התחלה
מסכי העבודה
הגדרות וחיבורים
חשבון
הגדרות › ניהול משתמשים

ניהול משתמשים והרשאות

מוסיפים לצוות נציגים, כל אחד עם אימייל וסיסמה משלו, ובוחרים לכל אחד בדיוק אילו מסכים הוא רואה. כולם עובדים על אותו עסק, אותן שיחות ואותם לקוחות, בלי לחלוק סיסמה אחת. ניהול משתמשים זמין בחבילת Premium.

למי זה מתאים?

אם יותר מאדם אחד עונה ללקוחות, מטפל בתזכורות או עובד מול היומן, כדאי לפתוח לכל אחד משתמש משלו. מה מרוויחים:

  • כל אחד עם כניסה משלו. לא צריך למסור לעובדים את הסיסמה של בעל החשבון.
  • כל אחד רואה רק את מה שהוא צריך. נציגת מכירות לא תראה את המנוי והתשלומים, למשל.
  • ברור מי מטפל בכל לקוח. משייכים כל שיחה לנציג אחראי.
  • עובד עזב? סוגרים לו את הגישה בלחיצה. בלי להחליף סיסמאות לכל הצוות.

שלושה סוגי משתמשים

תפקידמי זהמה מותר לו
בעליםמי שפתח את החשבון ומשלם עליו. יש רק אחד.הכל. גישה מלאה לכל המסכים. אי אפשר להשבית או למחוק אותו ממסך המשתמשים.
מנהלמנהל צוות: עובד שעוזר לכם לנהל.מוסיף, משבית ומוחק נציגים ועורך הרשאות. יכול לחבר ולנתק את ג׳ימייל.
משתמשנציג רגיל.רק המסכים שסימנתם לו.

איפה זה נמצא ומה רואים במסך

בתפריט לוחצים הגדרות ואז בוחרים בלשונית ניהול משתמשים. מה יש במסך:

  • המונה ליד הכותרת, למשל 1/3 פעילים: כמה נציגים פעילים יש עכשיו, מתוך כמה שהחבילה מאפשרת. בעל החשבון לא נספר.
  • הכפתור הוסף משתמש. כשהמכסה מלאה הוא נהיה אפור, וכתוב עליו למשל מקסימום 3 נציגים.
  • טבלת המשתמשים עם העמודות: הצג/ערוך, שם משתמש, דואר אלקטרוני, תפקיד, סטטוס, עודכן לאחרונה, ובסוף בחר הכל.
  • השורה הראשונה היא תמיד של בעל החשבון, עם כתר והכיתוב "בעל החשבון — גישה מלאה לכל המסכים". ליד השם שלכם מופיע התג "החשבון שלי".
  • מתחת לשם של כל נציג כתוב כמה הרשאות יש לו: "4 מתוך 17 הרשאות", "כל ההרשאות" או "ללא הרשאות".
סטטוסמה זה אומר
פעילהנציג יכול להיכנס ולעבוד. הוא תופס מקום במכסה.
מושבתהשבתתם אותו. הוא לא יכול להיכנס, ולא תופס מקום במכסה.
הושבת בגלל המכסההמערכת השביתה אותו כי עברתם לחבילה עם פחות נציגים.

בטלפון: הטבלה רחבה, וגוללים אותה הצידה כדי לראות את כל העמודות.

הוספת נציג, צעד אחר צעד

  1. פותחים את המסך

    בתפריט לוחצים הגדרות, ואז הלשונית ניהול משתמשים.

  2. לוחצים "הוסף משתמש"

    נפתח החלון "הוספת משתמש חדש".

  3. ממלאים שם, אימייל וסיסמה

    השם יופיע לצוות וברשימת הנציגים. האימייל הוא שם המשתמש לכניסה. הסיסמה צריכה לפחות 6 תווים.

  4. בוחרים תפקיד

    משתמש: גישה רק למסכים שתסמנו לו. מנהל צוות: יכול גם לנהל משתמשים אחרים ולערוך הרשאות.

  5. מסמנים הרשאות

    לוחצים על כל מסך שהנציג צריך. מסך מסומן נצבע בירוק עם סימן וי. בהתחלה אף מסך לא מסומן, בכוונה.

  6. לוחצים "צור משתמש"

    הנציג מופיע בטבלה עם הסטטוס "פעיל", והמונה עולה באחד.

  7. מוסרים לנציג את פרטי הכניסה

    המערכת לא שולחת לו הזמנה במייל. שולחים לו בעצמכם את האימייל, הסיסמה והכתובת app.taskme.co.il. הוא נכנס ישר לעסק שלכם, בלי שאלון הרשמה.

"כתובת האימייל כבר בשימוש"? הכתובת כבר רשומה ב-TaskMe, למשל כי העובד פתח פעם חשבון משלו. משתמשים בכתובת אחרת, או פונים לתמיכה.

