ההודעות ← לשיחה המלאה. הערות הן פנימיות לצוות, עם שם הכותב והתאריך. הלקוח לא רואה אותן.

הוספת הערה

כותבים בשדה הוסף הערה חדשה… ולוחצים שמור. אפשר גם Ctrl+Enter. ההערה נשמרת עם השם שלכם והתאריך. כדי למחוק הערה, עוברים עליה עם העכבר ולוחצים על הפח.

טמפרטורה מראה כמה הלקוח חם: חם חמים קר. לקוח שנוסף ידנית או בייבוא מתחיל כקר. כרגע השדה מוצג בכרטיס לקריאה בלבד.

עריכה והסרה מהלוח

  • עריכת פרטים: העיפרון על הכרטיס פותח את עריכת פרטי לקוח, עם שם מלא ומספר טלפון. לוחצים שמור שינויים.
  • הערות בלי לצאת מהלוח: לחיצה על מספר ההערות פותחת את פתקים על הלקוח. שם אפשר לקרוא הערות, למחוק, ולהוסיף הערה בכפתור שמור פתק.
  • הסרה: הפח מסיר את הלקוח מהלוח, אחרי אישור. השיחה וההודעות שלו לא נמחקות. כדי להחזיר אותו, מוסיפים אותו שוב: מהשיחה, או בלקוח חדש עם אותו מספר.

טיפים ללוח מסודר

שלבים לפי התהליך שלכם

כמה שלבים ברורים עדיפים על הרבה עמודות. משנים אותם בהגדרות מערכת.

לרוקן את "לא מוגדר"

פעם ביום עוברים על העמודה ומעבירים כל לקוח לשלב שלו.

תזכורת לכל פולו-אפ

לכל לקוח בפולו-אפ כדאי תזכורת עם תאריך, כדי שלא יישכח.

הערה אחרי כל שיחה חשובה

מחיר שסוכם, העדפות, התנגדויות. כל הצוות יראה.

"אבוד" במקום מחיקה

ההיסטוריה נשמרת, ואפשר לחזור ללקוח בעוד חודש.

ייצוא לגיבוי

פעם בחודש לוחצים ייצוא ושומרים את הקובץ.

שאלות נפוצות

מרעננים את הדף. הלקוחות החדשים נמצאים בעמודה לא מוגדר.

מדלגים על שורה אם אין בה טלפון, אם המספר כבר קיים במערכת, או אם הטלפון לא תקין. שורות עם טלפון לא תקין מופיעות גם תחת שגיאות, עם מספר השורה בקובץ.

זה לקוח שהגיע משיחה (וואטסאפ, אינסטגרם או מסנג׳ר). אצלו כל המידע נמצא בשיחה עצמה: ההערות, התזכורות והסטטוס בחלונית הצד.

הכפתור מופיע רק כשוואטסאפ מחובר לחשבון. איך מחברים וואטסאפ.

בהגדרות › הגדרות מערכת › ניהול סטטוסים (תגים). כל שינוי שם מופיע מיד בלוח. הגדרות מערכת.

היא לא מוצגת כעמודה בלוח. לקוח שהועבר לטיפול שירות לקוחות מופיע בינתיים בעמודה לא מוגדר, והכפתור צ'אט שלו פותח את מסך שירות לקוחות.

צריך לתת לו את ההרשאה לקוחות בניהול המשתמשים. משתמשים והרשאות.

השיחה וההודעות שלו לא נמחקו. מוסיפים אותו שוב: מהשיחה בכפתור הוסף ללקוחות (CRM), או בלקוח חדש עם אותו מספר טלפון.

וואטסאפ

השיחות שמהן מגיעים רוב הלקוחות.

הגדרות מערכת

ניהול הסטטוסים, שהם העמודות בלוח.

תזכורות ומשימות

כל התזכורות של כל הלקוחות במקום אחד.

אוטומציה

תהליכים אוטומטיים, גם לפי סטטוס.

שירות לקוחות

טיפול בפניות של לקוחות קיימים.

משתמשים והרשאות

מי בצוות יכול לראות את מסך הלקוחות.

בעמוד הזה
    צריכים עזרה?לא מצאתם תשובה? פתחו פנייה לתמיכה מתוך המערכת.