הנציג שכח סיסמה? במסך הכניסה לוחצים שכחת סיסמא? ומקבלים קישור לאיפוס במייל. אין צורך שבעל החשבון יתערב.

בחירת הרשאות: מה כל הרשאה פותחת

ההרשאות מחולקות לשתי קבוצות. כל הרשאה פותחת מסך אחד. מסך שלא סימנתם פשוט לא יופיע לנציג בתפריט.

מסכי עבודה

הרשאהמה הנציג יכול לעשות
לוח בקרהלראות את מסך הפתיחה עם המספרים והפעולות שמחכות לטיפול. הוא רואה נתונים רק מהערוצים שמותרים לו.
וואטסאפלקרוא ולענות לשיחות הוואטסאפ של העסק.
אינסטגרםלקרוא ולענות להודעות באינסטגרם.
מסנג׳רלקרוא ולענות להודעות במסנג׳ר.
ג׳ימייללקרוא ולשלוח מיילים מתיבת הג׳ימייל של העסק.
שירות לקוחותלטפל בשיחות שהועברו לשירות לקוחות.
לקוחותלראות ולעדכן את כרטיסי הלקוחות.
תזכורותלראות, להוסיף ולסגור את התזכורות והמשימות של העסק.
יומןלעבוד עם יומן Google. לכל משתמש יש יומן משלו.
אוטומציהלבנות ולשנות תהליכים אוטומטיים.

ניהול

הרשאהמה הנציג יכול לעשות
פרופיל אישילעדכן את הפרטים האישיים שלו.
הגדרות מערכתלנהל סטטוסים (תגים) והודעות מוכנות לשיחות. משפיע על כל הצוות.
ניהול משתמשיםלפתוח את המסך הזה. כדאי לתת רק יחד עם התפקיד מנהל צוות.
בינה מלאכותיתלאמן ולשנות את בוט ה-AI של העסק.
אינטגרציותלחבר ולנתק ערוצים ושירותים, כמו וואטסאפ ו-Meta.
המנוי שלילראות את המנוי, לשלם, להחליף חבילה ולעדכן כרטיס אשראי.

כלל אצבע: מתחילים מהמסכים שהנציג צריך ביום-יום, ומוסיפים בהמשך אם צריך. את ההרשאות בקבוצת "ניהול" כדאי להשאיר אצלכם או אצל מנהל צוות.

מה נציג רואה אחרי הכניסה

  • תפריט מותאם. בתפריט מופיעים רק המסכים שסימנתם לו. תמיכה מופיע לכולם.
  • אותם נתונים כמו כולם. הנציג עובד על השיחות, הלקוחות והתזכורות של העסק. ההרשאה היא לפי מסך, לא לפי שיחה: מי שיש לו הרשאת וואטסאפ רואה את כל שיחות הוואטסאפ.
  • לשוניות נעולות בהגדרות. הגדרות מופיע רק אם יש לנציג לפחות אחת מההרשאות בקבוצת "ניהול". לשונית בלי הרשאה מסומנת במנעול, ובלחיצה עליה מופיע "אין לך גישה לעמוד הזה" עם ההסבר "פנה למנהל החשבון לקבלת גישה".
  • קרידיטים משותפים. קרידיט יורד על כל פעולה אוטומטית, כמו תשובה של בוט AI או הרצת אוטומציה, מאותה יתרה של העסק. תשובות שהנציג כותב בעצמו לא עולות קרידיטים. את מד הקרידיטים בסרגל העליון רואה רק בעל החשבון.
  • יומן אישי. נציג עם הרשאת יומן מחבר את יומן Google שלו ממסך היומן (התחבר עם Google). רוצים שיעבוד על היומן שלכם? מחברים אצלו את אותו חשבון Google.
  • ג׳ימייל משותף. יש תיבת ג׳ימייל אחת לכל העסק. רק בעל החשבון או מנהל צוות יכולים לחבר או לנתק אותה.
  • פניות תמיכה. נציג רגיל רואה רק את הפניות שהוא עצמו פתח. בעלים ומנהלים רואים את כל הפניות של העסק.

שיניתם הרשאות לנציג שכבר מחובר? ההרשאה נאכפת מיד, אבל כדי שהתפריט שלו יתעדכן הוא צריך לרענן את הדף.

מנהל צוות: מה מותר ומה לא

מנהל צוות הוא עובד שסומך עליו לנהל את הצוות במקומכם. בוחרים את התפקיד ביצירת המשתמש, או מאוחר יותר עם המתג מנהל צוות (יכול לנהל משתמשים אחרים) באזור העריכה של השורה שלו.

מנהל צוות יכול

  • להוסיף נציגים חדשים
  • להשבית, להפעיל ולמחוק נציגים
  • לערוך הרשאות של נציגים
  • לחבר ולנתק את ג׳ימייל של העסק
  • לראות את כל פניות התמיכה של העסק
  • לראות בלוח הבקרה את כל מה שמחכה לטיפול, מכל הערוצים

רק בעל החשבון יכול

  • להפוך נציג למנהל צוות, או לבטל את זה
  • לתת הרשאה שאין למנהל עצמו (מנהל נותן רק הרשאות שיש לו)
  • לשנות את ההרשאות של המנהל עצמו
  • לנהל את המנוי והתשלומים, אלא אם נתתם הרשאה

חשוב: כדי שמנהל צוות יראה את מסך המשתמשים, מסמנים לו גם את ההרשאה ניהול משתמשים. נציג רגיל עם ההרשאה הזו יראה את הרשימה, אבל לא יוכל לשנות בה כלום.

עריכה, השבתה ומחיקה

עריכת הרשאות של נציג קיים

  1. לוחצים על גלגל השיניים

    בתחילת השורה של הנציג (ערוך הרשאות). מתחת לשורה נפתח אזור עריכה.

  2. משנים מה שצריך

    מדליקים או מכבים את מנהל צוות, ולוחצים על הרשאות כדי לסמן או לבטל. כל לחיצה נשמרת מיד, אין כפתור שמירה.

  3. סוגרים

    לוחצים שוב על גלגל השיניים (סגור עריכה).

השבתה, הפעלה ומחיקה

פעולהאיךמה קורהאפשר לבטל?
השבתהכפתור המנעול בשורה (השבת משתמש)הנציג לא יכול להיכנס. הוא נשאר ברשימה במצב "מושבת", ולא תופס מקום במכסה.כן, עם הפעל משתמש
הפעלהכפתור המנעול הפתוח (הפעל משתמש)הנציג חוזר לעבוד עם אותן הרשאות. צריך מקום פנוי במכסה.כן, משביתים שוב
מחיקהכפתור הפח (מחק משתמש) ואישורהמשתמש נמחק לתמיד ולא יוכל להיכנס. השיחות, הלקוחות והתזכורות של העסק נשארים.לא. יוצרים משתמש חדש

עובד עוזב? קודם משביתים. כך הגישה נסגרת, ואם תצטרכו אותו שוב, ההרשאות שלו מחכות. את השורה שלכם אי אפשר להשבית או למחוק, והכפתורים בה אפורים.

פעולה על כמה נציגים יחד

מסמנים את התיבות בעמודה האחרונה, או בחר הכל בכותרת. מעל הטבלה מופיע פס עם מספר הנבחרים (למשל "2 נבחרו") והכפתורים הפעלה, השבתה, מחיקה ונקה בחירה.

בהפעלה של כמה נציגים, המערכת מפעילה אותם אחד אחד עד שהמכסה מתמלאת. אם אין מקום לכולם, תופיע הודעה כמו "הופעלו 1 מתוך 2 — אין מקום פנוי במכסה".

כמה נציגים אפשר בכל חבילה

חבילהנציגים מעבר לבעליםסה״כ אנשים בחשבון
ניסיון
5 ימים		אין. מסך ניהול המשתמשים נעול1
Business
249 ₪ לחודש		אין1
Premium
499 ₪ לחודש		34
  • בתקופת הניסיון ובחבילת Business עובד רק בעל החשבון, ואי אפשר להוסיף נציגים. נציגים נפתחים בשדרוג ל-Premium, במסך המנוי שלי.
  • רק נציגים פעילים נספרים. נציג מושבת לא תופס מקום, כך שאפשר להשבית אחד ולהפעיל אחר.
  • עוברים לחבילה קטנה יותר? אם יש יותר נציגים פעילים ממה שהחבילה החדשה מאפשרת, המערכת משביתה את העודפים לבד: קודם משתמשים רגילים ואחר כך מנהלים, מהחדש לישן. הם מסומנים "הושבת בגלל המכסה".
  • שדרגתם שוב? נציגים שהושבתו לא חוזרים לבד. מפעילים אותם בהפעל משתמש.

כל הפרטים על החבילות, התשלום והקרידיטים נמצאים בעמוד המנוי שלי וקרידיטים.

חיבור אחד פעיל לכל משתמש

כל משתמש, כולל בעל החשבון, יכול להיות מחובר ממכשיר או דפדפן אחד בכל רגע. זה שומר על החשבון, ומונע מצב שבו כמה אנשים עובדים עם אותו שם משתמש.

  1. נכנסים ממכשיר נוסף

    מופיע החלון "החשבון כבר מחובר" עם ההודעה "המשתמש מחובר כרגע בדפדפן או מכשיר אחר", ומתי היה החיבור האחרון.

  2. בוחרים

    נתק והתחבר כאן כדי להמשיך במכשיר החדש, או ביטול כדי להישאר במכשיר הקודם.

  3. המכשיר הקודם מתנתק

    הוא חוזר לבד למסך הכניסה.

שני אנשים צריכים לעבוד במקביל? פותחים לכל אחד משתמש משלו. בשביל זה יש נציגים.

סגרתם את הדפדפן במחשב? אחרי כשתי דקות החיבור הישן נחשב סגור, ובדרך כלל השאלה כבר לא תופיע. לשונית שנשארה פתוחה ברקע עדיין נחשבת חיבור פעיל.

הופיעה ההודעה "החיבור נותק ממכשיר אחר. יש להתחבר מחדש." ולא אתם נכנסתם ממקום אחר? ייתכן שמישהו אחר משתמש בפרטים שלכם. החליפו סיסמה (שכחת סיסמא? במסך הכניסה).

נציג אחראי לכל שיחה

כשכמה אנשים עונים ללקוחות, כדאי לסמן מי מטפל בכל שיחה. כך אף לקוח לא נשכח, ושני נציגים לא עונים לאותו לקוח.

  1. פותחים שיחה

    בוואטסאפ, באינסטגרם או במסנג׳ר.

  2. מוצאים את "נציג אחראי"

    בפאנל פרטי הלקוח שבצד השיחה.

  3. בוחרים נציג

    לוחצים בחר נציג ובוחרים שם מהרשימה. כדי לבטל שיוך בוחרים ללא נציג.

  • ברשימה מופיעים בעל החשבון וכל הנציגים הפעילים.
  • במסך שירות לקוחות אפשר לסנן לפי נציג: כל הנציגים או שם של נציג.
  • השיוך הוא לחלוקת עבודה. הוא לא מסתיר את השיחה משאר הצוות.

המלצות לעבודה נכונה

משתמש לכל אדם

לא חולקים סיסמה. לכל עובד אימייל משלו, וכך אין ניתוקים וברור מי עשה מה.

מתחילים מעט

נותנים רק את המסכים שהנציג צריך ביום-יום, ומוסיפים כשצריך.

לוח בקרה לכולם

זה המסך הראשון שנפתח אחרי הכניסה, ולכן כדאי לסמן אותו לכל נציג.

תשלומים וחיבורים אצלכם

המנוי שלי, אינטגרציות ובינה מלאכותית משפיעים על כל העסק. משאירים אותם אצלכם או אצל מנהל צוות.

עובד עזב? משביתים

השבתה סוגרת את הגישה ומפנה מקום במכסה. אפשר למחוק אחר כך.

נציג אחראי לכל שיחה

משייכים שיחות לנציגים, וכך אף לקוח לא נופל בין הכיסאות.

שאלות נפוצות

הגעתם למספר הנציגים שהחבילה מאפשרת, ועל הכפתור כתוב למשל "מקסימום 3 נציגים". משביתים נציג שלא בשימוש, או משדרגים חבילה בהמנוי שלי.

נכון. בתקופת הניסיון אין נציגים נוספים. נציגים נוספים נפתחים רק בחבילת Premium: עד שלושה מלבד בעל החשבון. בחבילת Business עובד רק בעל החשבון.

פותחים את השורה שלו (גלגל השיניים) ובודקים שההרשאה מסומנת. אחרי השינוי הנציג מרענן את הדף, והמסך יופיע בתפריט.

לכל משתמש מותר חיבור פעיל אחד. אם צריך לעבוד כמה אנשים במקביל, פותחים לכל אחד משתמש משלו.

רק אם סימנתם לו את ההרשאה המנוי שלי. בלעדיה המסך לא מופיע אצלו.

תשובות שהנציגים כותבים בעצמם לא עולות קרידיטים. קרידיט יורד רק על פעולה אוטומטית (תשובת בוט AI או הרצת אוטומציה), מאותה יתרה משותפת של העסק.

הן נשארות. השיחות, הלקוחות והתזכורות שייכים לעסק, לא לנציג.

לא. את הסיסמה קובעים רק ביצירת המשתמש. אם הנציג שכח אותה, הוא מאפס אותה בעצמו עם שכחת סיסמא? במסך הכניסה.

המנוי שלי וקרידיטים

חבילות, שדרוג, תשלום וקרידיטים.

שירות לקוחות

טיפול בפניות וסינון לפי נציג.

יומן

חיבור יומן Google לכל משתמש.

ג׳ימייל

תיבת המייל המשותפת של העסק.

הגדרות מערכת

סטטוסים והודעות מוכנות לכל הצוות.

שאלות נפוצות

תשובות קצרות לשאלות שחוזרות.

בעמוד הזה
    צריכים עזרה?לא מצאתם תשובה? פתחו פנייה לתמיכה מתוך המערכת.